قالب الاجتماع
Run better, more collaborative team meetings that set your team up for success.
معلومات حول قالب الاجتماع
كلٌّ منا تعرّض لحضور اجتماع لم يسِر كما هو مخطّطٌ له. ربما يكون قد انحرف عن الاتّجاه المخطّط له، أو نفَذ الوقت لإنجاز كلّ ما كنت تخطّط للقيام به -- أو ربما بدا وكأنّه مضيعة للوقت. لتجنّب ذلك، من المهمّ الاستعداد لإجراء اجتماع الفريق مُسبقاً. باستخدام هذا القالب البسيط والفعّال في الوقت ذاته يمكنك الاستعداد لإجراء اجتماع للفريق يفي بكلّ المتطلّبات اللّازمة. هيّئ زملاءك في الفريق لتحقيق النّجاح، وافسح الوقت والمجال للجميع للمساهمة، وحافظ على مشاريعك في مسارها الصّحيح.
ما هو اجتماع فريق العمل؟
اجتماعات الفريق جزءٌ لا يتجزّأ من حياتنا المهنيّة. بناءً على حجم مؤسّستك وهيكلها، قد ينتهي بك الأمر إلى عقد اجتماعات يوميّة أو أسبوعيّة أو شهريّة لفريقك. للأسف، هذا لا يمنع قلق الكثيرين من تلك الاجتماعات. رغم أهمّيّة الاجتماعات لتحقيق التّعاون، إلا أنّها تكون أحيانًا مليئة بالأحاديث الجانبيّة والنّقاشات الخارجة عن الموضوع والوقت الضّائع. لمَ يحدث ذلك في كثير من الأحيان؟
الإجابة بسيطة. لا يستعدّ الكثيرون منّا للاجتماعات لأننا لا نعرف كيف نقوم بذلك، أو لأننا لا نمتلك الوقت. من خلال إعداد طريقة مبسّطة للتّحضير لسير عملك، ستضمن أن تكون اجتماعاتك فعّالة وممتعة وتعاونيّة.
متى تستخدم قالب الاجتماع
استخدم قالب "إجراء اجتماع الفريق" في أي وقت تجري فيه اجتماعاً عن بعد، أو هجيناً، أو بالحضور الشّخصيّ للجميع.
قم بإنشاء اجتماعك الخاص
قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك
من السّهل عقد الاجتماع الخاص بفريقك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط الأمثل لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب "إجراء اجتماع الفريق"، ثم اتبع الخطوات التّالية لإنشاء القالب الخاص بك.
1. اسأل زملاءك في الفريق ما الذي يجدونه قيّماً. أكثر مايشتكي منه الأفراد في اجتماعات فريق العمل أنهم يشعرون وكأنّه مضيعة للوقت. عندما يحضر الأشخاص إلى اجتماع وهم يتوقّعون أنهم لن يحصلوا على فائدة منه، فمن غير المرجّح أن يستمعوا أو يساهموا -- وقد يبدؤون في تخطّي الاجتماعات. قبل أن تبدأ الاجتماع، اسأل زملاءك في الفريق عن أكثر شيء يرغبون في رؤيته أو القيام به أو مناقشته. هل هناك شيء يرغبون أن يشارك الفريق فيه؟ هل هناك تحدٍّ يرغبون في التّحدث عنه؟
2. استخدم مُدخلاتهم لإعداد جدول الأعمال. خذ الوقت الكافي قبل الاجتماع لإعداد جدول الأعمال ليعرف الجميع موضوع الاجتماع قبل أن يدخلوا الغرفة المخصّصة لعقده (أو الغرفة الافتراضيّة). تحلّى بالشّفافية بشأن سبب إدراجك لبنود معيّنة على جدول الأعمال، أو إغفالك لها.
3. شارك عناصر جدول الأعمال. قبل الاجتماع، تأكّد من حصول الجميع على نسخة من جدول الأعمال ليتمكّنوا من الاستعداد. يجد الكثير من الأشخاص أنّه من المفيد إدراج عناصر جدول الأعمال كأسئلة. على سبيل المثال، بدلاً من "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجرّب "هل يجب علينا تحديث التّقويم التّحريري؟" عبارةٌ مثل "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجعل المشاركين يتساءلون عن ماذا سيتحدّثون بالضّبط، مما يجعل الاستعداد أكثر صعوبة بالنسبة لهم. لكن استخدام لغة محدّدة يمنحهم شيئًا للاستعداد له. أثناء الاجتماع اعرض جدول الأعمال على اللّوحة ليتمكّن الجميع من الرّجوع إليه أثناء المناقشة.
استخدم اللّوحة البيضاء لتخصيص وقت لكلّ موضوع. يضمن ذلك أنّك ستتناول كلّ موضوع في جدول الأعمال قبل أن ينتهي الوقت، ويتيح لزملائك في الفريق إعداد أسئلتهم وتعليقاتهم لتناسب الوقت المخصّص لهم. يمكنك تشغيل المؤقّت عندما يبدأ الجميع في مناقشة عنصر معيّن من جدول الأعمال، والموافقة على الانتقال إلى العنصر التّالي بعد مرور فترة زمنيّة معيّنة.
