قالب عمليّة التّوظيف

معلومات حول قالب عمليّة التّوظيف

هذا القالب هو أداة تفاعليّة وقابلة للتّخصيص لمساعدتك في تتبّع عمليّة التّوظيف بأكملها. يمكنك مراقبة تقدُّم كل مرشَّح أثناء انتقاله خلال عمليّة التّوظيف, بدءًا من تقديم الطّلبات وصولًا إلى عروض العمل، يوضّح القالب بشكلٍ مرئيّ المراحل المختلفة للتّوظيف ويحافظ على تنظيم دورة التّوظيف وشفافيّتها.

ما هي عمليّة التّوظيف؟

تعيين موظّف جديد ليس أمراً سهلاً. هي عمليّة متعدّدة المهام، وتتطلّب الكثير من الموارد. بالنّسبة لمعظم المؤسسات، فإن تعيين موظّف جديد هو عمليّة تتضمّن عدّة خطوات لتحديد احتياجات الشّركة واحتياجات الفريق وتقييم المرشَّحين المُحتمَلين.

لماذا نستخدم قالب عمليّة التّوظيف؟

يُعَدّ تعيين الموظّفين الجدُد المناسبين عمليّة معقَّدة بالنّسبة لمعظم المؤسّسات — فهي عمليّة متعدّدة الخطوات ومتعدّدة المهام، تحتاج إلى الكثير من الموارد وتتطلّب الوقت والصّبر. هناك الكثير من أنظمة تتبُّع المتقدّمين التي توفّر عرضًا تفصيليّاً لمكان كل مرشَّح في عمليّة التّوظيف. ومع ذلك، قد يكون من المفيد أحيانًا تقديم عرض بسيط وعالي المستوى للمرحلة التي وصل إليها الموظّف أثناء انتقاله من مرحلة مُقدِّم الطّلب إلى مرحلة موظّف جديد. يمكنك استخدام قالب عمليّة التّوظيف من منصّة Miro إذا لم يكن لديك نظام تتبُّع آخر، أو إذا كنت تريد مشاركة الحالة مع أصحاب المصلحة بسهولة.

ما هي مراحل عمليّة التّوظيف؟

1. تحديد الحاجة. هل تحتاج إلى توظيف من يشغل منصباً أُتيح للتّو؟ هل تريد تخفيف عبء العمل على الفريق؟ هل تريد تغيير شيء ما من النّاحية التّنظيمية؟

2. وضع خطّة التّوظيف. يجب أن يعرف فريق التّوظيف مدى توافق الدّور الوظيفي مع أهداف الشّركة وخطّة عملها. كما يجب أن يضع معاييراً لفرز المرشّحين وتحديد الشّخص الذي سيُجري المقابلات معهم.

3.كتابة وصفٍ وظيفيّ يتضمّن المهارات والخبرات الرئيسيّة المطلوبة، ثم الإعلان عن الوظيفة.

4. مراجعة الطّلبات.

5. عندما يبدأ تقديم الطّلبات، تقوم العديد من المؤسسات بإجراء فحص أوّلي عبر الهاتف. تُقيِّم المقابلاتُ الهاتفيّة المؤهّلاتِ الأساسيّةَ للمرشَّح، ومدى ملاءمة مستواه الثّقافي.

6. تحديد موعد لمقابلة العمل. غالبًا ما تكون المقابلات المبكرة فرديّة، لكن قد يشارك المرشَّحون لاحقًا في مقابلات جماعيّة.

7. التحقُّق من المعلومات الأساسية. مراجعة السّجلّ الجنائي للمرشّح، والتّحقُّق من تاريخه الوظيفيّ، والتّحدُّث إلى الجهات المرجعيّة.

8. تقديم عرض عمل.

9. بمجرّد أن تقدّم العرض، لن تتوقّف العمليّة عند هذا الحدّ. يجب على الموظّف بعد ذلك ملء الأوراق الخاصّة بتعيينه. وقد تشمل تلك الأوراق نموذج W-4، ونموذج الضّرائب المُقتَطعة من الدّولة، ونماذج التّسجيل. بعد ذلك عليك مشاركة دليل الموظّف والبدء في عمليّة الإعداد.

كيفيّة إنشاء عمليّة التّوظيف الخاصّة بك

إليك كيفيّة إنشاء عمليّة توظيف مخصّصة باستخدام القالب الذي توفّره منصّة Miro:

1. افتح قالب عمليّة التّوظيف. استخدامُ قالبٍ جاهز يوفّر لك الوقت والجهد عند تصميم عمليّة التّوظيف الخاصّة بك. القالب الذي توفّره منصّة Miro قابلٌ للتّخصيص بالكامل بما يناسب احتياجات فريقك.

2. حدّد مراحل عمليّة التّوظيف. يتضمّن القالب ستّة أعمدة — المتقدّمون، وقائمة المرشحين، ومقابلات الفرز، وتقييم المهارات، والتحقُّق من المعلومات الأساسيّة، وعروض العمل. قم بإضافة أو إزالة أو تحرير أسماء كلّ عمود حتى تظهر اللّوحة بالشّكل الذي تريده.

3. شارك عمليّة التّوظيف. للحفاظ على الشّفافيّة، شارك لوحة عمليّة التّوظيف الخاصّة بك داخل شركتك. يمكنك إنشاء رابط دعوة قابل للمشاركة للّوحة الخاصّة بك، أو دعوة الآخرين إليها عبر تطبيق Slack أو البريد الإلكتروني. تُعدُّ هذه الخطوة فرصة لقسم الموارد البشريّة ومدير التّوظيف ولجنة المقابلات للتّعاون وتحديد أفضل عمليّة توظيف.

