قالب جدول أعمال الاجتماع
استخدم قالب جدول أعمال الاجتماع لإجراء اجتماعات الفريق المنظَّمة والتّعاونية التي تهيّئ فريقك للنّجاح.
معلومات حول قالب جدول أعمال الاجتماع
يمكن أن يساعدك جدول الأعمال على الالتزام بموعد الاجتماع والحفاظ على إنتاجيّته. يساعد استخدام قالب لإنشاء جدول الأعمال في ضمان الحصول على جميع المعلومات التي تحتاج إليها لتحقيق نجاح اجتماعاتك. إليك كيف يمكن أن يساعد قالب جدول أعمال الاجتماع الخاص بنا فريقَك.
ما هو قالب جدول أعمال الاجتماع؟
يقوم قالب جدول أعمال الاجتماع النّموذجي بهيكلة اجتماعات فريقك. يتضمّن عموماً المعلومات التّالية :
تفاصيل التّخطيط مثل التّاريخ والوقت والموقع ومن يجب عليهم الحضور.
اسم الشّخص (أو الأشخاص) الذين سيقودون الاجتماع.
الموضوعات وعناصر جدول الأعمال.
الهدف أو الغاية.
عناصر العمل والمهام التي يجب إنجازها عند انتهاء الاجتماع.
يمكن أن يساعدك استخدام قالب جدول أعمال الاجتماع أيضًا على التّعاون بفعّالية مع فريقك. مع وجود جدول الأعمال، يمكنك توضيح متى يمكن للأشخاص مشاركة المعلومات ومتى يكون من الأفضل الاستماع واستيعاب كل ذلك.
يمكن تخصيص قالب جدول أعمال الاجتماع لأي وظيفة أو قسم. بدءًا من حملات التّسويق وصولًا إلى تخطيط السّباقات، تتيح اللّوحة البيضاء الخاصّة بنا عبر الإنترنت للفرق تخصيص قالب جدول الأعمال الخاص بهم لكل ما يحتاجون إليه.
ما هو جدول أعمال الاجتماع؟
لابُدَّ وأن الجميع شاركوا في اجتماعات انحرفت عن مسارها وبدت وكأنّها مضيعة للوقت. يقضي الموظّفون إحدى وثلاثين ساعة في الاجتماعات غير المثمرة كلّ شهر.
لزيادة فرصك في تنظيم اجتماع مُثمر، عليك إنشاء جدول أعمال للاجتماع.
يحدّد جدول أعمال الاجتماع التوقُّعات لما يجب أن يحدث قبل الاجتماع وخلاله وبعده. يمنحك إطارًا زمنيّاً تعمل وفقه ويحدّد تفاصيل محدّدة لما سيتضمّنه الاجتماع. يساعدكم أيضًا في اتّخاذ قرارات مُستنيرة، وتحقيق التّوافق بين أولويّاتكم والعمل في اتجاه واحد كفريق.
كيف تقوم بصياغة جدول أعمال للاجتماع؟
من السّهل إنشاء جدول أعمال فعّال للاجتماع باستخدام منصّة Miro. مساحة العمل التّعاونية التي نقدّمها هي النّموذج المثاليّ لإنشاء جدول أعمال اجتماعاتك القادمة ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب جدول أعمال الاجتماع، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
1. حدّد نوع الاجتماع. هناك أنواع مختلفة من الاجتماعات، لذا قم بإعداد فريقك عن طريق إعلامهم بنوع الاجتماع الذي يمكنهم توقُّعه. هل سيكون اجتماعك متزامنًا أم غير متزامن؟ هل سيكون استعراضًا لسير العمل؟ هل سيكون ورشة عمل؟ حدّد المعايير ليتمكّن المشاركون من الاستعداد بفعّالية.
2. قم بتقسيم وقت الاجتماع. حدّد مقدار الوقت الذي ستستغرقه في الأجزاء المختلفة من الاجتماع. سيضمن هذا الأمر معرفة الجميع بما يحدث في الاجتماع والمدّة التي سيستغرقها. كما سيساعدك في إبقاء اجتماعك على المسار الصّحيح مع تقدُّم الأمور.
