قالب جدول أعمال الاجتماع
استخدم قالب جدول أعمال الاجتماع لإجراء اجتماعات الفريق المنظَّمة والتّعاونية التي تهيّئ فريقك للنّجاح.
معلومات حول قالب جدول أعمال الاجتماع
يمكن أن يساعدك جدول الأعمال على الالتزام بموعد الاجتماع والحفاظ على إنتاجيّته. يساعد استخدام قالب لإنشاء جدول الأعمال في ضمان الحصول على جميع المعلومات التي تحتاج إليها لتحقيق نجاح اجتماعاتك. إليك كيف يمكن أن يساعد قالب جدول أعمال الاجتماع الخاص بنا فريقَك.
ما هو قالب جدول أعمال الاجتماع؟
يقوم قالب جدول أعمال الاجتماع النّموذجي بهيكلة اجتماعات فريقك. يتضمّن عموماً المعلومات التّالية :
تفاصيل التّخطيط مثل التّاريخ والوقت والموقع ومن يجب عليهم الحضور.
اسم الشّخص (أو الأشخاص) الذين سيقودون الاجتماع.
الموضوعات وعناصر جدول الأعمال.
الهدف أو الغاية.
عناصر العمل والمهام التي يجب إنجازها عند انتهاء الاجتماع.
يمكن أن يساعدك استخدام قالب جدول أعمال الاجتماع أيضًا على التّعاون بفعّالية مع فريقك. مع وجود جدول الأعمال، يمكنك توضيح متى يمكن للأشخاص مشاركة المعلومات ومتى يكون من الأفضل الاستماع واستيعاب كل ذلك.
يمكن تخصيص قالب جدول أعمال الاجتماع لأي وظيفة أو قسم. بدءًا من حملات التّسويق وصولًا إلى تخطيط السّباقات، تتيح اللّوحة البيضاء الخاصّة بنا عبر الإنترنت للفرق تخصيص قالب جدول الأعمال الخاص بهم لكل ما يحتاجون إليه.
ما هو جدول أعمال الاجتماع؟
لابُدَّ وأن الجميع شاركوا في اجتماعات انحرفت عن مسارها وبدت وكأنّها مضيعة للوقت. يقضي الموظّفون إحدى وثلاثين ساعة في الاجتماعات غير المثمرة كلّ شهر.
لزيادة فرصك في تنظيم اجتماع مُثمر، عليك إنشاء جدول أعمال للاجتماع.
يحدّد جدول أعمال الاجتماع التوقُّعات لما يجب أن يحدث قبل الاجتماع وخلاله وبعده. يمنحك إطارًا زمنيّاً تعمل وفقه ويحدّد تفاصيل محدّدة لما سيتضمّنه الاجتماع. يساعدكم أيضًا في اتّخاذ قرارات مُستنيرة، وتحقيق التّوافق بين أولويّاتكم والعمل في اتجاه واحد كفريق.
كيف تقوم بصياغة جدول أعمال للاجتماع؟
من السّهل إنشاء جدول أعمال فعّال للاجتماع باستخدام منصّة Miro. مساحة العمل التّعاونية التي نقدّمها هي النّموذج المثاليّ لإنشاء جدول أعمال اجتماعاتك القادمة ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب جدول أعمال الاجتماع، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
1. حدّد نوع الاجتماع. هناك أنواع مختلفة من الاجتماعات، لذا قم بإعداد فريقك عن طريق إعلامهم بنوع الاجتماع الذي يمكنهم توقُّعه. هل سيكون اجتماعك متزامنًا أم غير متزامن؟ هل سيكون استعراضًا لسير العمل؟ هل سيكون ورشة عمل؟ حدّد المعايير ليتمكّن المشاركون من الاستعداد بفعّالية.
2. قم بتقسيم وقت الاجتماع. حدّد مقدار الوقت الذي ستستغرقه في الأجزاء المختلفة من الاجتماع. سيضمن هذا الأمر معرفة الجميع بما يحدث في الاجتماع والمدّة التي سيستغرقها. كما سيساعدك في إبقاء اجتماعك على المسار الصّحيح مع تقدُّم الأمور.
