قالب الاجتماع
Run better, more collaborative team meetings that set your team up for success.
معلومات حول قالب الاجتماع
كلٌّ منا تعرّض لحضور اجتماع لم يسِر كما هو مخطّطٌ له. ربما يكون قد انحرف عن الاتّجاه المخطّط له، أو نفَذ الوقت لإنجاز كلّ ما كنت تخطّط للقيام به -- أو ربما بدا وكأنّه مضيعة للوقت. لتجنّب ذلك، من المهمّ الاستعداد لإجراء اجتماع الفريق مُسبقاً. باستخدام هذا القالب البسيط والفعّال في الوقت ذاته يمكنك الاستعداد لإجراء اجتماع للفريق يفي بكلّ المتطلّبات اللّازمة. هيّئ زملاءك في الفريق لتحقيق النّجاح، وافسح الوقت والمجال للجميع للمساهمة، وحافظ على مشاريعك في مسارها الصّحيح.
ما هو اجتماع فريق العمل؟
اجتماعات الفريق جزءٌ لا يتجزّأ من حياتنا المهنيّة. بناءً على حجم مؤسّستك وهيكلها، قد ينتهي بك الأمر إلى عقد اجتماعات يوميّة أو أسبوعيّة أو شهريّة لفريقك. للأسف، هذا لا يمنع قلق الكثيرين من تلك الاجتماعات. رغم أهمّيّة الاجتماعات لتحقيق التّعاون، إلا أنّها تكون أحيانًا مليئة بالأحاديث الجانبيّة والنّقاشات الخارجة عن الموضوع والوقت الضّائع. لمَ يحدث ذلك في كثير من الأحيان؟
الإجابة بسيطة. لا يستعدّ الكثيرون منّا للاجتماعات لأننا لا نعرف كيف نقوم بذلك، أو لأننا لا نمتلك الوقت. من خلال إعداد طريقة مبسّطة للتّحضير لسير عملك، ستضمن أن تكون اجتماعاتك فعّالة وممتعة وتعاونيّة.
متى تستخدم قالب الاجتماع
استخدم قالب "إجراء اجتماع الفريق" في أي وقت تجري فيه اجتماعاً عن بعد، أو هجيناً، أو بالحضور الشّخصيّ للجميع.
قم بإنشاء اجتماعك الخاص
قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك
من السّهل عقد الاجتماع الخاص بفريقك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط الأمثل لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب "إجراء اجتماع الفريق"، ثم اتبع الخطوات التّالية لإنشاء القالب الخاص بك.
1. اسأل زملاءك في الفريق ما الذي يجدونه قيّماً. أكثر مايشتكي منه الأفراد في اجتماعات فريق العمل أنهم يشعرون وكأنّه مضيعة للوقت. عندما يحضر الأشخاص إلى اجتماع وهم يتوقّعون أنهم لن يحصلوا على فائدة منه، فمن غير المرجّح أن يستمعوا أو يساهموا -- وقد يبدؤون في تخطّي الاجتماعات. قبل أن تبدأ الاجتماع، اسأل زملاءك في الفريق عن أكثر شيء يرغبون في رؤيته أو القيام به أو مناقشته. هل هناك شيء يرغبون أن يشارك الفريق فيه؟ هل هناك تحدٍّ يرغبون في التّحدث عنه؟
2. استخدم مُدخلاتهم لإعداد جدول الأعمال. خذ الوقت الكافي قبل الاجتماع لإعداد جدول الأعمال ليعرف الجميع موضوع الاجتماع قبل أن يدخلوا الغرفة المخصّصة لعقده (أو الغرفة الافتراضيّة). تحلّى بالشّفافية بشأن سبب إدراجك لبنود معيّنة على جدول الأعمال، أو إغفالك لها.