4. أضِف المتّقدمين والتّفاصيل الخاصّة بهم. مع تقدُّم المرشَّحين للعمل، قم بإضافتهم إلى لوحة عمليّة التّوظيف الخاصّة بك. انقر على كل مربع نص لإضافة معلومات رئيسيّة حول كل مرشّح، مثل اسمه وتاريخ التّقديم والوظيفة التي تقدّم لها. يمكنك أيضًا إرفاق سيرته الذّاتية، وروابط إلى المحفظة الخاصّة به، وأي مستندات أخرى ذات صلة.

5. حرّك المتقدّمين للوظيفة ضمن لوحة العمل. عندما ينتقل المرشّحون خلال عمليّة الاختيار، انقل كل بطاقة إلى العمود التّالي. كما يمكنك إنشاء قسم لتتبُّع المرشّحين الذين تمّ رفضهم، أو الذين رفضوا عرض العمل.

أفضل ممارسات عمليّة التّوظيف

1. أنشئ عمليّة توظيف قياسيّة

يُعد توحيد عمليّة التّوظيف أمرًا مهمّاً للعثور على أفضل مرشَّح للمنصب. يجب أن يكون لديك طريقة ثابتة لتقييم جميع المرشّحين لتحديد مدى ملاءمة كل شخص. تضمن عمليّة التّوظيف الموحّدة أن يستخدم مدير التّوظيف وأصحاب المصلحة الرئيسيّين النّقاط المرجعيّة ذاتها عند اتّخاذ قرارات التّوظيف.

2. تعرَّف على ثقافة شركتك

تتعلّق عمليّة التّوظيف بمعرفة المرشّحين لك بقدر ما تتعلّق بتعرّفك عليهم. تأكّد من أن يتم فهم ثقافة شركتك جيّداً وأنّك تنقل هذه الثّقافة إلى الموظّفين المحتمَلين. التّعريف بثقافة شركتك من بداية عمليّة التّقدم للوظيفة طريقةٌ رائعة لتعيين المرشَّحين الذين سيكونون ملاءمين لثقافة مكان العمل الحالي.

3. كن دقيقًا

يجب تحديد كلّ مرحلة من مراحل عمليّة التّوظيف بوضوح، مع وجود خطوات مفصّلة خلال العمليّة. على سبيل المثال، يجب أن يخضع المرشّحون لمقابلة فحص قبل الانتقال إلى الجولة الثّانية من المقابلات. سيضمن الالتزام بالدّقة طوال عمليّة التّوظيف تقدُّمَ المرشّحين الأنسب إلى المرحلة التّالية.

4. ابحث عن المرشّحين داخل شركتك

قبل الإعلان عن الوظيفة للمرشّحين من خارج الشركة، أعلن عن الوظيفة الشاغرة ضمن مؤسّستك. قد تجد ضمن مجموعة الكفاءات لديك في المؤسّسة موظّفين حاليّين مناسبين للوظيفة الشّاغرة. للتّوظيف الدّاخلي العديد من المزايا، ومنها خفض رسوم التّوظيف وتقليل الوقت اللّازم للتّأهيل. كما أن ترقية أحد الموظّفين من داخل الشّركة سيوصل رسالة قويّة إلى فريقك بأن الشّركة تقدّرهم وتلتزم بتحقيق نموّهم الوظيفي.

حالة استخدام لقالب عمليّة التّوظيف النّاجحة

لنأخذ مثالًا عن كيفيّة قيام وكالة تسويق رقميّة كاملة الخدمات باستخدام قالب عمليّة التّوظيف من منصّة Miro لدعم عمليّة التّوظيف لديها.

يتولّى مدير التّوظيف مسؤوليّة إنشاء لوحة لعمليّة التّوظيف على مستوى الشّركة. نظرًا لأنّ الشّركة تقوم بالتّوظيف في أكثر من قسم، فإنها تضيف حارات السّباحة لفصل المرشّحين في كلّ قسم. الأقسام التي تعيّن حاليًا هي:

• التّسويق

• تطوير البرمجيّات

• التّصميم

تقوم بتخصيص القالب بحيث تتضمّن اللّوحة الأعمدة التّالية:

• المرشَّحون. عندما يتلقّى مدير التّوظيف الطلّبات، تتمّ إضافتها إلى اللّوحة.

• الفرز. تتمّ مراجعة السيرة الذّاتية والرّسالة التّعريفيّة لكلّ مرشَّح.

• مقابلة عبر الهاتف. يتم إجراء مقابلة أوليّة قصيرة عبر الهاتف للتّعرُّف على المرشَّح بشكل أفضل إلى حدٍّ ما.

• المقابلات. يُدعى المرشّحون الذين تمّ اختيارهم لإجراء مقابلة عمل مُفصَّلة. في هذه المرحلة يمكن للمرشَّح أن يطرح أسئلة حول تفاصيل الوظيفة وثقافة الشّركة.

• الاختبار العملي. يتمّ إرسال تمرين عملي إلى المرشَّحين لتقييم مهاراتهم. على سبيل المثال، يتمّ إرسال اختبار ترميز مطوَّر كامل إلى المتقدِّمين للعمل بوظيفة مطوِّر برمجيّات لإكماله عبر الإنترنت.

• الدّردشة مع رئيس القسم. يلتقي عدد قليل من أفضل المرشَّحين برئيس القسم الذي سيعملون فيه.

• عرض العمل. يتوصّل الفريق المعني باتّخاذ قرار التّوظيف إلى ذلك القرار، ويتمّ تقديم عرض عمل إلى المرشَّح الأنسب.