قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
قم وبكلّ ثقة بعقد اجتماعات منظّمة ولكنّ لا تتضمّن جدول أعمال. يجمع قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية بين هيكل سهل التّعلُّم وجدول أعمال يتحكّم فيه المشاركون لاستضافة اجتماعات مُرضية.
معلومات حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية هي صيغة مُبتكَرة تتيح للمشاركين إدارة الاجتماعات بدون ميسِّر أو جدول أعمال. يتطوّر الهيكل بشكل طبيعيّ من احتياجات الأشخاص الحاضرين، مما يؤدّي إلى إجراء اجتماع مثمر يكون فيه لكلّ شخص رأي. واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية.
ما هي الطّريقة المرنة غير الرّسمية؟
نهج الطّريقة المرنة غير الرّسمية هو أسلوب جديد لتنظيم الاجتماعات. يتمّ التّركيز على تحقيق أقصى استفادة من وقت الجميع واستخدام جدول أعمال مُتّفق عليه لضمان استثمار الجميع بالكامل.
حتّى أنك لست بحاجة إلى القهوة! (رغم أن ذلك يمكن أن يكون مفيداً).
رغم أنه قد يبدو من المستحيل إجراء اجتماع بدون قائد وتخطيط مُسبق، إلا أن شكل الطّريقة المرنة غير الرّسمية تجعل الأمر بسيطًا. يمكن للجميع اقتراح أكبر عدد ممكن من الموضوعات التي يفكّرون بها، ثم يصوّت المشاركون للموضوعات التي يريدون مناقشتها.
يحصل كل موضوع على مربّع زمني مدّته خمس دقائق للبدء. في نهاية الدّقائق الخمس، يحدّد تصويت الأغلبية ما إذا كان يجب الاستمرار في الحديث أو الانتقال إلى الموضوع التّالي.
نظرًا لأن الجميع يقومون بالتّصويت على الموضوعات، فلا يتعرّض أي شخص أو صوت إلى الهيمنة، مما يشجّع المشاركين على مشاركة وجهات نظرهم المختلفة.
متى تُستخدَم الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية في جوهرها هي مجرّد مجموعة من القواعد التي تحاكي تغيّرات الأمور الطبيعيّة في المحادثة. على هذا النّحو، يمكن استخدامها تقريباً في أي مجموعة اجتماعيّة رسميّة. كما أنها مناسبة لأيّ مكان، بدءًا من غرف الاجتماعات في الشّركات إلى المقاهي والحانات. من الممكن أيضًا إجراؤها افتراضيّاً عن طريق دعوة الجميع إلى لوحة منصّة Miro باستخدام قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية. يمكن أن يكون للاجتماع الذي يتمّ بالطّريقة المرنة غير الرّسمية أي موضوع، لكنه مفيد بشكل خاصّ للفريق أثناء طرح الأفكار واستعراضات سير العمل. أثناء عملية تبادل الأفكار بالطّريقة المرنة غير الرّسمية، يجب أن يكون كل موضوع مُقتَرَح فكرة تتعلّق بالموضوع العام. في استعراض سير العمل، كل موضوع هو درس يعتقد المشارك أنّ الفريق يجب أن يمضي فيه قُدُمًا. تعمل هذه الجلسات بشكل أفضل في مجموعات صغيرة (10 أشخاص أو أقل على النحو الأمثل)، إما كتجربة لمرة واحدة أو بشكل منتَظم (مرتان أسبوعيّاً على سبيل المثال).
يمكنك أيضًا استخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية كأداة تعليميّة. على سبيل المثال، إذا كان زملاؤك في الفريق حديثي العهد ببعض المنهجيّات مثل العمل بطريقة أجايل (Agile) أو سكرم، فيمكنك إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية كنوع من الجولات الإضافيّة لتجعل الجميع على اطّلاع على المفاهيم الأساسيّة.
كيفية تطبيق الطّريقة المرنة غير الرّسمية
من السّهل إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب الطّريقة المرنة غير الرسمية، ثم اتبع الخطوات الآتية.
حدِّد موضوعًا. هذه خطوة اختياريّة ولكنّها يمكن أن تساعد إذا واجه المشاركون مشكلةً في طرح الموضوعات. إذا كنت تجري اجتماعًا باستخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية لطرح الأفكار أو لاستعراض سير العمل، فستجد الموضوع عندما تبدأ.
اجمع مواضيع المناقشة في العمود الأول. اطلب من الجميع إضافة ملاحظات لاصقة تحتوي على الموضوعات المفضّلة لديهم. اجعل الموضوعات مختصرة ومحدّدة لسهولة القراءة. قد يكون لدى بعض المشاركين "موضوعات" عامّة، بينما قد يكون لدى المشاركين الآخرين أفكاراً محدّدة يريدون عرضها. كلٌّ منهما مرحَّبٌ به.