3. المواءمة الاستراتيجيّة. حدّد من الذي سيقود الاجتماع وأضف اسمه (أو اسماءهم) إلى القالب. سيضمن هذا الأمر تولّي الأشخاص المناسبين قيادة الاجتماع والحفاظ على سير الأمور وفقًا للجدول الزّمني المحدّد.
4. أنشئ جدول أعمال الاجتماع. استخدم جدول أعمال الاجتماع لتوثيق نقاط الحوار وتعيين مواضيع المناقشة للحضور ضمن الفترات الزّمنية المخصّصة. حدّد أهدافًا واضحة وأضِف أيّ وثائق ذات صلة إلى الاجتماع. إذا كنت تستخدم قالب جدول الأعمال من منصّة Miro، يمكنك إضافة الملفّات والوثائق مباشرةً إلى لوحة العمل.
5. وثّق الاجتماع. عند بدء الاجتماع، من المفيد أن يتولّى شخصٌ ما تدوين الملاحظات وتسجيل محضر الاجتماع. باستخدام منصّة Miro، يمكنك دمج مساحة عمل Google الخاصّة بك لكي تتمكّن من تدوين ملاحظات الاجتماع ومشاركة الوثائق بسهولة. من المفيد أيضًا استخدام مؤقّت العدّ التّنازلي عندما يبدأ الاجتماع، لتسير الأمور وفقًا للجدول الزّمني المحدَّد.
6. حدِّد الخطوات التالية. عند انتهاء الاجتماع، قم بتعيين الخطوات التّالية لكل عضو في الفريق. سيمنح هذا كلّ عضو في الفريق مسؤوليّة تولِّي مهام محدّدة بعد الاجتماع. امنح الأولويّة للمهام التي ستحقّق أعلى تأثير وأعلى عائد على الاستثمار.
نصيحة احترافيّة: قم بتلخيص الخطوات التّالية وابدأ بتنفيذها. حاول أن يكون الختام بملاحظة إيجابيّة مع عناصر عمل ونقاط رئيسيّة واضحة. سيمنح هذا النّهج كل عضو في الفريق شيئًا لإنجازه ومتابعته حتى الاجتماع التالي.
ما الذي يجب أن يتضمّنه جدول الأعمال؟
من الصّعب تحديد عناصر جدول الأعمال التي يجب عليك تضمينها. فهي تختلف من عمل إلى آخر ومن اجتماع إلى آخر. رغم ذلك، غالبًا ما ستظهر بعض العناصر الشّائعة:
الإطارات الزّمنية. وقتُ بدءِ الاجتماع وانتهائِه وكلّ ما يتوسّطهما.
المشاركون. جميع الأشخاص الذين يجب عليهم حضور الاجتماع.
المتحدّثون. الأشخاص الذين سيقودون الاجتماع ويُبقون الأمور في مسارها الصّحيح.
مواضيع جدول الأعمال. نقاط الحوار وعناصر المناقشة المحدّدة للاجتماع.
الهدف العام/غاية الاجتماع. الغرض من الاجتماع.
النّتائج والمُخرجات. نتائج الاجتماع والخطوات التالية.
الإجراءات. المهام التي يجب إنجازها عند انتهاء الاجتماع.
عند إنشاء جدول الأعمال الخاص بك، تجدر الإشارة إلى أنه من المفيد التحقُّق من عناصر الاجتماع مع فريقك قبل بدء الاجتماع. امنح المشاركين فرصة لتقديم الملاحظات حول نقاط الحوار الأكثر صلة بالموضوع. اسألهم حول ما يرغبون في التحدُّث عنه، أو عن الحالة الحاليّة لمشاريعهم، أو ما إذا كان هناك أي شيء يرغبون في مشاركته لكي تضمن أن يشعر الجميع بأنّهم محلّ استماع وتقدير.
