قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
قم وبكلّ ثقة بعقد اجتماعات منظّمة ولكنّ لا تتضمّن جدول أعمال. يجمع قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية بين هيكل سهل التّعلُّم وجدول أعمال يتحكّم فيه المشاركون لاستضافة اجتماعات مُرضية.
معلومات حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية هي صيغة مُبتكَرة تتيح للمشاركين إدارة الاجتماعات بدون ميسِّر أو جدول أعمال. يتطوّر الهيكل بشكل طبيعيّ من احتياجات الأشخاص الحاضرين، مما يؤدّي إلى إجراء اجتماع مثمر يكون فيه لكلّ شخص رأي. واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية.
ما هي الطّريقة المرنة غير الرّسمية؟
نهج الطّريقة المرنة غير الرّسمية هو أسلوب جديد لتنظيم الاجتماعات. يتمّ التّركيز على تحقيق أقصى استفادة من وقت الجميع واستخدام جدول أعمال مُتّفق عليه لضمان استثمار الجميع بالكامل.
حتّى أنك لست بحاجة إلى القهوة! (رغم أن ذلك يمكن أن يكون مفيداً).
رغم أنه قد يبدو من المستحيل إجراء اجتماع بدون قائد وتخطيط مُسبق، إلا أن شكل الطّريقة المرنة غير الرّسمية تجعل الأمر بسيطًا. يمكن للجميع اقتراح أكبر عدد ممكن من الموضوعات التي يفكّرون بها، ثم يصوّت المشاركون للموضوعات التي يريدون مناقشتها.
يحصل كل موضوع على مربّع زمني مدّته خمس دقائق للبدء. في نهاية الدّقائق الخمس، يحدّد تصويت الأغلبية ما إذا كان يجب الاستمرار في الحديث أو الانتقال إلى الموضوع التّالي.
نظرًا لأن الجميع يقومون بالتّصويت على الموضوعات، فلا يتعرّض أي شخص أو صوت إلى الهيمنة، مما يشجّع المشاركين على مشاركة وجهات نظرهم المختلفة.
متى تُستخدَم الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية في جوهرها هي مجرّد مجموعة من القواعد التي تحاكي تغيّرات الأمور الطبيعيّة في المحادثة. على هذا النّحو، يمكن استخدامها تقريباً في أي مجموعة اجتماعيّة رسميّة. كما أنها مناسبة لأيّ مكان، بدءًا من غرف الاجتماعات في الشّركات إلى المقاهي والحانات. من الممكن أيضًا إجراؤها افتراضيّاً عن طريق دعوة الجميع إلى لوحة منصّة Miro باستخدام قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية. يمكن أن يكون للاجتماع الذي يتمّ بالطّريقة المرنة غير الرّسمية أي موضوع، لكنه مفيد بشكل خاصّ للفريق أثناء طرح الأفكار واستعراضات سير العمل. أثناء عملية تبادل الأفكار بالطّريقة المرنة غير الرّسمية، يجب أن يكون كل موضوع مُقتَرَح فكرة تتعلّق بالموضوع العام. في استعراض سير العمل، كل موضوع هو درس يعتقد المشارك أنّ الفريق يجب أن يمضي فيه قُدُمًا. تعمل هذه الجلسات بشكل أفضل في مجموعات صغيرة (10 أشخاص أو أقل على النحو الأمثل)، إما كتجربة لمرة واحدة أو بشكل منتَظم (مرتان أسبوعيّاً على سبيل المثال).
يمكنك أيضًا استخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية كأداة تعليميّة. على سبيل المثال، إذا كان زملاؤك في الفريق حديثي العهد ببعض المنهجيّات مثل العمل بطريقة أجايل (Agile) أو سكرم، فيمكنك إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية كنوع من الجولات الإضافيّة لتجعل الجميع على اطّلاع على المفاهيم الأساسيّة.
كيفية تطبيق الطّريقة المرنة غير الرّسمية
من السّهل إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب الطّريقة المرنة غير الرسمية، ثم اتبع الخطوات الآتية.
حدِّد موضوعًا. هذه خطوة اختياريّة ولكنّها يمكن أن تساعد إذا واجه المشاركون مشكلةً في طرح الموضوعات. إذا كنت تجري اجتماعًا باستخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية لطرح الأفكار أو لاستعراض سير العمل، فستجد الموضوع عندما تبدأ.
اجمع مواضيع المناقشة في العمود الأول. اطلب من الجميع إضافة ملاحظات لاصقة تحتوي على الموضوعات المفضّلة لديهم. اجعل الموضوعات مختصرة ومحدّدة لسهولة القراءة. قد يكون لدى بعض المشاركين "موضوعات" عامّة، بينما قد يكون لدى المشاركين الآخرين أفكاراً محدّدة يريدون عرضها. كلٌّ منهما مرحَّبٌ به.
