قالب ملاحظات الاجتماع
قم بإنشاء سجلٍّ دائم لما حدث خلال الاجتماع.
معلومات حول قالب ملاحظات الاجتماع
ما المقصود بملاحظات الاجتماع؟
إذا سألك شخص ما عن عدد الاجتماعات التي عليك حضورها في أسبوع معيّن، فربّما تجد صعوبة في الإجابة -- ليس لأنّك لا تهتم، ولكن لأنّه لديك الكثير من الاجتماعات! عندما تتنقل بين اجتماعات مهمَّة طوال اليوم، قد يكون من الصّعب أن تتذكّر ماالذي قاله الأشخاص، أو ما الأهداف التي اتّفق عليها الجميع.
ملاحظات الاجتماع هي مجرّد سجلّ لاجتماعك. تفضِّل معظم الفِرَق تعيين مدوِّن ملاحظات في بداية كلّ اجتماع، حتى يتمكّن شخص واحد من التّركيز على استيعاب محتويات الاجتماع وتدوينها بدلاً من جعل الجميع يتدافعون لاستخلاص ما في وسعهم. تقوم العديد من الفِرَق بجعل الأفراد يتناوبون على دور مدوِّن الملاحظات، بحيث يكون للجميع نصيب متساوٍ في الاجتماع.
من يجب أن يستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ترغب جميع الفِرَق بالاحتفاظ بسجلٍّ مكتوب لما حدث خلال الاجتماع. وهذا مهمٌّ بشكل خاص للاجتماعات التي تتضمّن عناصر عمل، ومواعيد نهائيّة، وقرارات. يمكنك تعيين شخص واحد ليكون مسؤولاً، أو قد ترغب في تناوب المهام بحيث يكون هناك شخصٌ آخر مسؤول عن تحديث ملاحظات الاجتماع في كل مرّة.
كيفيّة إنشاء ملاحظات الاجتماع
الخطوة 1: قم بتعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع.
الخطوة 2: حدّد الموضوعات التي ستتناولها في الاجتماع. يمكن لمدوِّن الملاحظات تدوين هذه الموضوعات.
الخطوة 3: خلال الاجتماع، اطلب من مدوِّن الملاحظات تلخيص الملاحظات من الاجتماع السّابق لمنحك نقطةً لتنطلق منها.
الخطوة 4: اطلب من مدوِّن الملاحظات تدوين أسماء المشاركين، وأوقات جدول الأعمال، وعناصر العمل وتواريخ الاستحقاق، والنّقاط الرئيسيّة للاجتماع.
الخطوة 5: مع استمرار الاجتماع، يمكن لمدوِّن الملاحظات الاستمرار في تدوين أي قرارات اتخّذها المشاركون، وأهمّ النّقاط التي تمّ تناولها، وأي قرارات مستقبليّة يجب اتّخاذها.
الخطوة 6: يمكن لمدوِّن الملاحظات مشاركة ملاحظات الاجتماع مع الفريق إذا كان ذلك مناسبًا.
كيف تستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ابدأ باستخدام القالب الجاهز الخاص بنا، وقم بإجراء أي تغييرات تريدها بما يناسب احتياجاتك الخاصّة. قم بدعوة أعضاء الفريق للانضمام إلى لوحتك والتّعاون معك. إذا كنت بحاجة إلى مساهمات من الآخرين، فاذكر أسماءهم باستخدام إشارة @ أو استخدم دردشة فيديو. يمكنك تحميل أنواع أخرى من الملفَّات مثل المستندات والصّور ومقاطع الفيديو وملفّات PDF لتخزين جميع المعلومات ذات الصّلة في مكان واحد.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب خريطة العمليّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Product Management, Mapping
يتيح لك رسم خرائط العمليّة تقييم وتوثيق ووضع استراتيجيّة لأي خطّة أو نهج وضعه فريقك. أداةٌ مفيدة لإزالة العقبات أو تلافيها. تمكّن خريطة العمليّة، التي تمّ تنظيمها إلى مراحل، فريقَك من تقسيم عمليّة أو نظام وتسجيل المُخرجات وعناصر العمل في كل مرحلة من مراحل العمليّة. من خلال تقسيم الأهداف والأنشطة والمُخرجات في أيّ مرحلة من مراحل المشروع، يمكنك تكوين رؤية حول ما إذا كنتَ على المسار الصّحيح أو تعمل بفعّاليّة لحلّ مشكلة ما.