رتّب المواضيع حسب أولويّتها عن طريق التّصويت. استخدم الرّموز التّعبيرية (إيموجي) "للتّصويت بالنّقاط" (من صوتين إلى ثلاثة أصوات لكلّ شخص) لتناقش المواضيع المفضّلة لديك. يمكن للأشخاص إما توزيع أصواتهم عبر الموضوعات أو استخدام جميع أصواتهم في موضوع واحد. استخدم مؤقّت العدّ التنازلي من منصّة Miro لمواصلة التّصويت لأقل من ثلاث دقائق. عندما تنتهي من وضع جدول أعمالك، انقل الموضع الأوّل إلى العمود التّالي.
قم بتشغيل المؤقّت وابدأ المناقشة. يمكن للمجموعة أن تبدأ في مناقشة الموضوعات بحسب ترتيب شعبيّتها. يمتلك الشّخص الذي اقترح الموضوع الفرصة لمناقشته بعمق.
استخدم تصويت الأغلبية للاستمرار في مناقشة الموضوع، أو التوقُّف، أو الإشارة إلى مشاعر مختلطة بشأنه. بعد خمس دقائق، يمكن أن تصوّت المجموعة على ما إذا كانت ستواصل الحديث في نفس الموضوع أم تنتقل إلى الموضوع التّالي. كرّر حسب الحاجة لتوسيع المناقشة أو للاستمرار. من المهمّ الاستمرار في تحديد زمن المناقشات ليتمكّن الجميع من المساهمة والمشاركة.
أثناء انتقالك من موضوع لآخر، قم بتحديث الأعمدة وفقًا لذلك. لمساعدة الجميع على تتبُّع الموضوعات المختلفة، انقل الملاحظات اللّاصقة الخاصّة بالموضوعات إلى "تتمّ مناقشته" أو "تمّت مناقشته".
اختتم الاجتماع واطلب من الجميع المساهمة برؤية ثاقبة. احتفظ بالدّقائق الخمس الأخيرة من الاجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية لتطلب من كلّ شخص مشاركة ما تعلّمه واستنتاجاته الرّئيسية. إذا عبّرت أغلبيّة المجموعة عن رغبتها في إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية مرّة أخرى، فحدّد موعدًا آخر في المستقبل القريب.
لماذا تُسمّى بالطريقة المرنة غير الرسمية؟
يخلق مصطلح "الطريقة المرنة غير الرسمية" انطباعًا بالكفاءة في جوٍّ مريح. تعني كلمة "مرن" أنّ الاجتماع لن يهدر وقت أي شخص، وتقترح كلمة "غير الرسمي" أنّه سيكون مريحًا وممتعًا. بالطبع، من حق كل مشارك التأكد من دقة ما يعنيه الاسم!
ما الغرض من الطريقة المرنة غير الرسمية؟
تتيح الطريقة المرنة غير الرّسمية المجالَ للمناقشة المنظّمة دون تأطير المشاركين ضمن جدول أعمال أعدّه شخصٌ آخر. صُمّمت الطريقة المرنة غير الرسمية لتمكين الجميع من مناقشة مخاوفهم واهتماماتهم بغضّ النّظر عن الموضوع.
كيف يمكنك عقد جلسة مرنة وغير رسمية بطريقة افتراضيّة؟
استخدم مساحة عمل منصّة Miro التّعاونية لتتيح لجميع الحضور مشاهدة اللوحة البيضاء نفسها. تأكّد قبل الاجتماع أن الجميع يعرفون طريقةَ إعداد ملاحظات لاصقة، وكيفيةَ التّصويت باستخدام الرّموز التعبيرية (إيموجي). مما سيوفّر الوقت أثناء الجلسة نفسها.