رتّب المواضيع حسب أولويّتها عن طريق التّصويت. استخدم الرّموز التّعبيرية (إيموجي) "للتّصويت بالنّقاط" (من صوتين إلى ثلاثة أصوات لكلّ شخص) لتناقش المواضيع المفضّلة لديك. يمكن للأشخاص إما توزيع أصواتهم عبر الموضوعات أو استخدام جميع أصواتهم في موضوع واحد. استخدم مؤقّت العدّ التنازلي من منصّة Miro لمواصلة التّصويت لأقل من ثلاث دقائق. عندما تنتهي من وضع جدول أعمالك، انقل الموضع الأوّل إلى العمود التّالي.
قم بتشغيل المؤقّت وابدأ المناقشة. يمكن للمجموعة أن تبدأ في مناقشة الموضوعات بحسب ترتيب شعبيّتها. يمتلك الشّخص الذي اقترح الموضوع الفرصة لمناقشته بعمق.
استخدم تصويت الأغلبية للاستمرار في مناقشة الموضوع، أو التوقُّف، أو الإشارة إلى مشاعر مختلطة بشأنه. بعد خمس دقائق، يمكن أن تصوّت المجموعة على ما إذا كانت ستواصل الحديث في نفس الموضوع أم تنتقل إلى الموضوع التّالي. كرّر حسب الحاجة لتوسيع المناقشة أو للاستمرار. من المهمّ الاستمرار في تحديد زمن المناقشات ليتمكّن الجميع من المساهمة والمشاركة.
أثناء انتقالك من موضوع لآخر، قم بتحديث الأعمدة وفقًا لذلك. لمساعدة الجميع على تتبُّع الموضوعات المختلفة، انقل الملاحظات اللّاصقة الخاصّة بالموضوعات إلى "تتمّ مناقشته" أو "تمّت مناقشته".
اختتم الاجتماع واطلب من الجميع المساهمة برؤية ثاقبة. احتفظ بالدّقائق الخمس الأخيرة من الاجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية لتطلب من كلّ شخص مشاركة ما تعلّمه واستنتاجاته الرّئيسية. إذا عبّرت أغلبيّة المجموعة عن رغبتها في إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية مرّة أخرى، فحدّد موعدًا آخر في المستقبل القريب.
لماذا تُسمّى بالطريقة المرنة غير الرسمية؟
يخلق مصطلح "الطريقة المرنة غير الرسمية" انطباعًا بالكفاءة في جوٍّ مريح. تعني كلمة "مرن" أنّ الاجتماع لن يهدر وقت أي شخص، وتقترح كلمة "غير الرسمي" أنّه سيكون مريحًا وممتعًا. بالطبع، من حق كل مشارك التأكد من دقة ما يعنيه الاسم!
ما الغرض من الطريقة المرنة غير الرسمية؟
تتيح الطريقة المرنة غير الرّسمية المجالَ للمناقشة المنظّمة دون تأطير المشاركين ضمن جدول أعمال أعدّه شخصٌ آخر. صُمّمت الطريقة المرنة غير الرسمية لتمكين الجميع من مناقشة مخاوفهم واهتماماتهم بغضّ النّظر عن الموضوع.
كيف يمكنك عقد جلسة مرنة وغير رسمية بطريقة افتراضيّة؟
استخدم مساحة عمل منصّة Miro التّعاونية لتتيح لجميع الحضور مشاهدة اللوحة البيضاء نفسها. تأكّد قبل الاجتماع أن الجميع يعرفون طريقةَ إعداد ملاحظات لاصقة، وكيفيةَ التّصويت باستخدام الرّموز التعبيرية (إيموجي). مما سيوفّر الوقت أثناء الجلسة نفسها.
كيف يمكنك عقد اجتماعات مرنة غير رسمية لاستعراض سير العمل؟
لا تختلف الاجتماعات المرنة غير الرسمية لاستعراض سير العمل عن غيرها، باستثناء أن الموضوع العام هو مشروع أو محاولة أخرى انتهت للتّو. يجب أن ترتبط المواضيع ببعض الدّروس المستفادة مما تمّ إنجازه.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة الابتكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Strategic Planning
تصوَّر أفضل طريقة لتنمية أعمالك باستخدام قالب مصفوفة الابتكار هذا. سيوضّح لك كيفية تبسيط ابتكارك واتّخاذ القرارات الصّحيحة بشأن مجالات عملك التي يجب الابتكار فيها وإدارة العملية بأكملها. لذلك إذا كنت ترغب في اكتشاف أفضل طريقة للابتكار في عملك، فيمكن أن تساعدك مصفوفة الابتكار.
