قالب مصفوفة الأثر/الجهد
Help your team prioritize by defining the impact and effort of activities.
معلومات حول قالب مصفوفة الأثر/الجهد
ما هو قالب مصفوفة الأثر/الجهد؟
هذا القالب مخصّص للاستخدام من قِبَل أيّ فريق يرغب في مواءمة أولويّاته ووضع مشاريعه على المسار الصّحيح مع تقليل الوقت والجهد الضّائعين.
فوائد إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد
تجد العديد من الفِرق أنّ مصفوفة الأثر/الجهد هي أداة قيّمة لاتّخاذ القرارات-فهي تساعدهم في تحقيق الاستفادة الأمثل من الوقت والموارد المحدوة مع توفير دليل مرئي لكل شيء بدءًا من قائمة المهام اليوميّة إلى الخطّط الاستراتيجيّة الأكثر تعقيدًا.
رتّب المهام بحسب أولويّتها
أهم مزايا إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد هي أنّها تدفع الفِرَق أو الأفراد إلى ترتيب المهام بحسب الأولويّة بناءً على ما سيساعدهم بشكل أكبر في تحقيق أهدافهم النّهائية. تحديد الأولويّات بهذه الطّريقة سيساعد الفِرَق في تحديد أفضل الطّرق لقضاء وقتهم.
رفع الكفاءة والأثر
كما تتيح مصفوفة الأثر/الجهد التي يتمّ إنشاؤها بشكل صحيح للفِرق تقييم كيفيّة قضاء وقتهم وإيجاد طُرق لتقليل الهدر. يساعد تصنيف المهام بناءً على أيٍّ منها سيكون له أكبر تأثير على مهمّة الفريق أو هدفه في تحديد المهام أو المشاريع غير المنتجة بما يكفي لتكون جديرة بالاهتمام.
قم بمواءمة الأهداف
كما ستساعد مصفوفة الأثر/الجهد مختلف أصحاب المصلحة في الفريق على مواءمة أهدافهم وأولويّاتهم عن طريق قياس مدى التّأثير الذي سيكون لكلّ جهد على تقدُّم أهداف الفريق بالضّبط.
متى تستخدم مصفوفة الأثر/الجهد
تُستخدَم مصفوفة الأثر/الجهد على النّحو الأمثل عندما يكون لدى الفريق أو الموظّف العديد من مسارات العمل المحتمَلة التي يمكن أن يقوم بها أو المهام التي يمكن أن ينجزها، وعليه اتّخاذ قرار بشأن أفضل الطّرق لتخصيص وقته لتحقيق أكبر أثر ممكن. في السّيناريوهات التي يكون فيها الوقت محدود وكذلك الموارد، يمكن لمصفوفة الأثر/الجهد أن تساعد الفِرَق في ترتيب المهام بحسب أولويّتها وإيجاد المسار الأكثر فاعليّة في تحقيق الأهداف الإجماليّة.
كيفيّة إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد
إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد أمر بسيط ومباشر باستخدام قالب منصّة Miro:
الخطوة الأولى: اجمع الفريق بأكمله معًا
للبدء، تأكّد من حضور جميع الأطراف المعنيّة في بداية الجلسة. من المهمّ أن يملأ المصفوفةَ أصحابُ المصلحة الفعليّون الذين لديهم خبرة في هذا المجال، ولديهم منظور مباشر حول كيفيّة إكمال هذه المهام ومقدار الجهد المبذول في تنفيذها.
الخطوة الثانية: حدّد الأهداف، وغايات الفريق
اطلب من أعضاء الفريق أن يطرحوا أفكاراً حول أهدافهم الرّئيسيّة وغايات الفريق. يتيح ذلك للفريق التّوافق بشأن المهمّة الإجماليّة.
الخطوة الثّالثة: قم بإنشاء مخطّط بأربعة أرباع
يتمّ رسم مصفوفة الأثر/الجهد على محورين: مستوى الجهد المبذول في المهمّة، ومستوى الأثر المُحتمَل لإكمال المهمّة. الأرباع الأربعة هي: المكاسب السّريعة (أعلى أثر وأقلّ جهد)، والمشروعات الرّئيسيّة (أعلى أثر وأقصى جهد)، والبدائل (أقلّ أثر وأقل جهد)، والمهام التي تهدر الوقت (أقلّ أثر وأقصى جهد).
