قالب الاجتماع
Run better, more collaborative team meetings that set your team up for success.
معلومات حول قالب الاجتماع
كلٌّ منا تعرّض لحضور اجتماع لم يسِر كما هو مخطّطٌ له. ربما يكون قد انحرف عن الاتّجاه المخطّط له، أو نفَذ الوقت لإنجاز كلّ ما كنت تخطّط للقيام به -- أو ربما بدا وكأنّه مضيعة للوقت. لتجنّب ذلك، من المهمّ الاستعداد لإجراء اجتماع الفريق مُسبقاً. باستخدام هذا القالب البسيط والفعّال في الوقت ذاته يمكنك الاستعداد لإجراء اجتماع للفريق يفي بكلّ المتطلّبات اللّازمة. هيّئ زملاءك في الفريق لتحقيق النّجاح، وافسح الوقت والمجال للجميع للمساهمة، وحافظ على مشاريعك في مسارها الصّحيح.
ما هو اجتماع فريق العمل؟
اجتماعات الفريق جزءٌ لا يتجزّأ من حياتنا المهنيّة. بناءً على حجم مؤسّستك وهيكلها، قد ينتهي بك الأمر إلى عقد اجتماعات يوميّة أو أسبوعيّة أو شهريّة لفريقك. للأسف، هذا لا يمنع قلق الكثيرين من تلك الاجتماعات. رغم أهمّيّة الاجتماعات لتحقيق التّعاون، إلا أنّها تكون أحيانًا مليئة بالأحاديث الجانبيّة والنّقاشات الخارجة عن الموضوع والوقت الضّائع. لمَ يحدث ذلك في كثير من الأحيان؟
الإجابة بسيطة. لا يستعدّ الكثيرون منّا للاجتماعات لأننا لا نعرف كيف نقوم بذلك، أو لأننا لا نمتلك الوقت. من خلال إعداد طريقة مبسّطة للتّحضير لسير عملك، ستضمن أن تكون اجتماعاتك فعّالة وممتعة وتعاونيّة.
متى تستخدم قالب الاجتماع
استخدم قالب "إجراء اجتماع الفريق" في أي وقت تجري فيه اجتماعاً عن بعد، أو هجيناً، أو بالحضور الشّخصيّ للجميع.
قم بإنشاء اجتماعك الخاص
قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك
من السّهل عقد الاجتماع الخاص بفريقك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط الأمثل لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب "إجراء اجتماع الفريق"، ثم اتبع الخطوات التّالية لإنشاء القالب الخاص بك.
1. اسأل زملاءك في الفريق ما الذي يجدونه قيّماً. أكثر مايشتكي منه الأفراد في اجتماعات فريق العمل أنهم يشعرون وكأنّه مضيعة للوقت. عندما يحضر الأشخاص إلى اجتماع وهم يتوقّعون أنهم لن يحصلوا على فائدة منه، فمن غير المرجّح أن يستمعوا أو يساهموا -- وقد يبدؤون في تخطّي الاجتماعات. قبل أن تبدأ الاجتماع، اسأل زملاءك في الفريق عن أكثر شيء يرغبون في رؤيته أو القيام به أو مناقشته. هل هناك شيء يرغبون أن يشارك الفريق فيه؟ هل هناك تحدٍّ يرغبون في التّحدث عنه؟
2. استخدم مُدخلاتهم لإعداد جدول الأعمال. خذ الوقت الكافي قبل الاجتماع لإعداد جدول الأعمال ليعرف الجميع موضوع الاجتماع قبل أن يدخلوا الغرفة المخصّصة لعقده (أو الغرفة الافتراضيّة). تحلّى بالشّفافية بشأن سبب إدراجك لبنود معيّنة على جدول الأعمال، أو إغفالك لها.
3. شارك عناصر جدول الأعمال. قبل الاجتماع، تأكّد من حصول الجميع على نسخة من جدول الأعمال ليتمكّنوا من الاستعداد. يجد الكثير من الأشخاص أنّه من المفيد إدراج عناصر جدول الأعمال كأسئلة. على سبيل المثال، بدلاً من "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجرّب "هل يجب علينا تحديث التّقويم التّحريري؟" عبارةٌ مثل "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجعل المشاركين يتساءلون عن ماذا سيتحدّثون بالضّبط، مما يجعل الاستعداد أكثر صعوبة بالنسبة لهم. لكن استخدام لغة محدّدة يمنحهم شيئًا للاستعداد له. أثناء الاجتماع اعرض جدول الأعمال على اللّوحة ليتمكّن الجميع من الرّجوع إليه أثناء المناقشة.
استخدم اللّوحة البيضاء لتخصيص وقت لكلّ موضوع. يضمن ذلك أنّك ستتناول كلّ موضوع في جدول الأعمال قبل أن ينتهي الوقت، ويتيح لزملائك في الفريق إعداد أسئلتهم وتعليقاتهم لتناسب الوقت المخصّص لهم. يمكنك تشغيل المؤقّت عندما يبدأ الجميع في مناقشة عنصر معيّن من جدول الأعمال، والموافقة على الانتقال إلى العنصر التّالي بعد مرور فترة زمنيّة معيّنة.
