قالب الاجتماع
Run better, more collaborative team meetings that set your team up for success.
معلومات حول قالب الاجتماع
كلٌّ منا تعرّض لحضور اجتماع لم يسِر كما هو مخطّطٌ له. ربما يكون قد انحرف عن الاتّجاه المخطّط له، أو نفَذ الوقت لإنجاز كلّ ما كنت تخطّط للقيام به -- أو ربما بدا وكأنّه مضيعة للوقت. لتجنّب ذلك، من المهمّ الاستعداد لإجراء اجتماع الفريق مُسبقاً. باستخدام هذا القالب البسيط والفعّال في الوقت ذاته يمكنك الاستعداد لإجراء اجتماع للفريق يفي بكلّ المتطلّبات اللّازمة. هيّئ زملاءك في الفريق لتحقيق النّجاح، وافسح الوقت والمجال للجميع للمساهمة، وحافظ على مشاريعك في مسارها الصّحيح.
ما هو اجتماع فريق العمل؟
اجتماعات الفريق جزءٌ لا يتجزّأ من حياتنا المهنيّة. بناءً على حجم مؤسّستك وهيكلها، قد ينتهي بك الأمر إلى عقد اجتماعات يوميّة أو أسبوعيّة أو شهريّة لفريقك. للأسف، هذا لا يمنع قلق الكثيرين من تلك الاجتماعات. رغم أهمّيّة الاجتماعات لتحقيق التّعاون، إلا أنّها تكون أحيانًا مليئة بالأحاديث الجانبيّة والنّقاشات الخارجة عن الموضوع والوقت الضّائع. لمَ يحدث ذلك في كثير من الأحيان؟
الإجابة بسيطة. لا يستعدّ الكثيرون منّا للاجتماعات لأننا لا نعرف كيف نقوم بذلك، أو لأننا لا نمتلك الوقت. من خلال إعداد طريقة مبسّطة للتّحضير لسير عملك، ستضمن أن تكون اجتماعاتك فعّالة وممتعة وتعاونيّة.
متى تستخدم قالب الاجتماع
استخدم قالب "إجراء اجتماع الفريق" في أي وقت تجري فيه اجتماعاً عن بعد، أو هجيناً، أو بالحضور الشّخصيّ للجميع.
قم بإنشاء اجتماعك الخاص
قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك
من السّهل عقد الاجتماع الخاص بفريقك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط الأمثل لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب "إجراء اجتماع الفريق"، ثم اتبع الخطوات التّالية لإنشاء القالب الخاص بك.
1. اسأل زملاءك في الفريق ما الذي يجدونه قيّماً. أكثر مايشتكي منه الأفراد في اجتماعات فريق العمل أنهم يشعرون وكأنّه مضيعة للوقت. عندما يحضر الأشخاص إلى اجتماع وهم يتوقّعون أنهم لن يحصلوا على فائدة منه، فمن غير المرجّح أن يستمعوا أو يساهموا -- وقد يبدؤون في تخطّي الاجتماعات. قبل أن تبدأ الاجتماع، اسأل زملاءك في الفريق عن أكثر شيء يرغبون في رؤيته أو القيام به أو مناقشته. هل هناك شيء يرغبون أن يشارك الفريق فيه؟ هل هناك تحدٍّ يرغبون في التّحدث عنه؟
2. استخدم مُدخلاتهم لإعداد جدول الأعمال. خذ الوقت الكافي قبل الاجتماع لإعداد جدول الأعمال ليعرف الجميع موضوع الاجتماع قبل أن يدخلوا الغرفة المخصّصة لعقده (أو الغرفة الافتراضيّة). تحلّى بالشّفافية بشأن سبب إدراجك لبنود معيّنة على جدول الأعمال، أو إغفالك لها.
3. شارك عناصر جدول الأعمال. قبل الاجتماع، تأكّد من حصول الجميع على نسخة من جدول الأعمال ليتمكّنوا من الاستعداد. يجد الكثير من الأشخاص أنّه من المفيد إدراج عناصر جدول الأعمال كأسئلة. على سبيل المثال، بدلاً من "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجرّب "هل يجب علينا تحديث التّقويم التّحريري؟" عبارةٌ مثل "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجعل المشاركين يتساءلون عن ماذا سيتحدّثون بالضّبط، مما يجعل الاستعداد أكثر صعوبة بالنسبة لهم. لكن استخدام لغة محدّدة يمنحهم شيئًا للاستعداد له. أثناء الاجتماع اعرض جدول الأعمال على اللّوحة ليتمكّن الجميع من الرّجوع إليه أثناء المناقشة.
استخدم اللّوحة البيضاء لتخصيص وقت لكلّ موضوع. يضمن ذلك أنّك ستتناول كلّ موضوع في جدول الأعمال قبل أن ينتهي الوقت، ويتيح لزملائك في الفريق إعداد أسئلتهم وتعليقاتهم لتناسب الوقت المخصّص لهم. يمكنك تشغيل المؤقّت عندما يبدأ الجميع في مناقشة عنصر معيّن من جدول الأعمال، والموافقة على الانتقال إلى العنصر التّالي بعد مرور فترة زمنيّة معيّنة.
