قالب جدول أعمال الاجتماع
استخدم قالب جدول أعمال الاجتماع لإجراء اجتماعات الفريق المنظَّمة والتّعاونية التي تهيّئ فريقك للنّجاح.
معلومات حول قالب جدول أعمال الاجتماع
يمكن أن يساعدك جدول الأعمال على الالتزام بموعد الاجتماع والحفاظ على إنتاجيّته. يساعد استخدام قالب لإنشاء جدول الأعمال في ضمان الحصول على جميع المعلومات التي تحتاج إليها لتحقيق نجاح اجتماعاتك. إليك كيف يمكن أن يساعد قالب جدول أعمال الاجتماع الخاص بنا فريقَك.
ما هو قالب جدول أعمال الاجتماع؟
يقوم قالب جدول أعمال الاجتماع النّموذجي بهيكلة اجتماعات فريقك. يتضمّن عموماً المعلومات التّالية :
تفاصيل التّخطيط مثل التّاريخ والوقت والموقع ومن يجب عليهم الحضور.
اسم الشّخص (أو الأشخاص) الذين سيقودون الاجتماع.
الموضوعات وعناصر جدول الأعمال.
الهدف أو الغاية.
عناصر العمل والمهام التي يجب إنجازها عند انتهاء الاجتماع.
يمكن أن يساعدك استخدام قالب جدول أعمال الاجتماع أيضًا على التّعاون بفعّالية مع فريقك. مع وجود جدول الأعمال، يمكنك توضيح متى يمكن للأشخاص مشاركة المعلومات ومتى يكون من الأفضل الاستماع واستيعاب كل ذلك.
يمكن تخصيص قالب جدول أعمال الاجتماع لأي وظيفة أو قسم. بدءًا من حملات التّسويق وصولًا إلى تخطيط السّباقات، تتيح اللّوحة البيضاء الخاصّة بنا عبر الإنترنت للفرق تخصيص قالب جدول الأعمال الخاص بهم لكل ما يحتاجون إليه.
ما هو جدول أعمال الاجتماع؟
لابُدَّ وأن الجميع شاركوا في اجتماعات انحرفت عن مسارها وبدت وكأنّها مضيعة للوقت. يقضي الموظّفون إحدى وثلاثين ساعة في الاجتماعات غير المثمرة كلّ شهر.
لزيادة فرصك في تنظيم اجتماع مُثمر، عليك إنشاء جدول أعمال للاجتماع.
يحدّد جدول أعمال الاجتماع التوقُّعات لما يجب أن يحدث قبل الاجتماع وخلاله وبعده. يمنحك إطارًا زمنيّاً تعمل وفقه ويحدّد تفاصيل محدّدة لما سيتضمّنه الاجتماع. يساعدكم أيضًا في اتّخاذ قرارات مُستنيرة، وتحقيق التّوافق بين أولويّاتكم والعمل في اتجاه واحد كفريق.
كيف تقوم بصياغة جدول أعمال للاجتماع؟
من السّهل إنشاء جدول أعمال فعّال للاجتماع باستخدام منصّة Miro. مساحة العمل التّعاونية التي نقدّمها هي النّموذج المثاليّ لإنشاء جدول أعمال اجتماعاتك القادمة ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب جدول أعمال الاجتماع، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
1. حدّد نوع الاجتماع. هناك أنواع مختلفة من الاجتماعات، لذا قم بإعداد فريقك عن طريق إعلامهم بنوع الاجتماع الذي يمكنهم توقُّعه. هل سيكون اجتماعك متزامنًا أم غير متزامن؟ هل سيكون استعراضًا لسير العمل؟ هل سيكون ورشة عمل؟ حدّد المعايير ليتمكّن المشاركون من الاستعداد بفعّالية.