5. قم بتوفير قنوات متنوّعة يمكن أن يستخدمها الأشخاص للتّواصل. عندما يتعلّق الأمر بالتّحدّث أثناء الاجتماعات، فإن لكلّ شخص الطّريقة التي تجعله يشعر بالارتياح. يكون بعض الأشخاص في أحسن حالاتهم عندما يمكنهم التّعبير شفهيّاً عمّا يدور في أذهانهم. يفضّل البعض الآخر كتابة أفكارهم. مع ذلك، قد يفضّل آخرون القيام برسم تخطيطي سريع. عند توفير طريقة واحدة فقط لتواصل زملائك في الفريق، قد تكون بذلك تحجب أصواتًا كثيرة في الغرفة. استفد من منصّة Miro لتوفير طرق لا حصر لها ليتمكّن زملاؤك في الفريق من المشاركة في الاجتماع بما في ذلك مربّع الدّردشة أو تحميل المخطّطات.
6. أرسل أعمالاً فنّيّة بعد الاجتماع، تأكّد من إرسال ملخّص لما تمّت مناقشته، بالإضافة إلى اللّوحة نفسها. بهذه الطّريقة، يمكن أن يرجع كلُّ شخص إلى ملاحظاته ويبدأ العمل بحماس وجدّ.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطّط تطابق المنتج مع السّوق
: يعمل بشكل أفضل مع
Market Research, Strategic Planning, Product Management
يُستخدم قالب مخطّط تطابق المنتج مع السّوق لمساعدة فِرَق المنتج في تلبية احتياجات العملاء والسّوق من خلال تصميم منتجاتهم. ينظر هذا القالب إلى المنتج من جانبين: أولاً، كيف يلائم المنتج احتياجات المستخدم، وثانيًا كيف يتناسب المنتج المصمَّم بالكامل مع مشهد السّوق. يفهم هذا المقياس المُركَّب المنتجَ بشكل كلي بدءاً من طريقة استخدام العملاء للمنتج ورغبتهم به، وصولاً إلى طلب السّوق. من خلال مقارنة خصائص العملاء والمنتَج معاً، يجب أن يتوصَّل المستخدمون إلى فهم أفضل لمجال المنتج والمقاييس الرئيسيّة.
قالب مخطّط علاقة الكيانات
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Strategic Planning, Diagrams
في بعض الأحيان تكون العلاقات الأكثر أهمّيّة في العمل هي العلاقات الدّاخلية—بين الفرق والكيانات والجهات الفاعلة داخل النّظام. مخطّط علاقة الكيانات (ERD) هو مخطّط هيكلي سيساعدك في تصوُّر وفهم العديد من الرّوابط المعقّدة بين الأدوار. متى يصبح مخطّط علاقة الكيانات مفيدًا؟ إنه أداةٌ رائعة لتعليم وتأهيل الموظّفين أو أعضاء الفريق الجُدُد، ومن السّهل تخصيص قالبنا وفقًا لاحتياجاتك الخاصّة.
قالب إطار عمل HEART
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Project Management, User Experience
السّعادة والتّفاعل والاعتماد والاحتفاظ ونجاح المهمّة. هي ركائز تجربة المستخدم — ولهذا فهي تُستخدَم كمعايير رئيسيّة في إطار عمل HEART. يمنح إطار العمل الذي طوّره فريق البحث في Google الشّركاتِ الكبرى وسيلةً دقيقةً لقياس تجربة المستخدم على نطاق واسع، والتي يمكنك بعد ذلك الرّجوع إليها طوال مراحل تطوير المنتَج. رغم أن إطار عمل HEART يستخدم خمسة معايير، لكنك قد لا تحتاج إلى المعايير الخمسة في كلّ مشروع — اختر تلك التي ستحقّق أكبر فائدة لشركتك ومشروعك.
مخطَّط أنشطة UML
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams
استخدم قالب مخطَّط الأنشطة الخاص بنا لتقسيم الأنشطة إلى قرارات وعمليّات فرعيّة أصغر. قم بتحسين ورفع كفاءة الأنظمة والعمليّات في تكنولوجيا المعلومات وإدارة الأعمال وغير ذلك.
لوحة SAFe Roam
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
لوحة SAFe Roam هي إطار عمل لإبراز المخاطر. تمنحكم أنت وفريقك مساحة مشتركة لملاحظة المخاطر وتسليط الضّوء عليها، حتى لا يتمّ تجاهلها. تساعد لوحة ROAM الجميع على النّظر في احتماليّة وقوع المخاطر وتأثيرها، وتحديد المخاطر ذات الأولويّة المنخفضة مقابل المخاطر ذات الأولوية العالية. المبادئ الأساسيّة للوحة SAFe (إطار عمل أجايل المتدرِّج) هي: تقديم حلول فعّالة من حيث التّكلفة، وتطبيق أنظمة التّفكير، وافتراض أن الأمور ستتغيّر، والبناء بشكل تدريجي، وبناء المراحل الرّئيسية اعتماداً على تقييم أنظمة العمل، ووضْع تصوُّر لّلأعمال قيد التنفيذ والحدّ منها.
قالب تخطيط المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Project Planning
خطّة المشروع هي المصدر الوحيد للحقيقة تساعد الفِرَق في تصوّر المراحل الرّئيسيّة للمشروع وتنفيذها. تكون خطط المشروع أكثر فائدة عندما تحدِّد "العناصر" و"الأسباب" الخاصة بالمشروع لأي شخص يجب أن يقدّم الدّعم له. استخدم خطّة المشروع لتناقش بشكل استباقي احتياجات الفريق؛ والتّوقُّعات؛ والخطوط الأساسيّة للجدول الزّمني والميزانيّة والنّطاق. ستساعدك الخطّة أيضاً في توضيح الموارد المُتاحة قبل البدء في مشروع ما، بالإضافة إلى المُنجزات المُتوقَّعة في نهاية المشروع.