قالب تجارب النّمو
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Desk Research, Strategic Planning
تتطلّع العديد من الشّركات الطَّموحة إلى المستقبل وتهدف إلى النّمو. إلا أنَّ قرارات النّمو يمكن أن تكون مجازفة غير مدروسة وهي محفوفة بالمخاطر وباهظة التّكلفة. وهذا ما يجعل تجارب النمو منطقية للغاية. توفّر طريقة منهجيّة من ستّ خطوات تكشف عن الإستراتيجيات الأكثر فعّالية، وكيف ستؤثر في إيراداتك، وكيف تُقارَن بمنهجيّاتك السابقة. يمكن لتجارب النّمو أن توفّر لك الوقت الهام والموارد والمال، من خلال مساعدتك في اختبار إستراتيجياتك لتوسيع نطاق عملك قبل التزامك الكامل بها.
قالب إطار عمل HEART
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Project Management, User Experience
السّعادة والتّفاعل والاعتماد والاحتفاظ ونجاح المهمّة. هي ركائز تجربة المستخدم — ولهذا فهي تُستخدَم كمعايير رئيسيّة في إطار عمل HEART. يمنح إطار العمل الذي طوّره فريق البحث في Google الشّركاتِ الكبرى وسيلةً دقيقةً لقياس تجربة المستخدم على نطاق واسع، والتي يمكنك بعد ذلك الرّجوع إليها طوال مراحل تطوير المنتَج. رغم أن إطار عمل HEART يستخدم خمسة معايير، لكنك قد لا تحتاج إلى المعايير الخمسة في كلّ مشروع — اختر تلك التي ستحقّق أكبر فائدة لشركتك ومشروعك.
قالب تخطيط السّيناريو
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Mapping, Product Management
تخطيط السّيناريو هو عمليّة تحديد جميع الخطوات التي سيتّخذها المستخدم لإكمال المهمّة. يُساعدك قالب تخطيط السّيناريو في إنشاء دليل مرئي لما تفعله الشّخصيات المختلفة وتفكّر فيه وتشعر به في مختلَف المواقف. استخدم تخطيط السّيناريو لتحديد سيناريو مقصود أو مثالي (ما الذي يجب أن يحدث) بالإضافة إلى ماذا يحدث حاليًا. إذا كنتَ تحاول تحديد السّيناريو المثالي، فيجب أن يتم رسم خرائط المستخدم في وقت مبكر جدًا في المشروع، ويمكن أن يساعد في توفير المعلومات لقصص المستخدم ومتطلَّبات إنجاز المنتج. إذا كنت تحاول فقط التّعرُّف بشكل أفضل على ما يحدث حاليًا، فيمكنك القيام برسم خرائط المستخدم عند إجراء مقابلات مع المستخدم أو متابعته.
قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Meetings, Software Development
يجتمع الفريق بأكمله لمراجعة ماحدث في اليوم السّابق ومناقشة ما يتعلّق باليوم المقبل. هذه الاجتماعات اليوميّة، التي تُعرَف أيضًا باسم "سكروم" قصيرةٌ ولكنّها فعّالة — فهي تحدّد العقبات وتمنح كل فرد في الفريق إمكانيّة التّعبير عن أفكاره، وتعزِّز التّعاون، وتُبقي التّقدُّم على مساره الصّحيح، وفي النّهاية تحافظ على عمل الفِرق معًا بشكل فعّال. يسهّل هذا القالب بشكل كبير قيامك بالتّخطيط للاجتماعات اليوميّة المُختصرَة لفريق السّباق. يبدأ الأمر باختيار التّاريخ والوقت، وإنشاء جدول أعمال، والالتزام بالتّنسيق ذاته طوال السّباق.
قالب تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Software Development
عندما تؤسّس شركة أو تُدير فريقاً، ستواجه العديد من المخاطر. لا يمكنك إزالة تلك المخاطر ولكن يمكنك تحديدها والتّخفيف من شدّتها لتزيد فرص نجاحك. تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA) أداة قويّة مصمّمة لمساعدتك في إدارة المخاطر والمشاكل المُحتملة من خلال اكتشافها ضمن عمليّة أو منتَج أو نظام. ستكتشفها في وقت أبكر ضمن عمليّاتك — لتُجنّبك التّغييرات المكلفة التي تظهر في مراحل متأخّرة من سير العمل، أو أسوأ من ذلك، بعد أن تكون قد أثّرت بالفعل على عملائك وتجربتهم.