3. شارك عناصر جدول الأعمال. قبل الاجتماع، تأكّد من حصول الجميع على نسخة من جدول الأعمال ليتمكّنوا من الاستعداد. يجد الكثير من الأشخاص أنّه من المفيد إدراج عناصر جدول الأعمال كأسئلة. على سبيل المثال، بدلاً من "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجرّب "هل يجب علينا تحديث التّقويم التّحريري؟" عبارةٌ مثل "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجعل المشاركين يتساءلون عن ماذا سيتحدّثون بالضّبط، مما يجعل الاستعداد أكثر صعوبة بالنسبة لهم. لكن استخدام لغة محدّدة يمنحهم شيئًا للاستعداد له. أثناء الاجتماع اعرض جدول الأعمال على اللّوحة ليتمكّن الجميع من الرّجوع إليه أثناء المناقشة.
استخدم اللّوحة البيضاء لتخصيص وقت لكلّ موضوع. يضمن ذلك أنّك ستتناول كلّ موضوع في جدول الأعمال قبل أن ينتهي الوقت، ويتيح لزملائك في الفريق إعداد أسئلتهم وتعليقاتهم لتناسب الوقت المخصّص لهم. يمكنك تشغيل المؤقّت عندما يبدأ الجميع في مناقشة عنصر معيّن من جدول الأعمال، والموافقة على الانتقال إلى العنصر التّالي بعد مرور فترة زمنيّة معيّنة.
5. قم بتوفير قنوات متنوّعة يمكن أن يستخدمها الأشخاص للتّواصل. عندما يتعلّق الأمر بالتّحدّث أثناء الاجتماعات، فإن لكلّ شخص الطّريقة التي تجعله يشعر بالارتياح. يكون بعض الأشخاص في أحسن حالاتهم عندما يمكنهم التّعبير شفهيّاً عمّا يدور في أذهانهم. يفضّل البعض الآخر كتابة أفكارهم. مع ذلك، قد يفضّل آخرون القيام برسم تخطيطي سريع. عند توفير طريقة واحدة فقط لتواصل زملائك في الفريق، قد تكون بذلك تحجب أصواتًا كثيرة في الغرفة. استفد من منصّة Miro لتوفير طرق لا حصر لها ليتمكّن زملاؤك في الفريق من المشاركة في الاجتماع بما في ذلك مربّع الدّردشة أو تحميل المخطّطات.
6. أرسل أعمالاً فنّيّة بعد الاجتماع، تأكّد من إرسال ملخّص لما تمّت مناقشته، بالإضافة إلى اللّوحة نفسها. بهذه الطّريقة، يمكن أن يرجع كلُّ شخص إلى ملاحظاته ويبدأ العمل بحماس وجدّ.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة MoSCoW
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Operations, Prioritization
يعد تتبع أولوياتك تحديًا كبيرًا في المشاريع الكبيرة، خاصة عندما يكون هناك الكثير من المخرجات. تم تصميم طريقة MoSCoW لمساعدتك على القيام بذلك. هذه التقنية الفعالة مبنية على نموذج مصفوفة مقسم إلى أربعة أقسام: هي الأشياء التي يجب أن تكون متوفّرة، والأشياء والتي من المتوقّع أن تكون متوفرة، والأشياء التي يمكن أن تكون متوفّرة، والأشياء التي لن تكون متوفرة (والتي تعطي معًا اسم MoSCoW). فضلاً عن مساعدتك في تقييم وتتبع أولوياتك، يفيد هذا النهج أيضًا في عرض احتياجات العمل على الجمهور وفي التعاون على تحقيق المُخرَجات مع مجموعة من أصحاب المصلحة.
قالب لوحة أجايل (Agile)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Meetings, Agile Workflows
تُعدُّ لوحة أجايل (Agile) جزءًا من إطار عمل أجايل (Agile) الشّهير، وهي عبارة عن عرض مرئي يتيح لك مزامنة المهام خلال دورة الإنتاج. تُستخدم لوحة أجايل (Agile) عادة في سياق أساليب أجايل للتّطوير مثل كانبان وسكروم، ولكنّها أداة يمكن لأي شخص أن يستخدمها. تساعد لوحة أجايل (Agile)، التي يستخدمها مطوّرو البرامج ومدراء المشاريع، في إدارة عبء العمل بطريقة مرنة وشفّافة وقابلة للتّكرار. يوفّر قالب لوحة أجايل (Agile) طريقة سهلة للبدء باستخدام مخطّط جاهز يتكوّن من ملاحظات لاصقة وقابل للتّخصيص ليناسب مهامك وفريقك.