قالب تخطيط السّيناريو
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Mapping, Product Management
تخطيط السّيناريو هو عمليّة تحديد جميع الخطوات التي سيتّخذها المستخدم لإكمال المهمّة. يُساعدك قالب تخطيط السّيناريو في إنشاء دليل مرئي لما تفعله الشّخصيات المختلفة وتفكّر فيه وتشعر به في مختلَف المواقف. استخدم تخطيط السّيناريو لتحديد سيناريو مقصود أو مثالي (ما الذي يجب أن يحدث) بالإضافة إلى ماذا يحدث حاليًا. إذا كنتَ تحاول تحديد السّيناريو المثالي، فيجب أن يتم رسم خرائط المستخدم في وقت مبكر جدًا في المشروع، ويمكن أن يساعد في توفير المعلومات لقصص المستخدم ومتطلَّبات إنجاز المنتج. إذا كنت تحاول فقط التّعرُّف بشكل أفضل على ما يحدث حاليًا، فيمكنك القيام برسم خرائط المستخدم عند إجراء مقابلات مع المستخدم أو متابعته.
قالب استعراض البدء والتّوقُّف والاستمرار
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Meetings, Workshops
قد يكون تقديم الملاحظات وتلقّيها أمرًا صعبًا ومخيفًا. من الصّعب استعراض فترة أكثر من ربع سنة أو حتّى أسبوع واحد، وتوزيع مجموعة من القرارات ضمن فئتين "إيجابيّة" و"سلبيّة". تم إنشاء إطار عمل البدء والتّوقُّف والاستمرار لتسهيل التّفكير في تجارب فريقك الأخيرة. يشجّع قالب البدء والتّوقُّف والاستمرار الفِرَق على النّظر في إجراءات محدّدة عليهم البدء بالقيام بها، والتّوقُّف عن القيام بها، والاستمرار في القيام بها. يتّفق المتعاونون معًا على أكثر الخطوات أهمّيّةً ليكونوا أكثر إنتاجيّة ونجاحًا.
قالب مخطّط المنتَج
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, UX Design
مخطّطات المنتَج هي أداة موجَزة وغنيّة بالمحتوى توضِّح ما هو منتجك وما هي مكانته الاستراتيجيّة. من خلال الجمع بين العمل بطريقة أجايل وتجربة المستخدم، تُكمل مخطّطات المشروع قصص المستخدم باستخدام الشّخصيات، ومخطّطات القصّة، والسّيناريوهات، ورسومات التّصميم وغيرها من الأدوات الخاصّة بتجربة المستخدم. تُعدّ مخطَّطات المنتَج مفيدة لأنها تساعد مدراء المنتجات في تحديد نموذج أوّلي. إنشاء مخطّط المنتَج هو خطوة أولى مهمّة في تحديد المستخدمين المحتمَلين، والمشكلة التي يجب حلّها، والوظائف الأساسيّة للمنتَج، والوظائف المتقدّمة التي تستحقّ الاستكشاف، والميزة التّنافسية، والمكاسب المحتمَلة للعملاء من المنتج.
قالب الملخّص التنفيذي
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Project Management, Documentation
قم بإثارة فضولهم. اجعلهم متحمسين. قم بإلهامهم لمواصلة القراءة والتعمق أكثر في تفاصيل مقترحك. هذا ما يمكن للملخّص التنفيذي الجيّد فعله—وهذا سبب كونه بيانًا افتتاحيًا هاماً لخطط العمل وخطط المشروعات ومقترحات الاستثمار والمزيد. استخدم هذا القالب لإنشاء ملخّص تنفيذي يبدأ في تشكيل القناعات، عبر الإجابة عن الأسئلة عالية المستوى التي تشمل: ما مشروعك؟ ما هي الأهداف؟ كيف ستوظّف مهاراتك ومواردك لصالح لمشروع؟ ومن يتوقع الاستفادة منه؟
قالب جدول T
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Operations, Strategic Planning
تساعدك جداول T على مقارنة فكرتين مختلفتين والمفاضلة بينهما، وتجميع المعلومات في فئات مختلفة، وإثبات التغيير من خلال تحليل "قبل" و"بعد". جداول T هي أدوات تنظيمية مرئية تمكّنك من مقارنة الأفكار، حتى تتمكّن من تقييم الإيجابيات والسلبيات، أو الحقائق والآراء، أو نقاط القوة والضّعف، أو عرض الصّورة العامة مقابل تفاصيل محددة. يمكن للمصممين ومنشئي المحتوى استخدام جداول T لتحويل الإمكانيات إلى أفكار قابلة للتنفيذ. تفيد جداول T في مناقشة الاختلافات والتشابهات مع فريقك أو عملائك، ويمكن أن تساعدكم في التوصّل إلى قرار معًا.