قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
قم وبكلّ ثقة بعقد اجتماعات منظّمة ولكنّ لا تتضمّن جدول أعمال. يجمع قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية بين هيكل سهل التّعلُّم وجدول أعمال يتحكّم فيه المشاركون لاستضافة اجتماعات مُرضية.
معلومات حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية هي صيغة مُبتكَرة تتيح للمشاركين إدارة الاجتماعات بدون ميسِّر أو جدول أعمال. يتطوّر الهيكل بشكل طبيعيّ من احتياجات الأشخاص الحاضرين، مما يؤدّي إلى إجراء اجتماع مثمر يكون فيه لكلّ شخص رأي. واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية.
ما هي الطّريقة المرنة غير الرّسمية؟
نهج الطّريقة المرنة غير الرّسمية هو أسلوب جديد لتنظيم الاجتماعات. يتمّ التّركيز على تحقيق أقصى استفادة من وقت الجميع واستخدام جدول أعمال مُتّفق عليه لضمان استثمار الجميع بالكامل.
حتّى أنك لست بحاجة إلى القهوة! (رغم أن ذلك يمكن أن يكون مفيداً).
رغم أنه قد يبدو من المستحيل إجراء اجتماع بدون قائد وتخطيط مُسبق، إلا أن شكل الطّريقة المرنة غير الرّسمية تجعل الأمر بسيطًا. يمكن للجميع اقتراح أكبر عدد ممكن من الموضوعات التي يفكّرون بها، ثم يصوّت المشاركون للموضوعات التي يريدون مناقشتها.
يحصل كل موضوع على مربّع زمني مدّته خمس دقائق للبدء. في نهاية الدّقائق الخمس، يحدّد تصويت الأغلبية ما إذا كان يجب الاستمرار في الحديث أو الانتقال إلى الموضوع التّالي.
نظرًا لأن الجميع يقومون بالتّصويت على الموضوعات، فلا يتعرّض أي شخص أو صوت إلى الهيمنة، مما يشجّع المشاركين على مشاركة وجهات نظرهم المختلفة.
متى تُستخدَم الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية في جوهرها هي مجرّد مجموعة من القواعد التي تحاكي تغيّرات الأمور الطبيعيّة في المحادثة. على هذا النّحو، يمكن استخدامها تقريباً في أي مجموعة اجتماعيّة رسميّة. كما أنها مناسبة لأيّ مكان، بدءًا من غرف الاجتماعات في الشّركات إلى المقاهي والحانات. من الممكن أيضًا إجراؤها افتراضيّاً عن طريق دعوة الجميع إلى لوحة منصّة Miro باستخدام قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية. يمكن أن يكون للاجتماع الذي يتمّ بالطّريقة المرنة غير الرّسمية أي موضوع، لكنه مفيد بشكل خاصّ للفريق أثناء طرح الأفكار واستعراضات سير العمل. أثناء عملية تبادل الأفكار بالطّريقة المرنة غير الرّسمية، يجب أن يكون كل موضوع مُقتَرَح فكرة تتعلّق بالموضوع العام. في استعراض سير العمل، كل موضوع هو درس يعتقد المشارك أنّ الفريق يجب أن يمضي فيه قُدُمًا. تعمل هذه الجلسات بشكل أفضل في مجموعات صغيرة (10 أشخاص أو أقل على النحو الأمثل)، إما كتجربة لمرة واحدة أو بشكل منتَظم (مرتان أسبوعيّاً على سبيل المثال).
يمكنك أيضًا استخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية كأداة تعليميّة. على سبيل المثال، إذا كان زملاؤك في الفريق حديثي العهد ببعض المنهجيّات مثل العمل بطريقة أجايل (Agile) أو سكرم، فيمكنك إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية كنوع من الجولات الإضافيّة لتجعل الجميع على اطّلاع على المفاهيم الأساسيّة.
كيفية تطبيق الطّريقة المرنة غير الرّسمية
من السّهل إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب الطّريقة المرنة غير الرسمية، ثم اتبع الخطوات الآتية.
حدِّد موضوعًا. هذه خطوة اختياريّة ولكنّها يمكن أن تساعد إذا واجه المشاركون مشكلةً في طرح الموضوعات. إذا كنت تجري اجتماعًا باستخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية لطرح الأفكار أو لاستعراض سير العمل، فستجد الموضوع عندما تبدأ.
