قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
قم وبكلّ ثقة بعقد اجتماعات منظّمة ولكنّ لا تتضمّن جدول أعمال. يجمع قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية بين هيكل سهل التّعلُّم وجدول أعمال يتحكّم فيه المشاركون لاستضافة اجتماعات مُرضية.
Trusted by 65M+ users and leading companies
معلومات حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية هي صيغة مُبتكَرة تتيح للمشاركين إدارة الاجتماعات بدون ميسِّر أو جدول أعمال. يتطوّر الهيكل بشكل طبيعيّ من احتياجات الأشخاص الحاضرين، مما يؤدّي إلى إجراء اجتماع مثمر يكون فيه لكلّ شخص رأي. واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية.
ما هي الطّريقة المرنة غير الرّسمية؟
نهج الطّريقة المرنة غير الرّسمية هو أسلوب جديد لتنظيم الاجتماعات. يتمّ التّركيز على تحقيق أقصى استفادة من وقت الجميع واستخدام جدول أعمال مُتّفق عليه لضمان استثمار الجميع بالكامل.
حتّى أنك لست بحاجة إلى القهوة! (رغم أن ذلك يمكن أن يكون مفيداً).
رغم أنه قد يبدو من المستحيل إجراء اجتماع بدون قائد وتخطيط مُسبق، إلا أن شكل الطّريقة المرنة غير الرّسمية تجعل الأمر بسيطًا. يمكن للجميع اقتراح أكبر عدد ممكن من الموضوعات التي يفكّرون بها، ثم يصوّت المشاركون للموضوعات التي يريدون مناقشتها.
يحصل كل موضوع على مربّع زمني مدّته خمس دقائق للبدء. في نهاية الدّقائق الخمس، يحدّد تصويت الأغلبية ما إذا كان يجب الاستمرار في الحديث أو الانتقال إلى الموضوع التّالي.
نظرًا لأن الجميع يقومون بالتّصويت على الموضوعات، فلا يتعرّض أي شخص أو صوت إلى الهيمنة، مما يشجّع المشاركين على مشاركة وجهات نظرهم المختلفة.
متى تُستخدَم الطّريقة المرنة غير الرّسمية
الطّريقة المرنة غير الرّسمية في جوهرها هي مجرّد مجموعة من القواعد التي تحاكي تغيّرات الأمور الطبيعيّة في المحادثة. على هذا النّحو، يمكن استخدامها تقريباً في أي مجموعة اجتماعيّة رسميّة. كما أنها مناسبة لأيّ مكان، بدءًا من غرف الاجتماعات في الشّركات إلى المقاهي والحانات. من الممكن أيضًا إجراؤها افتراضيّاً عن طريق دعوة الجميع إلى لوحة منصّة Miro باستخدام قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية. يمكن أن يكون للاجتماع الذي يتمّ بالطّريقة المرنة غير الرّسمية أي موضوع، لكنه مفيد بشكل خاصّ للفريق أثناء طرح الأفكار واستعراضات سير العمل. أثناء عملية تبادل الأفكار بالطّريقة المرنة غير الرّسمية، يجب أن يكون كل موضوع مُقتَرَح فكرة تتعلّق بالموضوع العام. في استعراض سير العمل، كل موضوع هو درس يعتقد المشارك أنّ الفريق يجب أن يمضي فيه قُدُمًا. تعمل هذه الجلسات بشكل أفضل في مجموعات صغيرة (10 أشخاص أو أقل على النحو الأمثل)، إما كتجربة لمرة واحدة أو بشكل منتَظم (مرتان أسبوعيّاً على سبيل المثال).
يمكنك أيضًا استخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية كأداة تعليميّة. على سبيل المثال، إذا كان زملاؤك في الفريق حديثي العهد ببعض المنهجيّات مثل العمل بطريقة أجايل (Agile) أو سكرم، فيمكنك إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية كنوع من الجولات الإضافيّة لتجعل الجميع على اطّلاع على المفاهيم الأساسيّة.
كيفية تطبيق الطّريقة المرنة غير الرّسمية
من السّهل إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب الطّريقة المرنة غير الرسمية، ثم اتبع الخطوات الآتية.
حدِّد موضوعًا. هذه خطوة اختياريّة ولكنّها يمكن أن تساعد إذا واجه المشاركون مشكلةً في طرح الموضوعات. إذا كنت تجري اجتماعًا باستخدام الطّريقة المرنة غير الرّسمية لطرح الأفكار أو لاستعراض سير العمل، فستجد الموضوع عندما تبدأ.