الخطوة الرّابعة: أضف المهام الفرديّة إلى واحد من الأرباع الأربعة
ارسم في المصفوفة المهام التي كان يخطّط لها الفريق أو يأخذها في الاعتبار بحسب مقدار الجهد والأثر الذي يمكن أن يحدثه كل إجراء. احرص على مراجعتها بدقّة مع فريق العمل للتأكُّد.
الخطوة الخامسة: أنشئ خطّة عمل بناءً على النّتائج الخاصّة بك
من خلال فهم أثر جميع المهام والجهد المطلوب لإنجازها، يمكنك ترتيبها بحسب الأولويّة، وتحديد أيّ المهام تستحقّ أكبر قدر من الوقت والموارد في المستقبل.
ما هي الأرباع الأربعة لمصفوفة الأثر والجهد؟
الأرباع الأربعة هي: الجهد المنخفض مع الأثر المنخفض، والجهد المرتفع مع الأثر المنخفض، والأثر المنخفض مع الجهد المرتفع، والأثر المرتفع مع الجهد المرتفع.
ما هي آلية عمل مصفوفة الأثر والجهد؟
تعمل مصفوفة الأثر والجهد من خلال تخطيط المهام المختلفة المتعلّقة بمشروع ما في مصفوفة مكوّنة من محورين: مستوى الجهد ومستوى الأثر. يساعد تصنيف المهام بهذه الطريقة فِرَق العمل في تحديد الأولويات والحدّ من الهدر.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة أيزنهاور
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
هل لديك قائمة هائلة من المهام؟ رتّبها بحسب الأولويّة استنادًا إلى عاملين رئيسَين: مدى الحاجة إليها وأهمّيتها. نجحت مع الرّئيس الأمريكي دوايت ديفيد أيزنهاور، ويمكن أن تنجح معك—سيساعدك إطار اتّخاذ القرار هذا في معرفة من أين تبدأ وكيف تخطّط ليومك. باستخدام القالب الخاص بنا، يمكنك بسهولة إنشاء مصفوفة أيزنهاور ذات أربعة مجالات رئيسيّة (افعل وجَدْوِل وفوِّض ولا تفعل) وأَعِد النّظر فيه خلال اليوم تماشياً مع تغيُّر أولويّاتك.
قالب مخطّط عين الثّور البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Project Management, Prioritization
عندما تكون منظّمة متنامية، يمكن أن تشعر بأنّ كل قرار له عواقب ناجحة أو فاشلة—مما قد يؤدّي إلى عجز في اتّخاذ القرار، وعدم القدرة على تحديد الأولويّات، وعدم كفاءة الاجتماعات، وكذلك انخفاض الرّوح المعنويّة. إذا كان ذلك يبدو مماثلاً لحالتك، فاستخدم مخطّط عين الثّور البياني. كما يدلّ الاسم، يُستخدم مخطّط عين الثّور البياني نموذج الدّوائر متّحدة المركز لمساعدة الشّركات في تحديد الأولويّات أو اتّخاذ القرارات الهامّة، أو مناقشة كيفيّة إزالة العقبات أو التغلّب عليها.
قالب ترتيب الأولويّات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Operations, Strategic Planning
هل تشعر أنت أو فريقك بأنّكم مُثقَلون بالمهام؟ هل تواجه صعوبةً في التّركيز على مشاكل معيّنة؟ ترتيب الأولويّات هو تمرين فكريّ ترسم باستخدامه الأفكار وفقًا لأهمّيتها أو ملاءمتها. يستخدم المصمّمون والفِرَق طريقة ترتيب الأولويّات للتّأكُّد من أن أفكارهم تقع في نطاق مشروع معيّن. كما يعتمدون على هذه الطّريقة لتقييم ما إذا كان من المُحتَمَل أن يحلّ حلٌّ معيَّن المشكلة المطروحة. لكن حتى إن لم تكن مصمّمًا، فيمكن أن تساعدك الطّريقة في تحديد الأولويّات وترسيخ أفكارك على أرض الواقع.