قالب موجز الأحداث
خطِّط للأحداث كالمحترفين ولا تفوِّت أي تفاصيل باستخدام قالب موجز الأحداث. استضِف أحداثًا ناجحة في أيّ وقت ومن أيّ مكان.
معلومات حول قالب موجز الأحداث
يُساعدك قالب موجز الأحداث في إنشاء نظرة عامّة شاملة على حدث ما تُخطِّط لتشغيله. ما الذي يجب إنجازه قبل الحدث؟ مَن هم أصحاب المصلحة المعنيّون؟ كم تبلغ الميزانيّة؟ كيف نعرف أنّك تحرز تقدُّمًا نحو أهدافك؟ تسمح لك كتابة موجز الأحداث بالإجابة عن هذه الأسئلة.
ما هو موجز الأحداث؟
موجز الأحداث هو المكان الذي تقوم فيه باستنتاج وصف تفصيليّ للحدث. قبل إعداد حدثٍ ما، تُنشئ الشّركات والمؤسّسات موجزاً للأحداث ليكون بمثابة دعامة.
يتضمّن موجز الأحداث النّموذجي الغاية من الحدث والجدول الزّمني والتّواريخ المهمّة والميزانيّة ومعلومات عن الحاضرين وتوجيهًا بشأن الشّكل والأسلوب وتفضيلات المكان.
متى تستخدم قالب موجز الأحداث
استخدم قالب موجز الأحداث في أي وقت تُخطِّط فيه للحدث وتُنفِّذه. قد تجد أنّه مفيد بشكل خاص عند العمل مع فريق متعدّد الوظائف للتّخطيط لحدث ما.
لماذا يُعتبَر موجز الأحداث مهمّاً؟
تنفيذ حدث ما هو مشروع عالي المخاطر. بالنّسبة للشّركات الصغيرة والشّركات النّاشئة وأصحاب الأعمال الفرديّة والمؤسّسات غير الربّحية، قد يمثِّل الحدث نسبة كبيرة من مواردك الإجماليّة. من الممكن أن يقوم الحدث المنظَّم بشكل جيّد بجذب الإيرادات والعملاء والزّبائن والدّعاية الجيّدة. يمكن أن يؤدّي الحدث المنظَّم بشكل سيّئ إلى إهدار الوقت والموارد. بالنّسبة للشّركات والمؤسّسات الكبرى، فإن الأحداث هي فرصتك لعرض ما يمكن أن تفعله الشّركة. لكن من المُحتّمل أن تنتشر أخبار أيّ حدث غير ناجح بسرعة.
كيفيّة استخدام قالب موجز الأحداث
بالنسبة للشّركات والمؤسّسات، فإن إنشاء حدث ما هو أمر له مخاطر عالية. الأحداث مكلفة. إذا كان الحدث مخطّطًا ومنفَّذًا بشكل جيّد، فيمكنك جذب المزيد من العملاء والزبائن والإيرادات وتحقيق دعاية إيجابيّة. إذا لم يسِر الحدث كما هو مخطَّط له، فعندها ستخاطر بتبديد الموارد وتنفير العملاء والتسبُّب في إحراج كبير على وسائل الإعلام. موجز الأحداث هو بمثابة الأساس للحدَث الخاص بك. فيما يأتي كيف يمكنك استخدام القالب لتخطيط حدث ناجح وتنفيذه.
الخطوة 1: قم بوصف الحدث
لإعطاء فريق الأحداث أو وكالة الأحداث الخاصّة بك صورة واضحة، من المهمّ البدء بنظرة عامّة تفصيليّة للحدث. ما هو شكل الحدَث وأسلوبه؟ من الذي يحضر؟ ما هي الفكرة الرئيسيّة؟
الخطوة 2: وضّح أهدافك
يكلِّف تنظيم حدث ما الوقت والموارد، لذلك من المهمّ أن تربط الحدث الخاص بك بهدف قابل للتّحقيق. هل تستضيف حدثًا لزيادة الوعي حول منتج تطرحُه شركتُك؟ هل تُنظِّم حدثًا لجمع التّبرّعات مع وضع هدف نقديٍّ محدّد في الاعتبار؟ اعتمادًا على الهدف الذي تريد تحقيقه، ستتّخذ وكالة التّصميم أو الفريق قرارات مختلفة تتعلّق بالتّخطيط والفكرة الرئيسيّة والشّكل والأسلوب وغيرها من العناصر الأساسيّة.
