قالب مصفوفة الأثر/الجهد
حدّد بوضوح أثر الأنشطة والجهد اللازم للقيام بها لمساعدة فريقك في تحديد الأولويّات.
معلومات حول قالب مصفوفة الأثر/الجهد
ما هو قالب مصفوفة الأثر/الجهد؟
هذا القالب مخصّص للاستخدام من قِبَل أيّ فريق يرغب في مواءمة أولويّاته ووضع مشاريعه على المسار الصّحيح مع تقليل الوقت والجهد الضّائعين.
فوائد إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد
تجد العديد من الفِرق أنّ مصفوفة الأثر/الجهد هي أداة قيّمة لاتّخاذ القرارات-فهي تساعدهم في تحقيق الاستفادة الأمثل من الوقت والموارد المحدوة مع توفير دليل مرئي لكل شيء بدءًا من قائمة المهام اليوميّة إلى الخطّط الاستراتيجيّة الأكثر تعقيدًا.
رتّب المهام بحسب أولويّتها
أهم مزايا إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد هي أنّها تدفع الفِرَق أو الأفراد إلى ترتيب المهام بحسب الأولويّة بناءً على ما سيساعدهم بشكل أكبر في تحقيق أهدافهم النّهائية. تحديد الأولويّات بهذه الطّريقة سيساعد الفِرَق في تحديد أفضل الطّرق لقضاء وقتهم.
رفع الكفاءة والأثر
كما تتيح مصفوفة الأثر/الجهد التي يتمّ إنشاؤها بشكل صحيح للفِرق تقييم كيفيّة قضاء وقتهم وإيجاد طُرق لتقليل الهدر. يساعد تصنيف المهام بناءً على أيٍّ منها سيكون له أكبر تأثير على مهمّة الفريق أو هدفه في تحديد المهام أو المشاريع غير المنتجة بما يكفي لتكون جديرة بالاهتمام.
قم بمواءمة الأهداف
كما ستساعد مصفوفة الأثر/الجهد مختلف أصحاب المصلحة في الفريق على مواءمة أهدافهم وأولويّاتهم عن طريق قياس مدى التّأثير الذي سيكون لكلّ جهد على تقدُّم أهداف الفريق بالضّبط.
متى تستخدم مصفوفة الأثر/الجهد
تُستخدَم مصفوفة الأثر/الجهد على النّحو الأمثل عندما يكون لدى الفريق أو الموظّف العديد من مسارات العمل المحتمَلة التي يمكن أن يقوم بها أو المهام التي يمكن أن ينجزها، وعليه اتّخاذ قرار بشأن أفضل الطّرق لتخصيص وقته لتحقيق أكبر أثر ممكن. في السّيناريوهات التي يكون فيها الوقت محدود وكذلك الموارد، يمكن لمصفوفة الأثر/الجهد أن تساعد الفِرَق في ترتيب المهام بحسب أولويّتها وإيجاد المسار الأكثر فاعليّة في تحقيق الأهداف الإجماليّة.
كيفيّة إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد
إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد أمر بسيط ومباشر باستخدام قالب منصّة Miro:
الخطوة الأولى: اجمع الفريق بأكمله معًا
للبدء، تأكّد من حضور جميع الأطراف المعنيّة في بداية الجلسة. من المهمّ أن يملأ المصفوفةَ أصحابُ المصلحة الفعليّون الذين لديهم خبرة في هذا المجال، ولديهم منظور مباشر حول كيفيّة إكمال هذه المهام ومقدار الجهد المبذول في تنفيذها.
الخطوة الثانية: حدّد الأهداف، وغايات الفريق
اطلب من أعضاء الفريق أن يطرحوا أفكاراً حول أهدافهم الرّئيسيّة وغايات الفريق. يتيح ذلك للفريق التّوافق بشأن المهمّة الإجماليّة.
الخطوة الثّالثة: قم بإنشاء مخطّط بأربعة أرباع
يتمّ رسم مصفوفة الأثر/الجهد على محورين: مستوى الجهد المبذول في المهمّة، ومستوى الأثر المُحتمَل لإكمال المهمّة. الأرباع الأربعة هي: المكاسب السّريعة (أعلى أثر وأقلّ جهد)، والمشروعات الرّئيسيّة (أعلى أثر وأقصى جهد)، والبدائل (أقلّ أثر وأقل جهد)، والمهام التي تهدر الوقت (أقلّ أثر وأقصى جهد).
الخطوة الرّابعة: أضف المهام الفرديّة إلى واحد من الأرباع الأربعة
ارسم في المصفوفة المهام التي كان يخطّط لها الفريق أو يأخذها في الاعتبار بحسب مقدار الجهد والأثر الذي يمكن أن يحدثه كل إجراء. احرص على مراجعتها بدقّة مع فريق العمل للتأكُّد.
الخطوة الخامسة: أنشئ خطّة عمل بناءً على النّتائج الخاصّة بك
من خلال فهم أثر جميع المهام والجهد المطلوب لإنجازها، يمكنك ترتيبها بحسب الأولويّة، وتحديد أيّ المهام تستحقّ أكبر قدر من الوقت والموارد في المستقبل.
ما هي الأرباع الأربعة لمصفوفة الأثر والجهد؟
الأرباع الأربعة هي: الجهد المنخفض مع الأثر المنخفض، والجهد المرتفع مع الأثر المنخفض، والأثر المنخفض مع الجهد المرتفع، والأثر المرتفع مع الجهد المرتفع.
