قالب ملاحظات الاجتماع
قم بإنشاء سجلٍّ دائم لما حدث خلال الاجتماع.
معلومات حول قالب ملاحظات الاجتماع
ما المقصود بملاحظات الاجتماع؟
إذا سألك شخص ما عن عدد الاجتماعات التي عليك حضورها في أسبوع معيّن، فربّما تجد صعوبة في الإجابة -- ليس لأنّك لا تهتم، ولكن لأنّه لديك الكثير من الاجتماعات! عندما تتنقل بين اجتماعات مهمَّة طوال اليوم، قد يكون من الصّعب أن تتذكّر ماالذي قاله الأشخاص، أو ما الأهداف التي اتّفق عليها الجميع.
ملاحظات الاجتماع هي مجرّد سجلّ لاجتماعك. تفضِّل معظم الفِرَق تعيين مدوِّن ملاحظات في بداية كلّ اجتماع، حتى يتمكّن شخص واحد من التّركيز على استيعاب محتويات الاجتماع وتدوينها بدلاً من جعل الجميع يتدافعون لاستخلاص ما في وسعهم. تقوم العديد من الفِرَق بجعل الأفراد يتناوبون على دور مدوِّن الملاحظات، بحيث يكون للجميع نصيب متساوٍ في الاجتماع.
من يجب أن يستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ترغب جميع الفِرَق بالاحتفاظ بسجلٍّ مكتوب لما حدث خلال الاجتماع. وهذا مهمٌّ بشكل خاص للاجتماعات التي تتضمّن عناصر عمل، ومواعيد نهائيّة، وقرارات. يمكنك تعيين شخص واحد ليكون مسؤولاً، أو قد ترغب في تناوب المهام بحيث يكون هناك شخصٌ آخر مسؤول عن تحديث ملاحظات الاجتماع في كل مرّة.
كيفيّة إنشاء ملاحظات الاجتماع
الخطوة 1: قم بتعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع.
الخطوة 2: حدّد الموضوعات التي ستتناولها في الاجتماع. يمكن لمدوِّن الملاحظات تدوين هذه الموضوعات.
الخطوة 3: خلال الاجتماع، اطلب من مدوِّن الملاحظات تلخيص الملاحظات من الاجتماع السّابق لمنحك نقطةً لتنطلق منها.
الخطوة 4: اطلب من مدوِّن الملاحظات تدوين أسماء المشاركين، وأوقات جدول الأعمال، وعناصر العمل وتواريخ الاستحقاق، والنّقاط الرئيسيّة للاجتماع.
الخطوة 5: مع استمرار الاجتماع، يمكن لمدوِّن الملاحظات الاستمرار في تدوين أي قرارات اتخّذها المشاركون، وأهمّ النّقاط التي تمّ تناولها، وأي قرارات مستقبليّة يجب اتّخاذها.
الخطوة 6: يمكن لمدوِّن الملاحظات مشاركة ملاحظات الاجتماع مع الفريق إذا كان ذلك مناسبًا.
كيف تستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ابدأ باستخدام القالب الجاهز الخاص بنا، وقم بإجراء أي تغييرات تريدها بما يناسب احتياجاتك الخاصّة. قم بدعوة أعضاء الفريق للانضمام إلى لوحتك والتّعاون معك. إذا كنت بحاجة إلى مساهمات من الآخرين، فاذكر أسماءهم باستخدام إشارة @ أو استخدم دردشة فيديو. يمكنك تحميل أنواع أخرى من الملفَّات مثل المستندات والصّور ومقاطع الفيديو وملفّات PDF لتخزين جميع المعلومات ذات الصّلة في مكان واحد.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب إطار عمل الإجراءات الأربعة لاستراتيجيّة المحيط الأزرق
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
بالنسبة لرّواد الأعمال، يتعلّق الأمر بشكل كبير بالمستخدمين الجُدُد—كيفيّة جذبهم وإبهارهم وتحويلهم إلى عملاء أوفياء. سيساعدك هذا القالب الذي صمّمه مؤلّفو كتاب "استراتيجيّة المحيط الأزرق: كيف تنشئ مجال سوق لا ينازعك عليه أحد وتجعل المنافسة ليست ذات أهمّيّة" في تحقيق أعلى قيمة لك ولعملائك على حدٍّ سواء. باستخدام الخطوات الأربع للقالب (المُقسَّمة إلى أعمدة سهلة)، ستعمل بسهولة على تقييم منتجاتك بطرق أكثر ابتكارًا، وتضمن إنفاق المال في المجالات التي تهمّك حقًا.