5. قم بتوفير قنوات متنوّعة يمكن أن يستخدمها الأشخاص للتّواصل. عندما يتعلّق الأمر بالتّحدّث أثناء الاجتماعات، فإن لكلّ شخص الطّريقة التي تجعله يشعر بالارتياح. يكون بعض الأشخاص في أحسن حالاتهم عندما يمكنهم التّعبير شفهيّاً عمّا يدور في أذهانهم. يفضّل البعض الآخر كتابة أفكارهم. مع ذلك، قد يفضّل آخرون القيام برسم تخطيطي سريع. عند توفير طريقة واحدة فقط لتواصل زملائك في الفريق، قد تكون بذلك تحجب أصواتًا كثيرة في الغرفة. استفد من منصّة Miro لتوفير طرق لا حصر لها ليتمكّن زملاؤك في الفريق من المشاركة في الاجتماع بما في ذلك مربّع الدّردشة أو تحميل المخطّطات.
6. أرسل أعمالاً فنّيّة بعد الاجتماع، تأكّد من إرسال ملخّص لما تمّت مناقشته، بالإضافة إلى اللّوحة نفسها. بهذه الطّريقة، يمكن أن يرجع كلُّ شخص إلى ملاحظاته ويبدأ العمل بحماس وجدّ.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة أيزنهاور
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
هل لديك قائمة هائلة من المهام؟ رتّبها بحسب الأولويّة استنادًا إلى عاملين رئيسَين: مدى الحاجة إليها وأهمّيتها. نجحت مع الرّئيس الأمريكي دوايت ديفيد أيزنهاور، ويمكن أن تنجح معك—سيساعدك إطار اتّخاذ القرار هذا في معرفة من أين تبدأ وكيف تخطّط ليومك. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك بسهولة إنشاء مصفوفة أيزنهاور ذات أربعة مجالات رئيسيّة (افعل وجَدْوِل وفوِّض ولا تفعل) وأَعِد النّظر فيه خلال اليوم تماشياً مع تغيُّر أولويّاتك.
قالب مخطَّط فئة UML
: يعمل بشكل أفضل مع
UML Class Diagram Template, Mapping, Diagrams
احصل على قالب لإنشاء مخطّطات فئة UML بسرعة في بيئة تعاونيّة. استخدم قالب مخطَّط فئة UML لتصميم الأنظمة المفاهيميّة وتحسينها، ثم دع المخطَّط ذاته يوجّه المهندسين أثناء كتابتهم للتّعليمات البرمجيّة.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب تخطيط الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Planning, Workshops
سواء كنت تخطّط لإطلاق منتج، أو عقد مؤتمر عن بُعد بالكامل، أو حدث مهم، سيكون قالب تخطيط الأحداث بمثابة قائمةِ تَحَقُّقٍ مرئيّة وخريطةٍ لجميع التّفاصيل التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار قبل الموعد المُخَصَّص للحدث. قالب تخطيط الأحداث هو طريقة قابلة للتّكيُّف للتّأكُّد من عدم ضياع الرّؤية الإبداعيّة والإستراتيجيّة للحدث الخاص بك بين التّفاصيل. من خلال التّخطيط للأقسام المختلفة - من خطّة التسويق، إلى جدول الأعمال وصولاً إلى الوجبات الخفيفة والهدايا التّرويجية للضّيوف— يمكنكم أنت وفريقك التّركيز على التّفاصيل الأكثر أهمّية لوظائفك، والتّعاون عند الحاجة في حال حدوث التّداخلات.
قالب التّصويت بالنّقاط
: يعمل بشكل أفضل مع
Decision Making, Meetings, Workshops
يسمح التّصويت بالنّقاط، المعروف أيضًا باسم "التّصويت بستخدام الملصقات" أو "التّصويت الدّيمقراطي" أو "التّصويت باستخدام النّقاط"، للفِرَق بالإشارة إلى المشكلات في سلسلة من الحلول المُحتمَلة، أو تحديد أولويّات المهام عند تقديمها مع خيارات متنوِّعة. يختلف التّصويت بالنّقاط عن قاعدة "مشاركة واحدة" أو "تصويت واحد". بدلاً من ذلك، يُمنح كل شخص في المجموعة أكبر عدد من الأصوات (أو "النّقاط") التي يمكن ملؤها. يمكن الإدلاء بهذه الأصوات إما لفكرة واحدة، أو توزيعها على العديد من الأفكار. يمكنك استخدام التّصويت بالنّقاط في أي وقت يقوم فيه فريقك بترتيب أولويّات الخيارات أو يوافق على اتجاه يتّخذه لمشروع عالي المخاطر.
قالب مخطط المعلومات البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Documentation
لا بدّ وأنك قد اختبرت كيف تصبح البيانات كثيفة ومملّة جدًا. لكنك بحاجة بيانات مُقنعة ومميّزة ومفهومة. الحل؟ مخطط المعلومات البياني. تتيح لك هذه الأدوات تقديم المعلومات بطريقة رائعة وتحويل البيانات الكمية أو النوعية إلى قصص تفاعلية وذات صدى. بغض النظر عمن ستقدمه له — العملاء أو المتبرعين أو فرقك الداخلية — سيتيح لك قالبنا تصميم مخطط معلومات بياني يجمع بين النصوص والمرئيات لتبسيط حتى البيانات الأكثر تعقيداَ.