الخطوة 3: قم بوضع ميزانيّة وجدول زمني
عند التّفكير في الميزانيّة، من المفيد أن تسأل عن المبلغ الذي تتوقَّع إنفاقه لكل شخص من الحضور. هل ستُقدِّم الطعام والشراب؟ ما نوع المكان الذي تُؤجّره؟ أين يقع المكان؟ هل تحتاج إلى توظيف عاملين في المكان؟ خطِّط لميزانيتك في حدود الدّخل الذي تتوقّع الحصول عليه من الحدَث. إذا كنت تبيع التّذاكر، مثلاً، فاسأل عن عدد التّذاكر التي ستحتاج إلى بيعها لتحقيق الرّبح، وعند أي نقطة سعر.
بمجرّد تكوين فكرة عن ميزانيّتك، قم برسم جدول زمنيّ. سيتعيّن عليك تحديد موعد لهذا الحدث بالطّبع، ولكن ضع بعض المعالم الرّئيسيّة الهامّة الأخرى طوال عملك. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تأمين مكان مناسب قبل الحدث بثلاثة أشهر على الأقل، أو قد تحتاج إلى اختيار متعهِّد الطّعام قبل شهر من الحدث.
الخطوة 4: قم بإنشاء ملفّات تعريفيّة للحاضرين
سيبدو حفل العشاء الذي يهدف إلى التّواصل بين مدراء المبيعات التّنفيذيّين مختلفًا كثيرًا عن حفل نهاية العام لشركتك. لذلك، من المهمّ تضمين ملف تعريف مفصَّل للحاضرين.
الخطوة 5: قم بتضمين إرشاداتٍ حول المظهر والأسلوب
سيتعامل فريق أو وكالة الأحداث الخاصّة بك مع الكثير من أشكال الأحداث -- ولكن لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدّد وضمن حدود الميزانيّة، قد يكون من المفيد تضمين إرشادات حول شكل الحدَث وأسلوبه. هل لدى شركتك أو مؤسّستك ألوان أو شعارات ترغب في استخدامها؟ هل تبحث عن شيء أنيقٍ وراقٍ، أم مرح وممتع؟ اكتب وصفًا موجزًا يمكن لمنسِّق الأحداث الخاص بك الرّجوع إليه خلال عمليّة التّخطيط.
لماذا تكتب موجز الحدث؟
سواء كنت تخطّط لجمعِ التّبرعات، أو حفل للعطلات، أو عشاء تقدير للعميل، أو حفل خيريّ، فإنك ستحتاج إلى كتابة موجز للحدث. موجز الحدث بمثابة خريطة لفريق الحدث أو المنسّق أو الوكالة. يوفّر إرشادات حول شكل الحدث وأسلوبه وميزانيّتك وجدولك الزّمني والحضور وغير ذلك من المعلومات المهمة. استخدم موجز الحدث للبقاء على المسار الصحيح، وتحديد أهدافك، وتعيين أصحاب المصلحة.
ما هي محتويات موجز الحدث؟
يبسّط موجز الحدث العمليّة المعقَّدة للتّخطيط لحدث ما، ويتضمّن أهدافاً واضحةً وجدولاً زمنيّاً وميزانيّةً وملفّات تعريف للحضور، ويضمن أن يكون شكل المكان وأسلوب العرض تماماً كما تخيّلته. بغض النّظر عما إذا كنت تعمل مع وكالة أحداث أو منسّق أحداث داخلي، فمن المهم أن يتحقّق التّوافق بين الجميع، ولهذا السّبب من المهم إنشاء موجز للحدث باستخدام هذه المكونات.
كيف يمكنك كتابة وصف موجز للحدث؟
توجد طرق عديدة يمكنك من خلالها كتابة وصف موجز للحدث الخاص بك. القاعدة الذهبية بشكل عام هي أن تكون موضوعيّاً وأن تقدّم المعلومات الأكثر جاذبيّة أولاً لترغيب الأشخاص في حضور الحدث الخاص بك. بعد المعلومات الأساسيّة مثل العنوان أو موضوع الحدث، يمكنك إضافة عناوين رئيسيّة أو متحدّثين مميّزين (في حال وجودهم)، وأمثلة على الأنشطة، ثم اختتامه بملاحظة إيجابيّة، أو بسبب أهمّية هذا الحدث. لكتابة وصف الحدث الخاص بك، يمكنك استخدام قالب ملخّص الحدث القابل للتّخصيص من منصّة Miro.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطّط الفرص
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
الميزات والإمكانيّات — هي السّبب وراء نجاح المنتج أو فشله، لهذا السّبب تنفق الشّركات الكثير من الوقت والجهد في التّركيز عليها. هل تبدو مثلك؟ جرّب مخطّط الفرص. تمنحكم هذا الصّفحة الواحدة المبسَّطة أنت وفريقك القدرة على تحسين منتجك من خلال استكشاف حالات الاستخدام والعقبات المُحتملة والاستراتيجيّات والتّحدّيات والمعايير. يُعدّ مخطّط الفرص مثاليًا إذا كنت قد قمت بالفعل ببناء منتج، لأنك لست بحاجة إلى التّفكير في النّموذج التّشغيلي أو نموذج الإيرادات.