كيف يمكنك عقد اجتماعات مرنة غير رسمية لاستعراض سير العمل؟
لا تختلف الاجتماعات المرنة غير الرسمية لاستعراض سير العمل عن غيرها، باستثناء أن الموضوع العام هو مشروع أو محاولة أخرى انتهت للتّو. يجب أن ترتبط المواضيع ببعض الدّروس المستفادة مما تمّ إنجازه.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب كسر الجمود
: يعمل بشكل أفضل مع
Icebreakers
أفضل طريقة لبدء اجتماع أو ورشة عمل هي بناء الرّاحة والألفة بين ضيوفك —لجعلهم يشعرون بالهدوء والاستعداد للمشاركة والتّعاون. هذا نوع من الاتّصال البشري الذي يصنعه نشاط كسر الجمود، مما يجعله رائعاً للتّجمعات عن بعد أو التّعريف على أعضاء فريق جدد. توجد العديد من نشاطات كسر الجمود للاختيار من بينها، بما في ذلك: صِف نفسَك بكلمة واحدة. شارك صورتك في مرحلة الطّفولة. إن كنت ستُخلَق حيوانًا، فأي حيوان تفضّل أن تكون؟
قالب مخطط المعلومات البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Documentation
لا بدّ وأنك قد اختبرت كيف تصبح البيانات كثيفة ومملّة جدًا. لكنك بحاجة بيانات مُقنعة ومميّزة ومفهومة. الحل؟ مخطط المعلومات البياني. تتيح لك هذه الأدوات تقديم المعلومات بطريقة رائعة وتحويل البيانات الكمية أو النوعية إلى قصص تفاعلية وذات صدى. بغض النظر عمن ستقدمه له — العملاء أو المتبرعين أو فرقك الداخلية — سيتيح لك قالبنا تصميم مخطط معلومات بياني يجمع بين النصوص والمرئيات لتبسيط حتى البيانات الأكثر تعقيداَ.
قالب الأعمال التي يتعيّن القيام بها
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Design Thinking, Brainstorming
يتعلق الأمر بإنجاز العمل بشكل صحيح — يقوم العملاء "بتوظيف" منتج أو خدمة لإنجاز "عمل"، وإذا لم يُنجَز بشكل صحيح، سيجد العميل بديلاً يقوم بالمهمّة بشكل أفضل. استنادًا إلى هذا المُنطَلق البسيط، يساعد إطار الأعمال التي يتعيّن القيام بها (JTBD) روّاد الأعمال والشّركات الناشئة ومدراء الأعمال في تحديد هوية عملائهم ومعرفة الاحتياجات التي لم تتم تلبيتها في السّوق. تتيح لك قصة العمل القياسيّة رؤية الأشياء من وجهة نظر عملائك عبر سرد قصتهم باستخدام هيكل قصّة "عندما…أريد…لذلك أنا…".
قالب بلس دلتا
: يعمل بشكل أفضل مع
Software Development, Meetings, Retrospectives
قالب بلس دلتا أداةٌ بسيطة وقويّة لجمع النّقد البنّاء من المجموعة. يشّجعكم التّنسيق أنت وفريقك على التّركيز على ما سار بشكل جيد، وما يجب تكراره في المستقبل، وما يجب أن تهدف إلى تغييره. لإكمال قالب بلس دلتا، دوّن ملاحظات بالأشياء النّاجحة والأشياء التي ترغب في تحسينها. ويمكنك بعد ذلك إيداع هذه العناصر في عمودين منفصلين. استخدم بلس دلتا لعرض المكاسب والدّروس المُستفادة لفريقك وأصحاب المصلحة والموظّفين والرّؤساء.
قالب تحليل أصحاب المصلحة
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
تعد إدارة أصحاب المصلحة أساساً لعملية استكمال المشروع في الوقت المحدّد، وتلبية التوقعات، لذا نقدّم لك كيفية استخدام تحليل أصحاب المصلحة للمساعدة. يمكّنك تحليل أصحاب المصلحة من تلبية التوقعات وإنجاز المشاريع في الوقت المحدد من خلال تحديد الأفراد والمجموعات والمؤسسات التي لها منفعة خاصّة في برنامج أو عملية. في تحليل أصحاب المصلحة النّموذجي، ستصنّف أصحاب المصلحة وفق الأولويّة بناءً على تأثيرهم في المشروع، وتسعى إلى فهمِ أفضلِ طريقةٍ للتعامل معهم طوال فترة المشروع.
قالب مخطّط إعداد التّطبيقات
: يعمل بشكل أفضل مع
Market Research, Product Management, User Experience
هل لاحظت أن إنشاء تطبيق ناجح يتطلّب الكثير من العناصر الفاعلة والمتغيّرات؟ إذا كنت مدير مشروع، فمن المؤكّد أنك لاحظتَ ذلك. لحسن حظّك أن مخطّط إعداد التّطبيقات سيتيح لك قيادة العمليّة بأكملها وتحسينها. يحتوي على 18 صندوقًا، يركّز كلٌّ منها على جانب رئيسيّ من إعداد التّطبيق، مما يمنحك عرضًا للصّورة الشّاملة. بهذه الطريقة يمكنك ضبط العمليّات وتجاوز المشكلات المُحتمَلة خلال رحلة العمل—مما ينتج عنه مسار أكثر سلاسة ومنتج أفضل وأكثر إحكامًا.