3. المواءمة الاستراتيجيّة. حدّد من الذي سيقود الاجتماع وأضف اسمه (أو اسماءهم) إلى القالب. سيضمن هذا الأمر تولّي الأشخاص المناسبين قيادة الاجتماع والحفاظ على سير الأمور وفقًا للجدول الزّمني المحدّد.
4. أنشئ جدول أعمال الاجتماع. استخدم جدول أعمال الاجتماع لتوثيق نقاط الحوار وتعيين مواضيع المناقشة للحضور ضمن الفترات الزّمنية المخصّصة. حدّد أهدافًا واضحة وأضِف أيّ وثائق ذات صلة إلى الاجتماع. إذا كنت تستخدم قالب جدول الأعمال من منصّة Miro، يمكنك إضافة الملفّات والوثائق مباشرةً إلى لوحة العمل.
5. وثّق الاجتماع. عند بدء الاجتماع، من المفيد أن يتولّى شخصٌ ما تدوين الملاحظات وتسجيل محضر الاجتماع. باستخدام منصّة Miro، يمكنك دمج مساحة عمل Google الخاصّة بك لكي تتمكّن من تدوين ملاحظات الاجتماع ومشاركة الوثائق بسهولة. من المفيد أيضًا استخدام مؤقّت العدّ التّنازلي عندما يبدأ الاجتماع، لتسير الأمور وفقًا للجدول الزّمني المحدَّد.
6. حدِّد الخطوات التالية. عند انتهاء الاجتماع، قم بتعيين الخطوات التّالية لكل عضو في الفريق. سيمنح هذا كلّ عضو في الفريق مسؤوليّة تولِّي مهام محدّدة بعد الاجتماع. امنح الأولويّة للمهام التي ستحقّق أعلى تأثير وأعلى عائد على الاستثمار.
نصيحة احترافيّة: قم بتلخيص الخطوات التّالية وابدأ بتنفيذها. حاول أن يكون الختام بملاحظة إيجابيّة مع عناصر عمل ونقاط رئيسيّة واضحة. سيمنح هذا النّهج كل عضو في الفريق شيئًا لإنجازه ومتابعته حتى الاجتماع التالي.
ما الذي يجب أن يتضمّنه جدول الأعمال؟
من الصّعب تحديد عناصر جدول الأعمال التي يجب عليك تضمينها. فهي تختلف من عمل إلى آخر ومن اجتماع إلى آخر. رغم ذلك، غالبًا ما ستظهر بعض العناصر الشّائعة:
الإطارات الزّمنية. وقتُ بدءِ الاجتماع وانتهائِه وكلّ ما يتوسّطهما.
المشاركون. جميع الأشخاص الذين يجب عليهم حضور الاجتماع.
المتحدّثون. الأشخاص الذين سيقودون الاجتماع ويُبقون الأمور في مسارها الصّحيح.
مواضيع جدول الأعمال. نقاط الحوار وعناصر المناقشة المحدّدة للاجتماع.
الهدف العام/غاية الاجتماع. الغرض من الاجتماع.
النّتائج والمُخرجات. نتائج الاجتماع والخطوات التالية.
الإجراءات. المهام التي يجب إنجازها عند انتهاء الاجتماع.
عند إنشاء جدول الأعمال الخاص بك، تجدر الإشارة إلى أنه من المفيد التحقُّق من عناصر الاجتماع مع فريقك قبل بدء الاجتماع. امنح المشاركين فرصة لتقديم الملاحظات حول نقاط الحوار الأكثر صلة بالموضوع. اسألهم حول ما يرغبون في التحدُّث عنه، أو عن الحالة الحاليّة لمشاريعهم، أو ما إذا كان هناك أي شيء يرغبون في مشاركته لكي تضمن أن يشعر الجميع بأنّهم محلّ استماع وتقدير.
