قالب الاجتماع الفعّال لبرنامج Zoom
Focus on the 3A’s of effective meetings to make sure your meetings are a productive use of everyone’s time
معلومات حول قالب الاجتماع الفعّال لبرنامج Zoom
أنشأت شركة Zoom، وهي منصّة للتّواصل، هذا القالب لتحسين تجربة الجميع في الاجتماعات عبر الإنترنت. يسمح قالب الاجتماع الفعّال لبرنامج Zoom للفِرَق بالإبداع وتحسين ديناميكيّة الاجتماعات عمومًا.
ما هو قالب الاجتماع الفعّال لبرنامج Zoom؟
يتمحور قالب الاجتماع الفعّال لبرنامج Zoom حول 3 مكوّنات للاجتماعات الفعّالة:
جدول الأعمال: نظّم نقاط الحوار بفعّالية ليعرف الجميع سبب وجودهم في الاجتماع.
الحضور: من سيحضر اجتماعك.
بنود الإجراء: قم بتدوين الخطوات التّالية وتوثيق ما تمّت مناقشته.
تضمن مجالات التّركيز الثّلاثة هذه أن تكون الاجتماعات منتجة وفعّالة. عندما يكون لدى الأشخاص فكرة واضحة عن كيفيّة قيادة الاجتماع وما يلزم مناقشته، سيكون من الأسهل الحفاظ على تركيز الجميع ومشاركتهم.
بالإضافة إلى تلك المكوّنات الثّلاث، فيما يلي أقسام أخرى يتضمّنها قالب الاجتماع الفعّال:
نشاط كسر الجمود: تساعدك أنشطة كسر الجمود في فهم مشاعر المشاركين وتحفيزهم للنشاط على لوحة العمل.
إطار نشاط المجموعة:إذا كنت بحاجة إلى إجراءورشة عمل سريعة، أو جلسة عصف ذهنيّ، أو جلسة تصويت،استخدم هذا الإطار.
التّفكير: في نهاية الاجتماع، استخدم هذا الإطار لطلب التّعليقات وإجراء استعراض رجعي سريع. ملاحظة: يمكن القيام بذلك بشكل غير متزامن إذا لزم الأمر.
فوائد قالب الاجتماع الفعّال لبرنامج Zoom
عند استخدام هذا القالب، فإنك تنظّم اجتماعاتك بشكل أكثر فاعلية، مما يتيح المجال للأشخاص للتّركيز على ما تتمّ مناقشته. بالإضافة إلى ذلك، ستكون لدى كلّ شخص في الاجتماع نقطة انطلاق للاسترشاد بها خلال الجلسة ولتحقيق فهم أفضل للعمل الذي يمضي قدمًا.
فوائد أخرى لاستخدام قالب الاجتماع الفعّال:
إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة، واحترام تواجد الجميع.
منح الأشخاص هدفًا واضحًا ليتمكّنوا من التّحضير للاجتماع.
اختيار المشاركين في الاجتماع بشكل أكثر فاعليّة، حيث يعرف الجميع دورهم في الاجتماع وسبب وجودهم فيه.
كيفيّة استخدام قالب الاجتماع الفعّال لبرنامج Zoom
أولًا، اختر القالب الجاهز وأضفه إلى لوحة العمل الخاصّة بك. شارك الرّابط مع الجميع أو استخدمالتّجميع على منصّة Miro عبر برنامج Zoom لإجراء الاجتماع بمزيد من السّهولة.
عند تخصيص القالب الخاص بك:
أضف أحد أنشطة كسر الجمود التي تفضّلها. انتقل إلى منتقي القوالب في منصّة Miro.
قم بإضافة أي وثائق أو عناصر فنّية ذات صلة قد تحتاجها للاجتماع.
إذا كنت ترغب بإجراء أي نشاط، اطّلع على بعض الاقتراحات الرّائعة لإجراء الاجتماعات التّعاونية.
