قالب موجز الأحداث

معلومات حول قالب موجز الأحداث

يُساعدك قالب موجز الأحداث في إنشاء نظرة عامّة شاملة على حدث ما تُخطِّط لتشغيله. ما الذي يجب إنجازه قبل الحدث؟ مَن هم أصحاب المصلحة المعنيّون؟ كم تبلغ الميزانيّة؟ كيف نعرف أنّك تحرز تقدُّمًا نحو أهدافك؟ تسمح لك كتابة موجز الأحداث بالإجابة عن هذه الأسئلة.

ما هو موجز الأحداث؟

موجز الأحداث هو المكان الذي تقوم فيه باستنتاج وصف تفصيليّ للحدث. قبل إعداد حدثٍ ما، تُنشئ الشّركات والمؤسّسات موجزاً للأحداث ليكون بمثابة دعامة.

يتضمّن موجز الأحداث النّموذجي الغاية من الحدث والجدول الزّمني والتّواريخ المهمّة والميزانيّة ومعلومات عن الحاضرين وتوجيهًا بشأن الشّكل والأسلوب وتفضيلات المكان.

متى تستخدم قالب موجز الأحداث

استخدم قالب موجز الأحداث في أي وقت تُخطِّط فيه للحدث وتُنفِّذه. قد تجد أنّه مفيد بشكل خاص عند العمل مع فريق متعدّد الوظائف للتّخطيط لحدث ما.

لماذا يُعتبَر موجز الأحداث مهمّاً؟

تنفيذ حدث ما هو مشروع عالي المخاطر. بالنّسبة للشّركات الصغيرة والشّركات النّاشئة وأصحاب الأعمال الفرديّة والمؤسّسات غير الربّحية، قد يمثِّل الحدث نسبة كبيرة من مواردك الإجماليّة. من الممكن أن يقوم الحدث المنظَّم بشكل جيّد بجذب الإيرادات والعملاء والزّبائن والدّعاية الجيّدة. يمكن أن يؤدّي الحدث المنظَّم بشكل سيّئ إلى إهدار الوقت والموارد. بالنّسبة للشّركات والمؤسّسات الكبرى، فإن الأحداث هي فرصتك لعرض ما يمكن أن تفعله الشّركة. لكن من المُحتّمل أن تنتشر أخبار أيّ حدث غير ناجح بسرعة.

كيفيّة استخدام قالب موجز الأحداث

بالنسبة للشّركات والمؤسّسات، فإن إنشاء حدث ما هو أمر له مخاطر عالية. الأحداث مكلفة. إذا كان الحدث مخطّطًا ومنفَّذًا بشكل جيّد، فيمكنك جذب المزيد من العملاء والزبائن والإيرادات وتحقيق دعاية إيجابيّة. إذا لم يسِر الحدث كما هو مخطَّط له، فعندها ستخاطر بتبديد الموارد وتنفير العملاء والتسبُّب في إحراج كبير على وسائل الإعلام. موجز الأحداث هو بمثابة الأساس للحدَث الخاص بك. فيما يأتي كيف يمكنك استخدام القالب لتخطيط حدث ناجح وتنفيذه.

الخطوة 1: قم بوصف الحدث

لإعطاء فريق الأحداث أو وكالة الأحداث الخاصّة بك صورة واضحة، من المهمّ البدء بنظرة عامّة تفصيليّة للحدث. ما هو شكل الحدَث وأسلوبه؟ من الذي يحضر؟ ما هي الفكرة الرئيسيّة؟

الخطوة 2: وضّح أهدافك

يكلِّف تنظيم حدث ما الوقت والموارد، لذلك من المهمّ أن تربط الحدث الخاص بك بهدف قابل للتّحقيق. هل تستضيف حدثًا لزيادة الوعي حول منتج تطرحُه شركتُك؟ هل تُنظِّم حدثًا لجمع التّبرّعات مع وضع هدف نقديٍّ محدّد في الاعتبار؟ اعتمادًا على الهدف الذي تريد تحقيقه، ستتّخذ وكالة التّصميم أو الفريق قرارات مختلفة تتعلّق بالتّخطيط والفكرة الرئيسيّة والشّكل والأسلوب وغيرها من العناصر الأساسيّة.

الخطوة 3: قم بوضع ميزانيّة وجدول زمني

عند التّفكير في الميزانيّة، من المفيد أن تسأل عن المبلغ الذي تتوقَّع إنفاقه لكل شخص من الحضور. هل ستُقدِّم الطعام والشراب؟ ما نوع المكان الذي تُؤجّره؟ أين يقع المكان؟ هل تحتاج إلى توظيف عاملين في المكان؟ خطِّط لميزانيتك في حدود الدّخل الذي تتوقّع الحصول عليه من الحدَث. إذا كنت تبيع التّذاكر، مثلاً، فاسأل عن عدد التّذاكر التي ستحتاج إلى بيعها لتحقيق الرّبح، وعند أي نقطة سعر.

بمجرّد تكوين فكرة عن ميزانيّتك، قم برسم جدول زمنيّ. سيتعيّن عليك تحديد موعد لهذا الحدث بالطّبع، ولكن ضع بعض المعالم الرّئيسيّة الهامّة الأخرى طوال عملك. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تأمين مكان مناسب قبل الحدث بثلاثة أشهر على الأقل، أو قد تحتاج إلى اختيار متعهِّد الطّعام قبل شهر من الحدث.

الخطوة 4: قم بإنشاء ملفّات تعريفيّة للحاضرين

سيبدو حفل العشاء الذي يهدف إلى التّواصل بين مدراء المبيعات التّنفيذيّين مختلفًا كثيرًا عن حفل نهاية العام لشركتك. لذلك، من المهمّ تضمين ملف تعريف مفصَّل للحاضرين.

الخطوة 5: قم بتضمين إرشاداتٍ حول المظهر والأسلوب

سيتعامل فريق أو وكالة الأحداث الخاصّة بك مع الكثير من أشكال الأحداث -- ولكن لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدّد وضمن حدود الميزانيّة، قد يكون من المفيد تضمين إرشادات حول شكل الحدَث وأسلوبه. هل لدى شركتك أو مؤسّستك ألوان أو شعارات ترغب في استخدامها؟ هل تبحث عن شيء أنيقٍ وراقٍ، أم مرح وممتع؟ اكتب وصفًا موجزًا يمكن لمنسِّق الأحداث الخاص بك الرّجوع إليه خلال عمليّة التّخطيط.