2. قم بتقسيم وقت الاجتماع. حدّد مقدار الوقت الذي ستستغرقه في الأجزاء المختلفة من الاجتماع. سيضمن هذا الأمر معرفة الجميع بما يحدث في الاجتماع والمدّة التي سيستغرقها. كما سيساعدك في إبقاء اجتماعك على المسار الصّحيح مع تقدُّم الأمور.
3. المواءمة الاستراتيجيّة. حدّد من الذي سيقود الاجتماع وأضف اسمه (أو اسماءهم) إلى القالب. سيضمن هذا الأمر تولّي الأشخاص المناسبين قيادة الاجتماع والحفاظ على سير الأمور وفقًا للجدول الزّمني المحدّد.
4. أنشئ جدول أعمال الاجتماع. استخدم جدول أعمال الاجتماع لتوثيق نقاط الحوار وتعيين مواضيع المناقشة للحضور ضمن الفترات الزّمنية المخصّصة. حدّد أهدافًا واضحة وأضِف أيّ وثائق ذات صلة إلى الاجتماع. إذا كنت تستخدم قالب جدول الأعمال من منصّة Miro، يمكنك إضافة الملفّات والوثائق مباشرةً إلى لوحة العمل.
5. وثّق الاجتماع. عند بدء الاجتماع، من المفيد أن يتولّى شخصٌ ما تدوين الملاحظات وتسجيل محضر الاجتماع. باستخدام منصّة Miro، يمكنك دمج مساحة عمل Google الخاصّة بك لكي تتمكّن من تدوين ملاحظات الاجتماع ومشاركة الوثائق بسهولة. من المفيد أيضًا استخدام مؤقّت العدّ التّنازلي عندما يبدأ الاجتماع، لتسير الأمور وفقًا للجدول الزّمني المحدَّد.
6. حدِّد الخطوات التالية. عند انتهاء الاجتماع، قم بتعيين الخطوات التّالية لكل عضو في الفريق. سيمنح هذا كلّ عضو في الفريق مسؤوليّة تولِّي مهام محدّدة بعد الاجتماع. امنح الأولويّة للمهام التي ستحقّق أعلى تأثير وأعلى عائد على الاستثمار.
نصيحة احترافيّة: قم بتلخيص الخطوات التّالية وابدأ بتنفيذها. حاول أن يكون الختام بملاحظة إيجابيّة مع عناصر عمل ونقاط رئيسيّة واضحة. سيمنح هذا النّهج كل عضو في الفريق شيئًا لإنجازه ومتابعته حتى الاجتماع التالي.
ما الذي يجب أن يتضمّنه جدول الأعمال؟
من الصّعب تحديد عناصر جدول الأعمال التي يجب عليك تضمينها. فهي تختلف من عمل إلى آخر ومن اجتماع إلى آخر. رغم ذلك، غالبًا ما ستظهر بعض العناصر الشّائعة:
الإطارات الزّمنية. وقتُ بدءِ الاجتماع وانتهائِه وكلّ ما يتوسّطهما.
المشاركون. جميع الأشخاص الذين يجب عليهم حضور الاجتماع.
المتحدّثون. الأشخاص الذين سيقودون الاجتماع ويُبقون الأمور في مسارها الصّحيح.
مواضيع جدول الأعمال. نقاط الحوار وعناصر المناقشة المحدّدة للاجتماع.
الهدف العام/غاية الاجتماع. الغرض من الاجتماع.
النّتائج والمُخرجات. نتائج الاجتماع والخطوات التالية.
الإجراءات. المهام التي يجب إنجازها عند انتهاء الاجتماع.
عند إنشاء جدول الأعمال الخاص بك، تجدر الإشارة إلى أنه من المفيد التحقُّق من عناصر الاجتماع مع فريقك قبل بدء الاجتماع. امنح المشاركين فرصة لتقديم الملاحظات حول نقاط الحوار الأكثر صلة بالموضوع. اسألهم حول ما يرغبون في التحدُّث عنه، أو عن الحالة الحاليّة لمشاريعهم، أو ما إذا كان هناك أي شيء يرغبون في مشاركته لكي تضمن أن يشعر الجميع بأنّهم محلّ استماع وتقدير.
