قالب موجز الأحداث
خطِّط للأحداث كالمحترفين ولا تفوِّت أي تفاصيل باستخدام قالب موجز الأحداث. استضِف أحداثًا ناجحة في أيّ وقت ومن أيّ مكان.
معلومات حول قالب موجز الأحداث
يُساعدك قالب موجز الأحداث في إنشاء نظرة عامّة شاملة على حدث ما تُخطِّط لتشغيله. ما الذي يجب إنجازه قبل الحدث؟ مَن هم أصحاب المصلحة المعنيّون؟ كم تبلغ الميزانيّة؟ كيف نعرف أنّك تحرز تقدُّمًا نحو أهدافك؟ تسمح لك كتابة موجز الأحداث بالإجابة عن هذه الأسئلة.
ما هو موجز الأحداث؟
موجز الأحداث هو المكان الذي تقوم فيه باستنتاج وصف تفصيليّ للحدث. قبل إعداد حدثٍ ما، تُنشئ الشّركات والمؤسّسات موجزاً للأحداث ليكون بمثابة دعامة.
يتضمّن موجز الأحداث النّموذجي الغاية من الحدث والجدول الزّمني والتّواريخ المهمّة والميزانيّة ومعلومات عن الحاضرين وتوجيهًا بشأن الشّكل والأسلوب وتفضيلات المكان.
متى تستخدم قالب موجز الأحداث
استخدم قالب موجز الأحداث في أي وقت تُخطِّط فيه للحدث وتُنفِّذه. قد تجد أنّه مفيد بشكل خاص عند العمل مع فريق متعدّد الوظائف للتّخطيط لحدث ما.
لماذا يُعتبَر موجز الأحداث مهمّاً؟
تنفيذ حدث ما هو مشروع عالي المخاطر. بالنّسبة للشّركات الصغيرة والشّركات النّاشئة وأصحاب الأعمال الفرديّة والمؤسّسات غير الربّحية، قد يمثِّل الحدث نسبة كبيرة من مواردك الإجماليّة. من الممكن أن يقوم الحدث المنظَّم بشكل جيّد بجذب الإيرادات والعملاء والزّبائن والدّعاية الجيّدة. يمكن أن يؤدّي الحدث المنظَّم بشكل سيّئ إلى إهدار الوقت والموارد. بالنّسبة للشّركات والمؤسّسات الكبرى، فإن الأحداث هي فرصتك لعرض ما يمكن أن تفعله الشّركة. لكن من المُحتّمل أن تنتشر أخبار أيّ حدث غير ناجح بسرعة.
كيفيّة استخدام قالب موجز الأحداث
بالنسبة للشّركات والمؤسّسات، فإن إنشاء حدث ما هو أمر له مخاطر عالية. الأحداث مكلفة. إذا كان الحدث مخطّطًا ومنفَّذًا بشكل جيّد، فيمكنك جذب المزيد من العملاء والزبائن والإيرادات وتحقيق دعاية إيجابيّة. إذا لم يسِر الحدث كما هو مخطَّط له، فعندها ستخاطر بتبديد الموارد وتنفير العملاء والتسبُّب في إحراج كبير على وسائل الإعلام. موجز الأحداث هو بمثابة الأساس للحدَث الخاص بك. فيما يأتي كيف يمكنك استخدام القالب لتخطيط حدث ناجح وتنفيذه.
الخطوة 1: قم بوصف الحدث
لإعطاء فريق الأحداث أو وكالة الأحداث الخاصّة بك صورة واضحة، من المهمّ البدء بنظرة عامّة تفصيليّة للحدث. ما هو شكل الحدَث وأسلوبه؟ من الذي يحضر؟ ما هي الفكرة الرئيسيّة؟
الخطوة 2: وضّح أهدافك
يكلِّف تنظيم حدث ما الوقت والموارد، لذلك من المهمّ أن تربط الحدث الخاص بك بهدف قابل للتّحقيق. هل تستضيف حدثًا لزيادة الوعي حول منتج تطرحُه شركتُك؟ هل تُنظِّم حدثًا لجمع التّبرّعات مع وضع هدف نقديٍّ محدّد في الاعتبار؟ اعتمادًا على الهدف الذي تريد تحقيقه، ستتّخذ وكالة التّصميم أو الفريق قرارات مختلفة تتعلّق بالتّخطيط والفكرة الرئيسيّة والشّكل والأسلوب وغيرها من العناصر الأساسيّة.