متى تستخدم جدول أعمال الاجتماع
يُعدُّ استخدام جدول أعمال الاجتماع ممارسة جيّدة قبل إجراء أي اجتماع، ولكن إليك بعض السّيناريوهات المحدَّدة حيث يكون جدول الأعمال مفيدًا:
عند حاجتك للالتزام بإطار زمنيّ. إذا كنت تعمل وفقًا لجدول زمنيٍّ ضيّق أو كان المشاركون مشغولون للغاية، فسيمنحك جدول الأعمال إطارًا زمنيّاً تلتزم به. سيمنحك الهيكل الذي تحتاجه لاجتياز الاجتماع ضمن الوقت المخصَّص له.
يجب على المشاركين الاستعداد للاجتماع مسبقًا. تُعدُّ جداول الأعمال طريقة رائعة لإبقاء المشاركين في الاجتماع على اطّلاع دائم بما تريد مناقشته. يمنحهم هذا فرصةً للتّحضير مُسبقًا ولتعزيز الإنتاجيّة خلال الاجتماع.
يجب عليك تشجيع المشاركة. اعمل على زيادة تفاعل المشاركين من خلال تزويدهم بجدول أعمال. يمكنهم الاستعداد مُسبقًا والحضور إلى الاجتماع وهم جاهزون للمساهمة.
قم بإنشاء جدول الأعمال الخاص بك قبل الاجتماع كأفضل الممارسات التي يمكن أن تقوم بها. احرص على إرساله إلى فريقك قبل موعد الاجتماع بيوم واحد على الأقل. بهذه الطّريقة، تمنح زملاءك في الفريق وقتًا لمراجعة جدول الأعمال قبل الاجتماع.
ما هي البنود الموجودة في جدول أعمال الاجتماعات النّموذجي؟
يمكن أن يكون قالب جدول أعمال اجتماع الفريق مرنًا للغاية، ولكن هناك بعض الأمور الأساسيّة لإجراء اجتماع ناجح وهي: الأهداف والموضوعات والفترات الزّمنية والنّتائج. إذا قمت بإدراج هذه الأمور، فيمكنكم أنت وفريقك تحقيق التّوافق في المشروعات باستخدام قالب جدول أعمال الاجتماع، ووضع توقُّعات واضحة، وإدارة الاجتماع بشكل أكثر كفاءة.
كيفيّة حفظ جدول أعمال الاجتماع النّهائي الخاص بك بتنسيق PDF
باستخدام منصّة Miro، يمكنك تنزيل قالب جدول أعمال الاجتماع الخاص بك كملف PDF للطّباعة. ما عليك سوى إنشاء قالبك وتنزيله، وسيكون جاهزًا للطّباعة. ومع ذلك، يجدر التّفكير بفوائد الاحتفاظ بقالب الاجتماع الخاص بك على الإنترنت. في حالة النّسخة الورقيّة، من الصّعب إجراء التّغييرات. يتيح لك قالبنا المتوفّر عبر الإنترنت تحريك الأشياء على الفور، وإضافة التّعليقات والمُقترحات, والحصول على المُدخلات من زملائك. إذا كان لديك فريق يعمل عن بعد، فسيكون توزيع جدول الأعمال عبر الإنترنت أسهل أيضًا. قبل أن تطبع جدول أعمال الاجتماع الخاص بك، فكّر في المزايا الإضافيّة التي ستحصل عليها إذا استخدمت جدول أعمال عبر الإنترنت بدلاً منه.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب استعراض سير العمل 4 L's
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Decision Making
إذن لقد أكملت السّباق الآن. تجاوزت الفِرق كلّ العوائق واندفعت المشاعر. قم الآن بإلقاء نظرة واضحة على ما سبق وقيّم السّباق بصدق—ما الذي نجح وما الذي لم ينجح، وما الذي يمكن تحسينه. يُعدُّ هذا النهج (مصطلح 4Ls الذي يشير إلى ما أعجبنا وما تعلّمناه وما كان ينقصنا وما نتوق إليه) طريقةً قيّمةً لتجاهل المشاعر والنّظر إلى العمليّة بشكل نقدي. بهذه الطّريقة يمكن بناء الثّقة ورفع الرّوح المعنويّة وزيادة المشاركة—بالإضافة إلى إجراء التّعديلات لتكون أكثر إنتاجيّة ونجاحاً في المستقبل.