متى تستخدم جدول أعمال الاجتماع
يُعدُّ استخدام جدول أعمال الاجتماع ممارسة جيّدة قبل إجراء أي اجتماع، ولكن إليك بعض السّيناريوهات المحدَّدة حيث يكون جدول الأعمال مفيدًا:
عند حاجتك للالتزام بإطار زمنيّ. إذا كنت تعمل وفقًا لجدول زمنيٍّ ضيّق أو كان المشاركون مشغولون للغاية، فسيمنحك جدول الأعمال إطارًا زمنيّاً تلتزم به. سيمنحك الهيكل الذي تحتاجه لاجتياز الاجتماع ضمن الوقت المخصَّص له.
يجب على المشاركين الاستعداد للاجتماع مسبقًا. تُعدُّ جداول الأعمال طريقة رائعة لإبقاء المشاركين في الاجتماع على اطّلاع دائم بما تريد مناقشته. يمنحهم هذا فرصةً للتّحضير مُسبقًا ولتعزيز الإنتاجيّة خلال الاجتماع.
يجب عليك تشجيع المشاركة. اعمل على زيادة تفاعل المشاركين من خلال تزويدهم بجدول أعمال. يمكنهم الاستعداد مُسبقًا والحضور إلى الاجتماع وهم جاهزون للمساهمة.
قم بإنشاء جدول الأعمال الخاص بك قبل الاجتماع كأفضل الممارسات التي يمكن أن تقوم بها. احرص على إرساله إلى فريقك قبل موعد الاجتماع بيوم واحد على الأقل. بهذه الطّريقة، تمنح زملاءك في الفريق وقتًا لمراجعة جدول الأعمال قبل الاجتماع.
ما هي البنود الموجودة في جدول أعمال الاجتماعات النّموذجي؟
يمكن أن يكون قالب جدول أعمال اجتماع الفريق مرنًا للغاية، ولكن هناك بعض الأمور الأساسيّة لإجراء اجتماع ناجح وهي: الأهداف والموضوعات والفترات الزّمنية والنّتائج. إذا قمت بإدراج هذه الأمور، فيمكنكم أنت وفريقك تحقيق التّوافق في المشروعات باستخدام قالب جدول أعمال الاجتماع، ووضع توقُّعات واضحة، وإدارة الاجتماع بشكل أكثر كفاءة.
كيفيّة حفظ جدول أعمال الاجتماع النّهائي الخاص بك بتنسيق PDF
باستخدام منصّة Miro، يمكنك تنزيل قالب جدول أعمال الاجتماع الخاص بك كملف PDF للطّباعة. ما عليك سوى إنشاء قالبك وتنزيله، وسيكون جاهزًا للطّباعة. ومع ذلك، يجدر التّفكير بفوائد الاحتفاظ بقالب الاجتماع الخاص بك على الإنترنت. في حالة النّسخة الورقيّة، من الصّعب إجراء التّغييرات. يتيح لك قالبنا المتوفّر عبر الإنترنت تحريك الأشياء على الفور، وإضافة التّعليقات والمُقترحات, والحصول على المُدخلات من زملائك. إذا كان لديك فريق يعمل عن بعد، فسيكون توزيع جدول الأعمال عبر الإنترنت أسهل أيضًا. قبل أن تطبع جدول أعمال الاجتماع الخاص بك، فكّر في المزايا الإضافيّة التي ستحصل عليها إذا استخدمت جدول أعمال عبر الإنترنت بدلاً منه.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب ترتيب الأولويّات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Operations, Strategic Planning
هل تشعر أنت أو فريقك بأنّكم مُثقَلون بالمهام؟ هل تواجه صعوبةً في التّركيز على مشاكل معيّنة؟ ترتيب الأولويّات هو تمرين فكريّ ترسم باستخدامه الأفكار وفقًا لأهمّيتها أو ملاءمتها. يستخدم المصمّمون والفِرَق طريقة ترتيب الأولويّات للتّأكُّد من أن أفكارهم تقع في نطاق مشروع معيّن. كما يعتمدون على هذه الطّريقة لتقييم ما إذا كان من المُحتَمَل أن يحلّ حلٌّ معيَّن المشكلة المطروحة. لكن حتى إن لم تكن مصمّمًا، فيمكن أن تساعدك الطّريقة في تحديد الأولويّات وترسيخ أفكارك على أرض الواقع.