اجمع مواضيع المناقشة في العمود الأول. اطلب من الجميع إضافة ملاحظات لاصقة تحتوي على الموضوعات المفضّلة لديهم. اجعل الموضوعات مختصرة ومحدّدة لسهولة القراءة. قد يكون لدى بعض المشاركين "موضوعات" عامّة، بينما قد يكون لدى المشاركين الآخرين أفكاراً محدّدة يريدون عرضها. كلٌّ منهما مرحَّبٌ به.
رتّب المواضيع حسب أولويّتها عن طريق التّصويت. استخدم الرّموز التّعبيرية (إيموجي) "للتّصويت بالنّقاط" (من صوتين إلى ثلاثة أصوات لكلّ شخص) لتناقش المواضيع المفضّلة لديك. يمكن للأشخاص إما توزيع أصواتهم عبر الموضوعات أو استخدام جميع أصواتهم في موضوع واحد. استخدم مؤقّت العدّ التنازلي من منصّة Miro لمواصلة التّصويت لأقل من ثلاث دقائق. عندما تنتهي من وضع جدول أعمالك، انقل الموضع الأوّل إلى العمود التّالي.
قم بتشغيل المؤقّت وابدأ المناقشة. يمكن للمجموعة أن تبدأ في مناقشة الموضوعات بحسب ترتيب شعبيّتها. يمتلك الشّخص الذي اقترح الموضوع الفرصة لمناقشته بعمق.
استخدم تصويت الأغلبية للاستمرار في مناقشة الموضوع، أو التوقُّف، أو الإشارة إلى مشاعر مختلطة بشأنه. بعد خمس دقائق، يمكن أن تصوّت المجموعة على ما إذا كانت ستواصل الحديث في نفس الموضوع أم تنتقل إلى الموضوع التّالي. كرّر حسب الحاجة لتوسيع المناقشة أو للاستمرار. من المهمّ الاستمرار في تحديد زمن المناقشات ليتمكّن الجميع من المساهمة والمشاركة.
أثناء انتقالك من موضوع لآخر، قم بتحديث الأعمدة وفقًا لذلك. لمساعدة الجميع على تتبُّع الموضوعات المختلفة، انقل الملاحظات اللّاصقة الخاصّة بالموضوعات إلى "تتمّ مناقشته" أو "تمّت مناقشته".
اختتم الاجتماع واطلب من الجميع المساهمة برؤية ثاقبة. احتفظ بالدّقائق الخمس الأخيرة من الاجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية لتطلب من كلّ شخص مشاركة ما تعلّمه واستنتاجاته الرّئيسية. إذا عبّرت أغلبيّة المجموعة عن رغبتها في إجراء اجتماع بالطّريقة المرنة غير الرّسمية مرّة أخرى، فحدّد موعدًا آخر في المستقبل القريب.
لماذا تُسمّى بالطريقة المرنة غير الرسمية؟
يخلق مصطلح "الطريقة المرنة غير الرسمية" انطباعًا بالكفاءة في جوٍّ مريح. تعني كلمة "مرن" أنّ الاجتماع لن يهدر وقت أي شخص، وتقترح كلمة "غير الرسمي" أنّه سيكون مريحًا وممتعًا. بالطبع، من حق كل مشارك التأكد من دقة ما يعنيه الاسم!
ما الغرض من الطريقة المرنة غير الرسمية؟
تتيح الطريقة المرنة غير الرّسمية المجالَ للمناقشة المنظّمة دون تأطير المشاركين ضمن جدول أعمال أعدّه شخصٌ آخر. صُمّمت الطريقة المرنة غير الرسمية لتمكين الجميع من مناقشة مخاوفهم واهتماماتهم بغضّ النّظر عن الموضوع.
كيف يمكنك عقد جلسة مرنة وغير رسمية بطريقة افتراضيّة؟
استخدم مساحة عمل منصّة Miro التّعاونية لتتيح لجميع الحضور مشاهدة اللوحة البيضاء نفسها. تأكّد قبل الاجتماع أن الجميع يعرفون طريقةَ إعداد ملاحظات لاصقة، وكيفيةَ التّصويت باستخدام الرّموز التعبيرية (إيموجي). مما سيوفّر الوقت أثناء الجلسة نفسها.
كيف يمكنك عقد اجتماعات مرنة غير رسمية لاستعراض سير العمل؟
لا تختلف الاجتماعات المرنة غير الرسمية لاستعراض سير العمل عن غيرها، باستثناء أن الموضوع العام هو مشروع أو محاولة أخرى انتهت للتّو. يجب أن ترتبط المواضيع ببعض الدّروس المستفادة مما تمّ إنجازه.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطّط الإنجاز الكلّي
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Agile Workflows, Mapping
مهلاً مهلاً مهلاً، تمالك نفسك! هذا يعني معرفة مقدار العمل المتبقِّي—واستنادًا إلى تاريخ التّسليم، ما هو الوقت الذي ستخصّصه لكل مهمّة. مخطّط الإنجاز الكلّي مثاليٌّ لمدراء المشاريع، يُقدِّم تصوّرًا واضحًا للعمل المتبقِّي للفريق ليساعد في إنجازه في الوقت المحدَّد وضمن الميزانيّة. لهذه المخطّطات فوائد أخرى كبيرة أيضًا. تشجّع الشّفافيّة وتساعد كلَّ عضو ضمن الفريق على إدراك وتيرة عمله، ليتمكّن من تعديلها أو الحفاظ عليها.