اجمع مواضيع المناقشة في العمود الأول. اطلب من الجميع إضافة ملاحظات لاصقة تحتوي على الموضوعات المفضّلة لديهم. اجعل الموضوعات مختصرة ومحدّدة لسهولة القراءة. قد يكون لدى بعض المشاركين "موضوعات" عامّة، بينما قد يكون لدى المشاركين الآخرين أفكاراً محدّدة يريدون عرضها. كلٌّ منهما مرحَّبٌ به.
رتّب المواضيع حسب أولويّتها عن طريق التّصويت. استخدم الرّموز التّعبيرية (إيموجي) "للتّصويت بالنّقاط" (من صوتين إلى ثلاثة أصوات لكلّ شخص) لتناقش المواضيع المفضّلة لديك. يمكن للأشخاص إما توزيع أصواتهم عبر الموضوعات أو استخدام جميع أصواتهم في موضوع واحد. استخدم مؤقّت العدّ التنازلي من منصّة Miro لمواصلة التّصويت لأقل من ثلاث دقائق. عندما تنتهي من وضع جدول أعمالك، انقل الموضع الأوّل إلى العمود التّالي.
قم بتشغيل المؤقّت وابدأ المناقشة. يمكن للمجموعة أن تبدأ في مناقشة الموضوعات بحسب ترتيب شعبيّتها. يمتلك الشّخص الذي اقترح الموضوع الفرصة لمناقشته بعمق.
استخدم تصويت الأغلبية للاستمرار في مناقشة الموضوع، أو التوقُّف، أو الإشارة إلى مشاعر مختلطة بشأنه. بعد خمس دقائق، يمكن أن تصوّت المجموعة على ما إذا كانت ستواصل الحديث في نفس الموضوع أم تنتقل إلى الموضوع التّالي. كرّر حسب الحاجة لتوسيع المناقشة أو للاستمرار. من المهمّ الاستمرار في تحديد زمن المناقشات ليتمكّن الجميع من المساهمة والمشاركة.
أثناء انتقالك من موضوع لآخر، قم بتحديث الأعمدة وفقًا لذلك. لمساعدة الجميع على تتبُّع الموضوعات المختلفة، انقل الملاحظات اللّاصقة الخاصّة بالموضوعات إلى "تتمّ مناقشته" أو "تمّت مناقشته".
اختتم الاجتماع واطلب من الجميع المساهمة برؤية ثاقبة. احتفظ بالدّقائق الخمس الأخيرة من الاجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية لتطلب من كلّ شخص مشاركة ما تعلّمه واستنتاجاته الرّئيسية. إذا عبّرت أغلبيّة المجموعة عن رغبتها في إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية مرّة أخرى، فحدّد موعدًا آخر في المستقبل القريب.
لماذا تُسمّى بالطريقة المرنة غير الرسمية؟
يخلق مصطلح "الطريقة المرنة غير الرسمية" انطباعًا بالكفاءة في جوٍّ مريح. تعني كلمة "مرن" أنّ الاجتماع لن يهدر وقت أي شخص، وتقترح كلمة "غير الرسمي" أنّه سيكون مريحًا وممتعًا. بالطبع، من حق كل مشارك التأكد من دقة ما يعنيه الاسم!
ما الغرض من الطريقة المرنة غير الرسمية؟
تتيح الطريقة المرنة غير الرّسمية المجالَ للمناقشة المنظّمة دون تأطير المشاركين ضمن جدول أعمال أعدّه شخصٌ آخر. صُمّمت الطريقة المرنة غير الرسمية لتمكين الجميع من مناقشة مخاوفهم واهتماماتهم بغضّ النّظر عن الموضوع.
كيف يمكنك عقد جلسة مرنة وغير رسمية بطريقة افتراضيّة؟
استخدم مساحة عمل منصّة Miro التّعاونية لتتيح لجميع الحضور مشاهدة اللوحة البيضاء نفسها. تأكّد قبل الاجتماع أن الجميع يعرفون طريقةَ إعداد ملاحظات لاصقة، وكيفيةَ التّصويت باستخدام الرّموز التعبيرية (إيموجي). مما سيوفّر الوقت أثناء الجلسة نفسها.