قالب تخطيط الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Planning, Workshops
سواء كنت تخطّط لإطلاق منتج، أو عقد مؤتمر عن بُعد بالكامل، أو حدث مهم، سيكون قالب تخطيط الأحداث بمثابة قائمةِ تَحَقُّقٍ مرئيّة وخريطةٍ لجميع التّفاصيل التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار قبل الموعد المُخَصَّص للحدث. قالب تخطيط الأحداث هو طريقة قابلة للتّكيُّف للتّأكُّد من عدم ضياع الرّؤية الإبداعيّة والإستراتيجيّة للحدث الخاص بك بين التّفاصيل. من خلال التّخطيط للأقسام المختلفة - من خطّة التسويق، إلى جدول الأعمال وصولاً إلى الوجبات الخفيفة والهدايا التّرويجية للضّيوف— يمكنكم أنت وفريقك التّركيز على التّفاصيل الأكثر أهمّية لوظائفك، والتّعاون عند الحاجة في حال حدوث التّداخلات.
قالب التّصويت بالنّقاط
: يعمل بشكل أفضل مع
Decision Making, Meetings, Workshops
يسمح التّصويت بالنّقاط، المعروف أيضًا باسم "التّصويت بستخدام الملصقات" أو "التّصويت الدّيمقراطي" أو "التّصويت باستخدام النّقاط"، للفِرَق بالإشارة إلى المشكلات في سلسلة من الحلول المُحتمَلة، أو تحديد أولويّات المهام عند تقديمها مع خيارات متنوِّعة. يختلف التّصويت بالنّقاط عن قاعدة "مشاركة واحدة" أو "تصويت واحد". بدلاً من ذلك، يُمنح كل شخص في المجموعة أكبر عدد من الأصوات (أو "النّقاط") التي يمكن ملؤها. يمكن الإدلاء بهذه الأصوات إما لفكرة واحدة، أو توزيعها على العديد من الأفكار. يمكنك استخدام التّصويت بالنّقاط في أي وقت يقوم فيه فريقك بترتيب أولويّات الخيارات أو يوافق على اتجاه يتّخذه لمشروع عالي المخاطر.
قالب ملاحظات الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Meetings
عندما يكون اجتماعك ناجحًا (وستساعد منصّة Miro في التأكُّد من نجاحه)، سيرتفع معدَّل المشاركة، وستكون هناك أفكار رائعة، وسيتمّ اتّخاذ القرارات. تأكَّد من عدم إغفال أي ملاحظة— استخدم قالب ملاحظات الاجتماع الخاص بنا لتتبُّع الملاحظات والتّعليقات في مكان مركزي يمكن للفريق بأكمله الوصول إليه. ما عليك سوى تعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع، وتحديد مواضيع المناقشة، والسّماح لمدوِّن الملاحظات بتسجيل المشاركين، والنّقاط المهمّة التي تمّ تناولها، وأي قرارات يتمّ اتّخاذها.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب مصفوفة الأثر/الجهد
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Prioritization
المؤسّسات النّامية لديها مهام لا تُحصى، وعدّة ساعات فقط في اليوم (أو أسابيع قبل عمليّة إطلاق المنتجات) لإنجاز تلك المهام. وهنا تأتي أهميّة مصفوفة الأثر/الجهد. تقدّم لك دليلاً مرئيّاً سريعًا لتساعدك في ترتيب مهامك بحسب أولويّتها ومعرفة ما يستحق القيام به بالضّبط. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك إنشاء مصفوفة تنظّم أنشطتك ضمن أربع فئات رئيسيّة: المكاسب السّريعة التي تتطلّب جهدًا منخفضًا، والمشاريع التي تتطلّب جهدًا مكثّفاً وتوفّر عائدات على المدى الطّويل، والبدائل التي تحتاج إلى جهد منخفض ولكنّها منخفضة القيمة، والمهام التي تهدر الوقت.