قالب لعبة تقدير ميتش لاسي
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Agile Methodology, Prioritization
قد يبدو اسم لعبة تقدير ميتش لاسي طويلًا ولكنّه أداة بسيطة، وهي طريقة فعّالة لترتيب مهام عملك حسب الحجم والأولويّة — لكي تتمكّن من تحديد ما يجب معالجته أولاً. في اللّعبة، تمثّل البطاقات عناصر العمل الخاصّة بك وتُبرز عائد الاستثمار أو قيمة الأعمال أو مقاييس مهمّة أخرى. ستضع كلّاً منها في ربع (مع ترتيبها حسب الحجم والأولويّة) لمساعدتك في ترتيبها في جدولك المقبل. كما تمكِّن اللّعبة المطوّرين وفرق إدارة المنتجات من العمل معًا والتّعاون بشكل فعال.
قالب إطار عمل كينيفين
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Prioritization
تواجه الشّركات مجموعة من المشكلات المعقّدة. في بعض الأحيان، تجعل هذه المشكلات صانعي القرار غير متأكّدين من أين يبدؤون أو ما هي الأسئلة التي يجب طرحها. يمكن أن يساعدك إطار عمل كينيفين الذي أعدّه ديف سنودن في شركة IBM عام 1999 على تجاوز المشكلات والعثور على الاستجابة المناسبة. تستخدم العديد من المؤسّسات إطار العمل الفعّال والمرن هذا لمساعدتها أثناء تطوير المنتج وخطط التّسويق والاستراتيجيّة التنظيميّة أو عند مواجهة الأزمات. هذا القالب مثاليٌّ أيضاً لتدريب الموظّفين الجُدد على كيفيّة التّفاعل مع حدَث كهذا.
قالب مخطّط المنتَج
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, UX Design
مخطّطات المنتَج هي أداة موجَزة وغنيّة بالمحتوى توضِّح ما هو منتجك وما هي مكانته الاستراتيجيّة. من خلال الجمع بين العمل بطريقة أجايل وتجربة المستخدم، تُكمل مخطّطات المشروع قصص المستخدم باستخدام الشّخصيات، ومخطّطات القصّة، والسّيناريوهات، ورسومات التّصميم وغيرها من الأدوات الخاصّة بتجربة المستخدم. تُعدّ مخطَّطات المنتَج مفيدة لأنها تساعد مدراء المنتجات في تحديد نموذج أوّلي. إنشاء مخطّط المنتَج هو خطوة أولى مهمّة في تحديد المستخدمين المحتمَلين، والمشكلة التي يجب حلّها، والوظائف الأساسيّة للمنتَج، والوظائف المتقدّمة التي تستحقّ الاستكشاف، والميزة التّنافسية، والمكاسب المحتمَلة للعملاء من المنتج.
قالب التقويم السنوي
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Strategic Planning, Project Planning
تساعدك وفرة التقويمات على تذكر مواعيد التسليم اليومية دائمًا. مع هذه الأداة، أصبح الأمر كله يتعلق بالمنظور الشامل. بشكل يشابه الهيكل الشبكي لتقويمات الحائط التي تشمل 12 شهرًا، يبيّن لك هذا القالب مشاريعك والتزاماتك وأهدافك لمدة عام كامل في كل مرة تعرضه فيها. ومن ثم تستطيع أنت وفريقك الاستعداد لتخطّي فترات الذروة في العمل، وتنظيم أعمالكم على النحو الذي يناسبكم، والاحتفال بما تحققونه من تطور. سيصبح الشروع في العمل سهل للغاية - فما عليك سوى تسمية التدفقات المرمّزة بالألوان في التقويم ثم سحب الملصقات إلى تاريخ البدء.
قالب SIPOC
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
يرسم مخطّط SIPOC العمليّات على مستوىً عالٍ من خلال تحديد الفجوات المُحتملة بين المورّدين ومواصفات المُدخلات، وبين العُملاء ومواصفات المُخرَجات. يحدّد مخطَّط SIPOC ردود الفعل وحلقات التّغذية الأماميّة بين العملاء والمورّدين والعمليّات، ويحثّ الفريق على التّفكير بخصوص السّبب والنّتيجة.