متى تستخدم جدول أعمال الاجتماع
يُعدُّ استخدام جدول أعمال الاجتماع ممارسة جيّدة قبل إجراء أي اجتماع، ولكن إليك بعض السّيناريوهات المحدَّدة حيث يكون جدول الأعمال مفيدًا:
عند حاجتك للالتزام بإطار زمنيّ. إذا كنت تعمل وفقًا لجدول زمنيٍّ ضيّق أو كان المشاركون مشغولون للغاية، فسيمنحك جدول الأعمال إطارًا زمنيّاً تلتزم به. سيمنحك الهيكل الذي تحتاجه لاجتياز الاجتماع ضمن الوقت المخصَّص له.
يجب على المشاركين الاستعداد للاجتماع مسبقًا. تُعدُّ جداول الأعمال طريقة رائعة لإبقاء المشاركين في الاجتماع على اطّلاع دائم بما تريد مناقشته. يمنحهم هذا فرصةً للتّحضير مُسبقًا ولتعزيز الإنتاجيّة خلال الاجتماع.
يجب عليك تشجيع المشاركة. اعمل على زيادة تفاعل المشاركين من خلال تزويدهم بجدول أعمال. يمكنهم الاستعداد مُسبقًا والحضور إلى الاجتماع وهم جاهزون للمساهمة.
قم بإنشاء جدول الأعمال الخاص بك قبل الاجتماع كأفضل الممارسات التي يمكن أن تقوم بها. احرص على إرساله إلى فريقك قبل موعد الاجتماع بيوم واحد على الأقل. بهذه الطّريقة، تمنح زملاءك في الفريق وقتًا لمراجعة جدول الأعمال قبل الاجتماع.
ما هي البنود الموجودة في جدول أعمال الاجتماعات النّموذجي؟
يمكن أن يكون قالب جدول أعمال اجتماع الفريق مرنًا للغاية، ولكن هناك بعض الأمور الأساسيّة لإجراء اجتماع ناجح وهي: الأهداف والموضوعات والفترات الزّمنية والنّتائج. إذا قمت بإدراج هذه الأمور، فيمكنكم أنت وفريقك تحقيق التّوافق في المشروعات باستخدام قالب جدول أعمال الاجتماع، ووضع توقُّعات واضحة، وإدارة الاجتماع بشكل أكثر كفاءة.
كيفيّة حفظ جدول أعمال الاجتماع النّهائي الخاص بك بتنسيق PDF
باستخدام منصّة Miro، يمكنك تنزيل قالب جدول أعمال الاجتماع الخاص بك كملف PDF للطّباعة. ما عليك سوى إنشاء قالبك وتنزيله، وسيكون جاهزًا للطّباعة. ومع ذلك، يجدر التّفكير بفوائد الاحتفاظ بقالب الاجتماع الخاص بك على الإنترنت. في حالة النّسخة الورقيّة، من الصّعب إجراء التّغييرات. يتيح لك قالبنا المتوفّر عبر الإنترنت تحريك الأشياء على الفور، وإضافة التّعليقات والمُقترحات, والحصول على المُدخلات من زملائك. إذا كان لديك فريق يعمل عن بعد، فسيكون توزيع جدول الأعمال عبر الإنترنت أسهل أيضًا. قبل أن تطبع جدول أعمال الاجتماع الخاص بك، فكّر في المزايا الإضافيّة التي ستحصل عليها إذا استخدمت جدول أعمال عبر الإنترنت بدلاً منه.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب الأهداف الذّكية
: يعمل بشكل أفضل مع
Prioritization, Strategic Planning, Project Management
يمكن أن يكون تحديد الأهداف أمرًا مشجّعًا، لكنه قد يكون أمراً مُربِكاً. قد يكون من الصّعب وضع تصوُّر لكل خطوة تحتاج إلى اتّخاذها لتحقيق هدف ما، مما يجعل من السّهل تحديد أهداف تمتدّ على مجال واسع. SMART إطار عملٍ يسمح لك بتحديد الأهداف بطريقة تؤهّلك للنّجاح. يشير مصطلح SMART إلى Specific (مُحدّد) وMeasurable (قابل للقياس) وAttainable (يمكن تحقيقه) وRelevant (ملائم) وTimely (في الوقت المناسب). إذا وضعت هذه السّمات في الاعتبار كلما قمت بتحديد أهداف، ستضمن أن أهدافك واضحة ويمكن الوصول إليها. يمكن لفريقك استخدام نموذج SMART في أي وقت تريد فيه تحديد الأهداف. استخدم SMART عندما تريد إعادة تقييم وصقل هذه الأهداف.