ما هي آلية عمل مصفوفة الأثر والجهد؟
تعمل مصفوفة الأثر والجهد من خلال تخطيط المهام المختلفة المتعلّقة بمشروع ما في مصفوفة مكوّنة من محورين: مستوى الجهد ومستوى الأثر. يساعد تصنيف المهام بهذه الطريقة فِرَق العمل في تحديد الأولويات والحدّ من الهدر.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب المخطط الشهري
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Strategic Planning, Project Planning
لإنجاز كل مهمة وتحقيق كل هدف في الشهر، من المفيد الحصول على صورة شاملة للأشياء—أي استعراض يغطي ٣٠ يومًا. ولهذا قد يكون التقويم الشهري مفيدًا جدًا، خاصةً في المشاريع الأكبر. استخدم قالبنا لإنشاء تمثيل مرئي يساعدك على تتبع المواعيد النهائية والمهام وترتيبها لكل من الأفراد أو الفرق الكاملة. كذلك ستتمكن من تخصيصه على طريقتك باستخدام الصور ومقاطع الفيديو والملاحظات اللاصقة.
قالب مصفوفة أولويّات العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping
ربما يكون لديكم أنت وزملاؤك في الفريق أفكارًا أكثر من الموارد، مما قد يجعل من الصّعب تحديد أولويّات المهام. استخدم مصفوفة أولويّات العمل للمساعدة في اختيار التّرتيب الذي ستعمل فيه على مهامك، مما يتيح لك توفير الوقت والمال وتجنُّب الانشغال في عمل غير ضروري. مصفوفة أولويّات العمل هي مخطّط بياني بسيط يتيح لك تسجيل المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها. استخدم الدّرجات لرسم كل مهمّة في واحد من أربعة أرباع: المكاسب السّريعة، والمشاريع الكبرى، والبدائل، والمهام غير المرغوب بها.
قالب التقويم السنوي
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Strategic Planning, Project Planning
تساعدك وفرة التقويمات على تذكر مواعيد التسليم اليومية دائمًا. مع هذه الأداة، أصبح الأمر كله يتعلق بالمنظور الشامل. بشكل يشابه الهيكل الشبكي لتقويمات الحائط التي تشمل 12 شهرًا، يبيّن لك هذا القالب مشاريعك والتزاماتك وأهدافك لمدة عام كامل في كل مرة تعرضه فيها. ومن ثم تستطيع أنت وفريقك الاستعداد لتخطّي فترات الذروة في العمل، وتنظيم أعمالكم على النحو الذي يناسبكم، والاحتفال بما تحققونه من تطور. سيصبح الشروع في العمل سهل للغاية - فما عليك سوى تسمية التدفقات المرمّزة بالألوان في التقويم ثم سحب الملصقات إلى تاريخ البدء.
قالب اجتماع التّفكير
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
عندما تصبح الجداول الزّمنيّة مزدحمة، يصبح "التعلُّم بالممارسة" الطريقة الافتراضيّة للتعلُّم. لذا خصِّص وقتًا لفريقك للتعلُّم بطُرقٍ قيّمة أخرى — عن طريق التّفكير والإصغاء. يسمح اجتماع التّفكير، الذي يقوده "المتعلّمون" (أعضاء الفريق الذين يشاركون باقي أفراد الفريق) لأعضاء الفريق بمشاركة معلومات جديدة حول أعمال العميل أو مبادرة عمل داخليّة، أو تقديم أساليب لحلِّ المشكلات أو حتّى التّوصية بكتب أو حلقات بودكاست التي تستحقّ الاطلّاع عليها. يشجّع اجتماع التّفكير كذلك الزّملاء في جميع المستويات على المشاركة في التّطوير المهني لزملائهم في الفريق.
قالب تدوين الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Ideation, Brainstorming
العصف الذّهني هو جزء كبير من عمليّة التّفكير. لكن لا يستطيع الجميع تقديم أفضل ما لديهم بصوت عالٍ وعلى الفور، متحدّثين عن أفكارهم ومستفيدين من أفكار الآخرين. تدوين الأفكار حلٌّ رائعٌ للمفكّرين المبدعين الأكثر انطوائيّة. يدعو هذا النّهج والقالب المشاركين إلى التّفكير بهدوء وتدوين أفكارهم، ثم تمريرها إلى شخص آخر يقرؤها ويضيف إليها. وهكذا ستحصل على أفكار من الجميع—وليس فقط من الأشخاص الذين يتحدّثون عن أفكارهم بصوت عالٍ.
قالب مقياس فيبوناتشي
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Prioritization, Agile Workflows
عندما تُدير فريقاً، تحتاج غالبًا إلى تقدير الوقت والجهد اللّازمَين لإنهاء المهام. جرّب ما ينجح غالباً مع فِرَق أجايل (Agile) في جميع أنحاء العالم: انتقل إلى مقياس فيبوناتشي للحصول على الإرشادات. استنادًا إلى تسلسل فيبوناتشي، حيث يكون كل عدد هو مجموع العددين السابقين (0، 1، 2، 3، 5، 8، 13، 21، إلخ)، يساعدك هذا القالب في إنشاء جداول زمنيّة بطريقة احترافيّة— من خلال المساعدة في التأكُّد من أنّ العمل يتمّ توزيعه بالتساوي وأنّ الجميع يعملون بدقّة عند تقدير العمل والوقت المرتبطَين بالمشروع.