الخطوة 3: قم بوضع ميزانيّة وجدول زمني
عند التّفكير في الميزانيّة، من المفيد أن تسأل عن المبلغ الذي تتوقَّع إنفاقه لكل شخص من الحضور. هل ستُقدِّم الطعام والشراب؟ ما نوع المكان الذي تُؤجّره؟ أين يقع المكان؟ هل تحتاج إلى توظيف عاملين في المكان؟ خطِّط لميزانيتك في حدود الدّخل الذي تتوقّع الحصول عليه من الحدَث. إذا كنت تبيع التّذاكر، مثلاً، فاسأل عن عدد التّذاكر التي ستحتاج إلى بيعها لتحقيق الرّبح، وعند أي نقطة سعر.
بمجرّد تكوين فكرة عن ميزانيّتك، قم برسم جدول زمنيّ. سيتعيّن عليك تحديد موعد لهذا الحدث بالطّبع، ولكن ضع بعض المعالم الرّئيسيّة الهامّة الأخرى طوال عملك. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تأمين مكان مناسب قبل الحدث بثلاثة أشهر على الأقل، أو قد تحتاج إلى اختيار متعهِّد الطّعام قبل شهر من الحدث.
الخطوة 4: قم بإنشاء ملفّات تعريفيّة للحاضرين
سيبدو حفل العشاء الذي يهدف إلى التّواصل بين مدراء المبيعات التّنفيذيّين مختلفًا كثيرًا عن حفل نهاية العام لشركتك. لذلك، من المهمّ تضمين ملف تعريف مفصَّل للحاضرين.
الخطوة 5: قم بتضمين إرشاداتٍ حول المظهر والأسلوب
سيتعامل فريق أو وكالة الأحداث الخاصّة بك مع الكثير من أشكال الأحداث -- ولكن لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدّد وضمن حدود الميزانيّة، قد يكون من المفيد تضمين إرشادات حول شكل الحدَث وأسلوبه. هل لدى شركتك أو مؤسّستك ألوان أو شعارات ترغب في استخدامها؟ هل تبحث عن شيء أنيقٍ وراقٍ، أم مرح وممتع؟ اكتب وصفًا موجزًا يمكن لمنسِّق الأحداث الخاص بك الرّجوع إليه خلال عمليّة التّخطيط.
لماذا تكتب موجز الحدث؟
سواء كنت تخطّط لجمعِ التّبرعات، أو حفل للعطلات، أو عشاء تقدير للعميل، أو حفل خيريّ، فإنك ستحتاج إلى كتابة موجز للحدث. موجز الحدث بمثابة خريطة لفريق الحدث أو المنسّق أو الوكالة. يوفّر إرشادات حول شكل الحدث وأسلوبه وميزانيّتك وجدولك الزّمني والحضور وغير ذلك من المعلومات المهمة. استخدم موجز الحدث للبقاء على المسار الصحيح، وتحديد أهدافك، وتعيين أصحاب المصلحة.
ما هي محتويات موجز الحدث؟
يبسّط موجز الحدث العمليّة المعقَّدة للتّخطيط لحدث ما، ويتضمّن أهدافاً واضحةً وجدولاً زمنيّاً وميزانيّةً وملفّات تعريف للحضور، ويضمن أن يكون شكل المكان وأسلوب العرض تماماً كما تخيّلته. بغض النّظر عما إذا كنت تعمل مع وكالة أحداث أو منسّق أحداث داخلي، فمن المهم أن يتحقّق التّوافق بين الجميع، ولهذا السّبب من المهم إنشاء موجز للحدث باستخدام هذه المكونات.