نموذج نافذة جوهاري
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Meetings, Retrospectives
الفهم — هو أساس الثّقة بالآخرين بشكل أفضل وبنفسك أيضاً. نافذة جوهاري هي إطار عمل مصمّم لتعزيز فهم فريق العمل من خلال ملء المشاركين لأربعة أرباع، يكشف كل منها عن شيء قد لا يعرفونه عن أنفسهم أو عن الآخرين. استخدم هذا القالب لإجراء تمارين نافذة جوهاري عندما تواجه نموّاً في منظّمتك، لتعزيز الرّوابط بين التّخصّصات المُختلفة أو داخل الفريق، ومساعدة الموظّفين على التّواصل بشكل أفضل، وخلق التّعاطف فيما بينهم.
قالب مصفوفة أنسوف
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Operations, Strategic Planning
واصل النمو. واصل التطوير. واصل البحث عن تلك الفرص الجديدة في الأسواق الجديدة—والطرق الجديدة المبتكرة للوصول إلى العملاء هناك. يبدو وكأنه نهجك؟ إذاً قد يكون هذا القالب مناسبًا للغاية. يتم تقسيم مصفوفة أنسوف (تعرف كذلك باسم شبكة توسيع منتج أو سوق) إلى أربع إستراتيجيات نمو محتملة: اختراق السوق، وتطوير السوق، وتطوير المنتج، والتنويع. عندما تمر بكل قسم مع فريقك، ستحصل على نظرة واضحة لخياراتك في المستقبل والمخاطر والمكاسب المحتملة لكل منها.
قالب مخطّط القصّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Design Thinking
في حين يرتبط مخطط القصة عادةً بالتخطيط لمَشَاهد فيلمٍ أو عرض ٍتلفزيوني، يتم اعتماده على نطاق واسع في كافّة نواحي عالم الأعمال. مخطّط القصّة هو تسلسل من الرسوم التّوضيحية التي تُستخدم لتطوير قصة ما. يمكنك استخدام قالب مخطّط القصّة في أي وقت تريد وضع نفسك فعلاً في موضع العميل أو المستخدم وفهم كيف يفكّران ويشعران ويتصرّفان. قد تكون هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص عند وجود مشكلة أو عدم كفاءة في عملية قائمة. يمكنك إنشاء مخطّط قصة للعمليات الحالية أو لسير العمل، والتخطيط للشّكل الذي تريدها أن تبدو به في المستقبل.
قالب خريطة التصورات
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Mapping
لتشكيل رسالتك، وتصميم سياستك التسويقية، وتحسين منتجك، وبناء علامتك التجارية، عليك معرفة تصورات عملائك — ما يعتقدونه عنك وعن منافسيك. يمكنك اكتساب تلك الرؤى من خلال استكشاف خريطة تصورات. تُنشئ هذه الأداة البسيطة الفعّالة تمثيلاً بصرياً لكيفية تقييم العملاء لسعرك وأدائك وسلامتك وموثوقيتك. ضع هذا القالب في الاستثمار وستتمكن من زيادة منافسيك، ومعرفة الفجوات في السوق، وفهم التغييرات في سلوك العميل وقرارات الشراء.
قالب استعراض سير العمل 4 L's
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Decision Making
إذن لقد أكملت السّباق الآن. تجاوزت الفِرق كلّ العوائق واندفعت المشاعر. قم الآن بإلقاء نظرة واضحة على ما سبق وقيّم السّباق بصدق—ما الذي نجح وما الذي لم ينجح، وما الذي يمكن تحسينه. يُعدُّ هذا النهج (مصطلح 4Ls الذي يشير إلى ما أعجبنا وما تعلّمناه وما كان ينقصنا وما نتوق إليه) طريقةً قيّمةً لتجاهل المشاعر والنّظر إلى العمليّة بشكل نقدي. بهذه الطّريقة يمكن بناء الثّقة ورفع الرّوح المعنويّة وزيادة المشاركة—بالإضافة إلى إجراء التّعديلات لتكون أكثر إنتاجيّة ونجاحاً في المستقبل.