5. قم بتوفير قنوات متنوّعة يمكن أن يستخدمها الأشخاص للتّواصل. عندما يتعلّق الأمر بالتّحدّث أثناء الاجتماعات، فإن لكلّ شخص الطّريقة التي تجعله يشعر بالارتياح. يكون بعض الأشخاص في أحسن حالاتهم عندما يمكنهم التّعبير شفهيّاً عمّا يدور في أذهانهم. يفضّل البعض الآخر كتابة أفكارهم. مع ذلك، قد يفضّل آخرون القيام برسم تخطيطي سريع. عند توفير طريقة واحدة فقط لتواصل زملائك في الفريق، قد تكون بذلك تحجب أصواتًا كثيرة في الغرفة. استفد من منصّة Miro لتوفير طرق لا حصر لها ليتمكّن زملاؤك في الفريق من المشاركة في الاجتماع بما في ذلك مربّع الدّردشة أو تحميل المخطّطات.
6. أرسل أعمالاً فنّيّة بعد الاجتماع، تأكّد من إرسال ملخّص لما تمّت مناقشته، بالإضافة إلى اللّوحة نفسها. بهذه الطّريقة، يمكن أن يرجع كلُّ شخص إلى ملاحظاته ويبدأ العمل بحماس وجدّ.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تقرير حالة المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Project Planning
عندما يكون المشروع قيد التّنفيذ، يجب على مدير المشروع إبقاء العملاء وأصحاب المصلحة على اطّلاع دائم بتقدُّم المشروع. بدلاً من هدر الوقت في الاجتماعات المستمرّة، يمكن للقادة إرسال تقارير أسبوعيّة أو يوميّة عن حالة المشروع لإبقاء الجميع على اطّلاع. يمكنك استخدام قالب تقرير حالة المشروع لتبسيط عمليّة إنشاء التّقارير وتوزيعها.
قالب مصفوفة RACI
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Org Charts
مصفوفة RACI هي أداة إدارة أساسية تساعد الفِرَق في تتبّع الأدوار والمسؤوليات ويمكنها تجنب الفوضى أثناء المشاريع. يشير اختصار RACI إلى المسؤول (الشّخص الذي يقوم بالعمل لتحقيق المهمة وهو مسؤول عن إنجاز العمل أو اتّخاذ القرار)؛ الخاضع للمساءلة (الشخص الذي يتحمّل مسؤولية الإنجاز الصحيح والكامل للمهمّة)؛ المستشار (الشخص الذي يقدّم معلومات للمشروع ويوجد معه اتصال باتجاهين)؛ المطّلع (الشخص الذي يبقى على اطّلاع بالتّقدم المُحرز ويوجد معه اتصال وحيد الاتجاه).
قالب سجلّ ريد (RAID)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Project Management, Agile Workflows
استخدم قالب سجلّ ريد لفهم المخاطر المُحتملة والافتراضات والمشكلات والتّبعيات المتعلّقة بمشروع قادم بشكل أفضل. باستخدام هذه المعلومات، يمكنك وضع خطط طوارئ فعّالة وإعداد مواردك وفقًا لذلك. ستعرف الأخطاء التي من الممكن أن تحدث خلال المشروع وكيفيّة حل المشكلة.
قالب التّفكير في الدّرس
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Meetings
قالب التّفكير في الدّرس هو أداة لخلق مساحة للتّأمُّل الذّاتي والتّحسين. يمكن للطلّاب تقييم الأفكار الرّئيسيّة للدّرس وما هي الموضوعات التي يجدونها أكثر إثارة للاهتمام. عندما يتلقّى المعلّمون التّفكيرَ بالدّرس من الطّلاب، يمكنهم البحث عن فرص لتحسين منهجيّات التعلُّم والتّدريس. يمكن أن يساعدك قالب التّفكير في الدّرس في تيسير العمليّة التّعليميّة، وهو سهل الاستخدام ومباشر.
قالب آفاق النّمو الثّلاثة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
يتيح هذا النّموذج ،الذي ذُكر في كتاب كيمياء النّمو، للشّركات الطَّموحة طريقةً لتحقيق التّوازن بين الحاضر والمستقبل—بمعنى آخر، ما الذي ينجح في الأعمال الحاليّة وما هي فرص النّمو النّاشئة التي يُحتمل أن تكون مربحة في المستقبل. ثم يمكن للفِرَق على مستوى المؤسّسة التّأكُّد من أن مشاريعهم تتوافق مع أهداف المؤسّسة وتدعمها. كما يُعدُّ نموذج آفاق النّمو الثّلاثة طريقة قوية لتعزيز ثقافة الابتكار—الثّقافة التي تقدِّر التّجريب والتّكرار وتعتمد عليهما—ولتحديد الفرص المُتاحة للأعمال الجديدة.
قالب رسم الشّخصيّات
: يعمل بشكل أفضل مع
نشاط كسر الجمود
قم بتغيير جولة مقدّمة الاجتماع التّقليدية باستخدام قالب رسم الشّخصيّات. اطلب من الأشخاص رسم أنفسهم والاستمتاع بوقتهم.