كيف يمكنك عقد اجتماعات مرنة غير رسمية لاستعراض سير العمل؟
لا تختلف الاجتماعات المرنة غير الرسمية لاستعراض سير العمل عن غيرها، باستثناء أن الموضوع العام هو مشروع أو محاولة أخرى انتهت للتّو. يجب أن ترتبط المواضيع ببعض الدّروس المستفادة مما تمّ إنجازه.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب طريقة تحديد الأولويّات 3x3
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Prioritization, Strategic Planning
يتعلّق الأمر بتقييم مهمّة أو فكرة، وتحديد الجهد الذي ستتطلّبه والتّأثير المُحتمل لها بشكلٍ سريع — بتصنيف منخفض أو متوسّط أو مرتفع. هذا ما تقوم به طريقة تحديد الأولويّات 3x3: تساعد الفِرَق في ترتيب الأولويّات وتحديد المكاسب السّريعة أو المشاريع الكبرى أو مهام التّعبئة أو مُسبّبات هدر الوقت. باستخدام تسع مناطق للتّخزين، فإنها توفّر تفاصيل أكبر قليلاً من مصفوفة تحديد الأولويّات 2x2 (أو طريقة تحديد الأولويّات الرّشيقة). من السّهل إنشاء مصفوفة تحديد أولويّات 3x3 خاصّة بك — استخدمها لتحديد الأنشطة أو الأفكار التي يجب التّركيز عليها باستخدام مواردك القيِّمة.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب أبحاث التّصميم
: يعمل بشكل أفضل مع
UX Design, Design Thinking, Desk Research
خريطة أبحاث التّصميم هي إطار عمل شبكي يوضّح العلاقة بين نقطتي تقاطع رئيسيّتين في منهجيّات البحث: العقليّة والمنهج. تشجّع خرائط أبحاث التّصميم فريقك أو عملاءك على وضع استراتيجيّات عمل جديدة باستخدام التّفكير التّصميمي الإبداعي. يهدف إطار العمل الذي قامت بتصميمه في الأصل الأكاديميّة ليز ساندرز، إلى حلّ الارتباك أو التّداخُل بين أساليب البحث والتّصميم. سواء أكان فريقك يقوم بحلّ المشكلات أو بتحديد مجالها، فقد يساعدك استخدام قالب تصميم الأبحاث في التّفكير بالقيمة الإجماليّة للعديد من الممارسات غير المترابطة.
قالب مصفوفة الأولويات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
إذا احتجت إلى ما هو أشمل من قائمة المهام الأساسية، فمن المحتمل أن تستفيد من مصفوفة الأولويات. تم تصميم قالب مصفوفة الأولويات لمساعدتك على تحديد المهام الحرجة حتى تتمكن من التركيز على الاحتياجات الأكثر إلحاحاً. في مصفوفة 2x2، أدخل أولوياتك بناءً على ما إذا كان يجب إنجازها بسرعة مرتفعة أم منخفضة، وإن كانت ذات أهمية مرتفعة أم منخفضة. فهي قابلة للتطبيق على إدارة المشاريع والإدارة الشخصية على حد سواء، استخدم قالب مصفوفة الأولويات لتحسين عمليات الأعمال وتحقيق الكفاءة وإزالة العقبات والحد من النفايات التشغيلية.
قالب REAN
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Strategic Planning, Meetings
تمّ تقديم نموذج REAN لأوّل مرة في Cult of Analytics، ويُستخدم لقياس فعّالية جهود التّسويق وفهمها. كلمة REAN هي اختصار للوصول والمشاركة والتّفعيل والتّعزيز، وهي المراحل الرئيسيّة لتجربة جمهور المسوِّق خلال رحلةٍ نموذجيّة. يساعد نموذج REAN فِرَق التّسويق في تطوير مؤشّرات أداء رئيسيّة مفيدة يمكن أن تساعد في تصوُّر مدى نجاح حملاتهم التّسويقيّة أو الإعلانيّة. تعتمد العديد من الفِرَق على نموذج REAN لأنه قابل للتكيُّف مع مجموعة متنوّعة من جهود التّسويق، بما في ذلك تخطيط إطارات عمل القياس، وتحديد الأهداف، واتخاذ القرار بشأنها، وتحديد قنوات التّسويق الرّقمي.
قالب تخطيط المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Project Planning
خطّة المشروع هي المصدر الوحيد للحقيقة تساعد الفِرَق في تصوّر المراحل الرّئيسيّة للمشروع وتنفيذها. تكون خطط المشروع أكثر فائدة عندما تحدِّد "العناصر" و"الأسباب" الخاصة بالمشروع لأي شخص يجب أن يقدّم الدّعم له. استخدم خطّة المشروع لتناقش بشكل استباقي احتياجات الفريق؛ والتّوقُّعات؛ والخطوط الأساسيّة للجدول الزّمني والميزانيّة والنّطاق. ستساعدك الخطّة أيضاً في توضيح الموارد المُتاحة قبل البدء في مشروع ما، بالإضافة إلى المُنجزات المُتوقَّعة في نهاية المشروع.