كيف يمكنك كتابة وصف موجز للحدث؟
توجد طرق عديدة يمكنك من خلالها كتابة وصف موجز للحدث الخاص بك. القاعدة الذهبية بشكل عام هي أن تكون موضوعيّاً وأن تقدّم المعلومات الأكثر جاذبيّة أولاً لترغيب الأشخاص في حضور الحدث الخاص بك. بعد المعلومات الأساسيّة مثل العنوان أو موضوع الحدث، يمكنك إضافة عناوين رئيسيّة أو متحدّثين مميّزين (في حال وجودهم)، وأمثلة على الأنشطة، ثم اختتامه بملاحظة إيجابيّة، أو بسبب أهمّية هذا الحدث. لكتابة وصف الحدث الخاص بك، يمكنك استخدام قالب ملخّص الحدث القابل للتّخصيص من منصّة Miro.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطّط الفرص
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
الميزات والإمكانيّات — هي السّبب وراء نجاح المنتج أو فشله، لهذا السّبب تنفق الشّركات الكثير من الوقت والجهد في التّركيز عليها. هل تبدو مثلك؟ جرّب مخطّط الفرص. تمنحكم هذا الصّفحة الواحدة المبسَّطة أنت وفريقك القدرة على تحسين منتجك من خلال استكشاف حالات الاستخدام والعقبات المُحتملة والاستراتيجيّات والتّحدّيات والمعايير. يُعدّ مخطّط الفرص مثاليًا إذا كنت قد قمت بالفعل ببناء منتج، لأنك لست بحاجة إلى التّفكير في النّموذج التّشغيلي أو نموذج الإيرادات.
قالب مخطّط الشّركة النّاشئة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Documentation, Strategic Planning
يساعد مخطّط الشّركة النّاشئة المؤسِّسين في التّعبير عن فكرة عمل جديدة ووضْع خريطة لها بتنسيق أقلّ رسميّة من خطّة العمل التّقليديّة. مخطّطات الشّركة النّاشئة هي خرائط مرئيّة مفيدة للمؤسّسين الذين يريدون الحكم على نقاط القوّة والضّعف الخاصّة بأفكار عملهم الجديدة. يمكنك استخدام هذا المخطّط كإطار عمل لتُوضِّح بشكل سريع القيمة المُقتَرَحة لفكرة عملك والمشكلة والحل والسّوق والفريق وقنوات التّسويق وشريحة العملاء والمخاطر الخارجيّة ومؤشّرات الأداء الرّئيسيّة. من خلال توضيح بعض العوامل للعميل مثل النّجاح والجدوى والرّؤية والقيمة، يمكن للمؤسّسين تقديم حجّة موجزة لسبب وجود منتج أو خدمة جديدة والحصول على التّمويل لها.
قالب إطار كانبان
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Agile Methodology, Agile Workflows
عمليات مثالية وتدفق محسّن والمزيد من القيمة لعملائك - هذا ما تساعدك طريقة كانبان على تحقيقه. وفقًا لمجموعة من المبادئ والممارسات المرنة (التي أنشأها موظف بشركة تويوتا للسيارات في خمسينيات القرن العشرين)، يساعد كانبان فريقك على الحد من الإهدار ومعالجة العديد من المشاكل الأخرى والتعاون على إصلاحها معًا. يمكنك استخدام قالب كانبان البسيط الخاص بنا من مراقبة التقدّم المحرز في كل العمل عن كثب، واستعراض العمل أمام الشركاء متعددي الوظائف حتى تكتشف خفايا البرامج.
قالب المزيج التّسويقي 4P
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Brainstorming, Workshops
المنتج والمكان والعروض التّرويجيّة والسّعر. بدءًا من هذا القالب (وتلك العناصر الأربعة 4Ps) يمكنك اختيار أفضل طريقة لطرح منتجك أو خدمتك في السّوق. يكمن السّر في إنشاء المزيج الصّحيح —الذي يقرّر مقدار ما تحتاجه كل P من حيث الاستثمار والاهتمام والموارد. سيساعدك ذلك في بناء نقاط قوّتك والتّكيف مع السّوق والتّعاون مع الشُّركاء. أداة اللّوحة البيضاء البسيطة الخاصّة بنا هي المخطّط المثالي لإنشاء مزيجك التّسويقي ومشاركته مع الفِرَق وعبر مؤسّستك.
قالب تمارين الاستعداد والتّنبيه
: يعمل بشكل أفضل مع
نشاطات كسر الجمود, اجتماعات الفريق
ابدأ ورشة عملك أو اجتماعك بتنشيط الجميع وتحفيزهم باستخدام تمارين الاستعداد الخمسة. لا تدَع الملل يتسلّل إلى جلساتك مرّة أخرى.
قالب SIPOC
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
يرسم مخطّط SIPOC العمليّات على مستوىً عالٍ من خلال تحديد الفجوات المُحتملة بين المورّدين ومواصفات المُدخلات، وبين العُملاء ومواصفات المُخرَجات. يحدّد مخطَّط SIPOC ردود الفعل وحلقات التّغذية الأماميّة بين العملاء والمورّدين والعمليّات، ويحثّ الفريق على التّفكير بخصوص السّبب والنّتيجة.