نصيحة احترافيّة: احفظ لوحة العمل واستخدمها كقالب للاجتماعات المستقبليّة. يمكنك إضافة أي عدد تريده من الإطارات إلى لوحة Miro اللامتناهية.
كيف تجري اجتماعاً فعّالاً؟
احرص على أن يكون لديك ما يلي: جدول أعمال الاجتماع، والحضور المناسبين، وعناصر العمل في مكانها الصّحيح. تسهّل هذه المجالات الرئيسيّة الثّلاثة على الجميع فهم الغرض من الاجتماع وأدوارهم والخطوات التّالية.
كيف تجعل المكالمة عبر تطبيق Zoom تصبح ممتعة؟
عند إعداد مكالمة عبر تطبيق Zoom، تأكّد أن الجميع لديه جدول الأعمال ورابط اللّوحة للعمل بهما. بصفتك منسّقًا، احرص دائمًا على تشغيل الفيديو الخاص بك ومشاركة شاشتك إذا كنتم تعملون جميعًا معًا على ذات الملف أو اللّوحة. استخدم قالب الاجتماع الفعّال لتنظيم اجتماعك واطلب التّعليقات حتى تعرف ما الذي يجب تحسينه في المرّة القادمة. حظّاً سعيداً!
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة تدوين الأفكار
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Ideation, Meetings
عندما تتدفق الطاقة الإبداعية، سينتج عن ورشة العمل أو الاجتماع العديد من الأفكار الجديدة — لكن ليست جميعها متعلّقة بالموضوع أو من الممكن تنفيذها في الوقت الراهن. قم بتوجيهها مباشرة إلى مصفوفة تدوين الأفكار، وهي أداة بسيطة وفعالة لفصل أفضل الأفكار عن تلك الأفكار الواعدة ولكن تحتاج إلى المزيد من البحث أو المناقشة. سيتيح لك هذا القالب إنشاءَ مصفوفة تدوين الأفكار الخاصّة بك بسهولة، حيث ستكون مفيدة خصوصًا أثناء الاجتماعات الطويلة (وعند احتمال خروج زملاء في الفريق عن صلب الموضوع).
قالب منظِّم الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Project Planning
عندما يتعلّق الأمر بالأفكار التي يتمّ التوصُّل إليها خلال الاجتماع، يجب أن تهتم بالكمّ والجودة على حدٍّ سواء. إذن لماذا تختار؟ سيزيد قالب منظِّم الاجتماع الخاص بنا من فرص التّوصُّل إلى الكثير من الأفكار الرّائعة في اجتماعك. سيمنحك طريقة بسيطة وفعّالة لتصميم أي نشاط (بما في ذلك الاجتماعات والتّخطيط اليومي) والتّأكُّد من أنّ أعضاء الفريق البعيدين يعرفون تمامًا ما يهدف الاجتماع إلى تحقيقه. ويمكنك أن تمنح منظِّم الاجتماع الخاص بك القوّة من خلال توصيل منصّة Miro بالتّطبيقات والخدمات المفضّلة لديك: Atlassian’s JIRA و Google Drive و Slack و Trello و DropBox و OneDrive.
قالب ملاحظات الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Meetings
عندما يكون اجتماعك ناجحًا (وستساعد منصّة Miro في التأكُّد من نجاحه)، سيرتفع معدَّل المشاركة، وستكون هناك أفكار رائعة، وسيتمّ اتّخاذ القرارات. تأكَّد من عدم إغفال أي ملاحظة— استخدم قالب ملاحظات الاجتماع الخاص بنا لتتبُّع الملاحظات والتّعليقات في مكان مركزي يمكن للفريق بأكمله الوصول إليه. ما عليك سوى تعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع، وتحديد مواضيع المناقشة، والسّماح لمدوِّن الملاحظات بتسجيل المشاركين، والنّقاط المهمّة التي تمّ تناولها، وأي قرارات يتمّ اتّخاذها.