قالب موجز الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Project Planning
بالنسبة إلى معظم المؤسّسات، فإنّ تنظيم حدثٌ كبير هو ...أمرٌ مهم. من الممكن أن يقوم الحدث بجذب الدّعاية والعملاء الجُدد والإيرادات. ويمكن أن يتطلّب التّخطيط له جزءًا كبيرًا من مواردك الإجماليّة. ولهذا السبب، عليك التّعامل معه على أنه مشروع عالي المخاطر، له أهداف وأصحاب مصلحة وجداول زمنيّة وميزانيّة محدّدة بوضوح. يجمع موجز الأحداث كل تلك المعلومات في مصدر واحد للحقيقة يوجّه فريق الأحداث أو المنسّق أو الوكالة—ويضمن تخطيط الحدث وتنفيذه بشكل جيّد.
قالب الملخّص التنفيذي
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Project Management, Documentation
قم بإثارة فضولهم. اجعلهم متحمسين. قم بإلهامهم لمواصلة القراءة والتعمق أكثر في تفاصيل مقترحك. هذا ما يمكن للملخّص التنفيذي الجيّد فعله—وهذا سبب كونه بيانًا افتتاحيًا هاماً لخطط العمل وخطط المشروعات ومقترحات الاستثمار والمزيد. استخدم هذا القالب لإنشاء ملخّص تنفيذي يبدأ في تشكيل القناعات، عبر الإجابة عن الأسئلة عالية المستوى التي تشمل: ما مشروعك؟ ما هي الأهداف؟ كيف ستوظّف مهاراتك ومواردك لصالح لمشروع؟ ومن يتوقع الاستفادة منه؟
قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة
: يعمل بشكل أفضل مع
سير عمل منهجيّة أجايل (Agile), استعراضات سير العمل
قم بإجراء استعراض سير عمل بسيط وفعّال باستخدام قالب استعراض سير عمل الزّهرة والبُرعم والشّوكة. حدّد النّتائج الإيجابيّة والتّحدّيات والفرص لتحقّق التّقدُّم.
قالب العصف الذّهني لموضوع البحث
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Brainstorming, Ideation
قد يكون التّوصُّل إلى موضوع لمشروع البحث مهمّة شاقّة. استخدم قالب العصف الذّهني لموضوع البحث لتحديد فكرة عامة وتحويلها إلى شيء واقعي. باستخدام قالب العصف الذّهني لموضوع البحث، يمكنك تجميع قائمة بالأفكار العامّة التي تهمّك ثم تقسيمها إلى الأجزاء المكوِّنة لها. يمكنك بعد ذلك تحويل تلك الأجزاء إلى أسئلة قد تكون محور مشروع بحثيّ.
قالب مخطّط الطّابق
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Workshops
ربّما تخطّط لمناسبة أو فعّالية كبيرة. أو ربّما تقوم بترتيب المقاعد وتنظيم الازدحام المستمر. في كلتا الحالتين، فإن إنشاء مخطّط الطّابق—مخطّط علوي متدرّج للمساحة—هو أمر عمليٌّ وممتع على حدٍّ سواء. سيتيح لك هذا القالب تصوُّر كيف سيتحرّك الأشخاص في المكان ومعرفة ما إذا كانت المساحة ستفي بالغرض أم لا، قبل تخصيص الوقت أو المال أو الموارد. ستتمكّن من الحصول على ما تريد من تفاصيل—العثور على القياسات والأبعاد الصّحيحة، وإضافة أو إزالة الأجهزة والأثاث.