قالب كسر الجمود
: يعمل بشكل أفضل مع
Icebreakers
أفضل طريقة لبدء اجتماع أو ورشة عمل هي بناء الرّاحة والألفة بين ضيوفك —لجعلهم يشعرون بالهدوء والاستعداد للمشاركة والتّعاون. هذا نوع من الاتّصال البشري الذي يصنعه نشاط كسر الجمود، مما يجعله رائعاً للتّجمعات عن بعد أو التّعريف على أعضاء فريق جدد. توجد العديد من نشاطات كسر الجمود للاختيار من بينها، بما في ذلك: صِف نفسَك بكلمة واحدة. شارك صورتك في مرحلة الطّفولة. إن كنت ستُخلَق حيوانًا، فأي حيوان تفضّل أن تكون؟
قالب العصف الذّهني العكسيّ
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
العصف الذّهني العكسيّ هو أسلوب يدفع المجموعة إلى التّفكير في المشكلات بدلاً من الحلول. نظرًا لأنّنا نفكّر بشكل طبيعي في المشاكل، فهي طريقةٌ رائعة لجعل المجموعة تتوقَّع المشاكل التي قد تحدث أثناء المشروع. للانخراط في العصف الذّهني العكسي، ابدأ بتحديد المشكلة، ثم فكّر في الأشياء التي قد تؤدّي إلى تفاقُمها. اطلب من فريقك أن يطرح أفكارًا حول الطُّرق التي يمكن أن تزداد بها المشكلة سوءًا. اعكس المشكلات إلى حلول مرّة أخرى، ثم قم بتقييم أفكارك.
قالب شخصية العميل (أو المستخدم)
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, User Experience
شخصية العميل أو المستخدم عبارة عن أداة مخصصة لتمثيل أو تلخيص الجمهور المستهدف لمنتجك أو خدمتك. سواء كنت تعمل في تسويق المحتوى أو تسويق المنتجات أو التصميم أو المبيعات، ستمارس عملك مع وجود هدف في ذهنك. قد يكون عميلاً حالياً أو عميلاً متوقعاً. قد يكون شخصاً سيستفيد من منتجك أو الخدمة التي تقدمها. عادةً ما تكون عبارة عن مجموعة كاملة من الشخصيات والاحتياجات التي تتقاطع بطرق مثيرة للاهتمام. من خلال استخلاص معلوماتك عن المستخدم، ستنشئ نموذجًا للشخص الذي تأمل في استهدافه: هذه هي شخصية العميل.
قالب منظِّم الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Project Planning
عندما يتعلّق الأمر بالأفكار التي يتمّ التوصُّل إليها خلال الاجتماع، يجب أن تهتم بالكمّ والجودة على حدٍّ سواء. إذن لماذا تختار؟ سيزيد قالب منظِّم الاجتماع الخاص بنا من فرص التّوصُّل إلى الكثير من الأفكار الرّائعة في اجتماعك. سيمنحك طريقة بسيطة وفعّالة لتصميم أي نشاط (بما في ذلك الاجتماعات والتّخطيط اليومي) والتّأكُّد من أنّ أعضاء الفريق البعيدين يعرفون تمامًا ما يهدف الاجتماع إلى تحقيقه. ويمكنك أن تمنح منظِّم الاجتماع الخاص بك القوّة من خلال توصيل منصّة Miro بالتّطبيقات والخدمات المفضّلة لديك: Atlassian’s JIRA و Google Drive و Slack و Trello و DropBox و OneDrive.