قالب إطار كانبان
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Agile Methodology, Agile Workflows
عمليات مثالية وتدفق محسّن والمزيد من القيمة لعملائك - هذا ما تساعدك طريقة كانبان على تحقيقه. وفقًا لمجموعة من المبادئ والممارسات المرنة (التي أنشأها موظف بشركة تويوتا للسيارات في خمسينيات القرن العشرين)، يساعد كانبان فريقك على الحد من الإهدار ومعالجة العديد من المشاكل الأخرى والتعاون على إصلاحها معًا. يمكنك استخدام قالب كانبان البسيط الخاص بنا من مراقبة التقدّم المحرز في كل العمل عن كثب، واستعراض العمل أمام الشركاء متعددي الوظائف حتى تكتشف خفايا البرامج.
قالب تخطيط الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Planning, Workshops
سواء كنت تخطّط لإطلاق منتج، أو عقد مؤتمر عن بُعد بالكامل، أو حدث مهم، سيكون قالب تخطيط الأحداث بمثابة قائمةِ تَحَقُّقٍ مرئيّة وخريطةٍ لجميع التّفاصيل التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار قبل الموعد المُخَصَّص للحدث. قالب تخطيط الأحداث هو طريقة قابلة للتّكيُّف للتّأكُّد من عدم ضياع الرّؤية الإبداعيّة والإستراتيجيّة للحدث الخاص بك بين التّفاصيل. من خلال التّخطيط للأقسام المختلفة - من خطّة التسويق، إلى جدول الأعمال وصولاً إلى الوجبات الخفيفة والهدايا التّرويجية للضّيوف— يمكنكم أنت وفريقك التّركيز على التّفاصيل الأكثر أهمّية لوظائفك، والتّعاون عند الحاجة في حال حدوث التّداخلات.
قالب جدول أعمال اجتماع الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Documentation, Team Meetings, Workshops
تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك في مراجعة التقدُّم المحرَز مقابل الأهداف والنَّتائج الرئيسيّة، ومشاركة التّحديثات، ومناقشة العقبات، وتبادل الأفكار.
قالب العرض التقديمي
: يعمل بشكل أفضل مع
Presentations, Education
في مرحلة ما خلال حياتك المهنية، قد يتعين عليك القيام بعرض تقديمي. عادةً تتضمن العروض التقديمية خطابًا إلى جانب مجموعة شرائح توضيحية تحتوي على عناصر مرئية ونصوص ورسومات توضح موضوعك. تخلص من التوتر الناتج عن تخطيط العرض التقديمي عن طريق استخدام قالب العرض التقديمي هذا لتنشئ بسهولة شرائح مفيدة وجذابة بصريًا. قد يساعدك قالب العرض التقديمي على التخلص من الضغط عن طريق مساعدة جمهورك على التركيز والتفاعل. باستخدام أدوات بسيطة، خصِّص مجموعة شرائح، ثم شاركها مع فريقك، استمع إلى تعليقاتهم، وتعاون معهم.