قالب مصفوفة الأثر/الجهد
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Prioritization
المؤسّسات النّامية لديها مهام لا تُحصى، وعدّة ساعات فقط في اليوم (أو أسابيع قبل عمليّة إطلاق المنتجات) لإنجاز تلك المهام. وهنا تأتي أهميّة مصفوفة الأثر/الجهد. تقدّم لك دليلاً مرئيّاً سريعًا لتساعدك في ترتيب مهامك بحسب أولويّتها ومعرفة ما يستحق القيام به بالضّبط. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك إنشاء مصفوفة تنظّم أنشطتك ضمن أربع فئات رئيسيّة: المكاسب السّريعة التي تتطلّب جهدًا منخفضًا، والمشاريع التي تتطلّب جهدًا مكثّفاً وتوفّر عائدات على المدى الطّويل، والبدائل التي تحتاج إلى جهد منخفض ولكنّها منخفضة القيمة، والمهام التي تهدر الوقت.
قالب استعراض البدء والتّوقُّف والاستمرار
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Meetings, Workshops
قد يكون تقديم الملاحظات وتلقّيها أمرًا صعبًا ومخيفًا. من الصّعب استعراض فترة أكثر من ربع سنة أو حتّى أسبوع واحد، وتوزيع مجموعة من القرارات ضمن فئتين "إيجابيّة" و"سلبيّة". تم إنشاء إطار عمل البدء والتّوقُّف والاستمرار لتسهيل التّفكير في تجارب فريقك الأخيرة. يشجّع قالب البدء والتّوقُّف والاستمرار الفِرَق على النّظر في إجراءات محدّدة عليهم البدء بالقيام بها، والتّوقُّف عن القيام بها، والاستمرار في القيام بها. يتّفق المتعاونون معًا على أكثر الخطوات أهمّيّةً ليكونوا أكثر إنتاجيّة ونجاحًا.
قالب تخطيط زيادة البرامج
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Software Development
يشير تخطيط PI إلى "تخطيط زيادة البرنامج". كجزء من إطار عمل أجايل (Agile) المُوَسَّع (SAFe)، يساعد تخطيط زيادة البرامج الفِرَق في وضع استراتيجيّات نحو رؤية مشتركة. في جلسة تخطيط زيادة البرامج النّموذجية، تجتمع الفرق معًا لمراجعة متطلّبات إنجاز البرنامج، وتحقيق التّوافق بين الوظائف المتعدّدة، واتّخاذ قرار بشأن الخطوات التالية. تُجري العديد من الفرق فعّالية تخطيط زيادة البرامج كل 8 إلى 12 أسبوعًا، ولكن يمكنك تخصيص جدول التخطيط الخاص بك ليناسب احتياجاتك. استخدم تخطيط زيادة البرامج لتحليل الميزات، وتحديد المخاطر، والعثور على التبعيّات، وتحديد القصص التي ستطوّرها.
قالب الاجتماع الفردي
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings
تأكّد من أن اجتماعاتك مثمرة باستخدام قالب الاجتماع الفردي. أنشئ جدول الأعمال الخاص بك والتزم بعناصره، وافهم ما الذي يسير بشكل جيّد، وما الذي لا ينفع، وكيفيّة تحسينه. ناقش ما الذي تمّ إنجازه وما الذي لا يزال قيد التّنفيذ.
نموذج نافذة جوهاري
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Meetings, Retrospectives
الفهم — هو أساس الثّقة بالآخرين بشكل أفضل وبنفسك أيضاً. نافذة جوهاري هي إطار عمل مصمّم لتعزيز فهم فريق العمل من خلال ملء المشاركين لأربعة أرباع، يكشف كل منها عن شيء قد لا يعرفونه عن أنفسهم أو عن الآخرين. استخدم هذا القالب لإجراء تمارين نافذة جوهاري عندما تواجه نموّاً في منظّمتك، لتعزيز الرّوابط بين التّخصّصات المُختلفة أو داخل الفريق، ومساعدة الموظّفين على التّواصل بشكل أفضل، وخلق التّعاطف فيما بينهم.