قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
واصل التّركيز على الاجتماعات التَّفقُّديّة اليوميّة السّريعة باستخدام قالب الاجتماع اليومي المُختصَر. ساعد فريقك على العمل معاً بشكل أكثر فعّالية.
معلومات حول قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
يساعد قالب الاجتماع اليومي المُختصَر، الذي يتم استخدامه أيضًا في سكروم، الفِرَق على العمل معاً بشكل أكثر فاعليّة. تَستخدم معظم الفِرَق قالب الاجتماع اليومي المُختصَر لمراجعة نتائج عمل اليوم السّابق، وتخطيط عناصر العمل لهذا اليوم، وتحديد أيّة عقبات يحتاج أفراد الفريق المساعدةَ فيها.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب الاجتماع اليومي المُختصَر.
لماذا تُجري الشّركات اجتماعات يوميّة مُختصَرة؟
تساعد الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في إدارة عبء العمل وجمع الفِرَق معًا. قد تُجري بعض الفِرَق هذه الاجتماعات بطريقة مختلفة قليلاً، ولكن فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة ممارسة شائعة:
تعزيز التّعاونالاجتماعات اليوميّة المُختصَرة وسيلة رائعة لتعزيز التّعاون بين أفراد الفريق. يحصل الزّملاء على فرصة لعرض المشكلات والعقبات والمعوّقات بحيث يتمكّن زملاؤهم في الفريق من المشاركة وعرض المساعدة.
الحصول على المعارف ومشاركتهايمكن أن تُساعد وتيرة الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في سدّ الثّغرات المعرفيّة والتّأكُّد من أنّ الجميع يتواصلون. تضمن الاجتماعات المُختصَرة أن يكون لدى الفريق فكرةً أفضل عمّا يعمل عليه الآخرون وكيف يمكنهم المساعدة.
الحدّ من العقبات: تتيح الاجتماعات المُختصَرة للموظّفين تحديد المشكلات قبل أن تصبح أكثر خطورة. عندما يذكر شخص ما مشكلةً، يمكن لزملائه في الفريق اقتراح طرقٍ أفضل لإكمال المهمّة. إذا كان أعضاء الفريق لا يشعرون بالرّاحة عند مناقشة العقبات، فقد يشير ذلك إلى مشاكل أكثر عمقاً في العمليّات أو الوظائف أو الرّوح المعنويّة. يمكن للمشرفين بعد ذلك اتّخاذ خطوة إلى الوراء لمعالجة هذه المشكلات الأساسيّة.
مشاركة الأهداف والغاياتتوفّر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة منتدىً للأشخاص لمشاركة الأهداف الفرديّة والجماعيّة. يمكن للمشرفين التّأكُّد من أن الجميع يفهمون الأهداف التي يعملون من أجلها. كما يمكنهم تعديل الأهداف إذا لزم الأمر.
كيفيّة إنشاء جدول الاجتماع اليومي المُختصَر
1- حدِّد الوقت والمكان
قم باستطلاع آراء فريقك لمعرفة ما إذا كانوا يفضّلون إجراء الاجتماعات المُختصَرة في الصّباح أم في نهاية اليوم. يجب أن تصبح الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة جزءًا مفيدًا من العمل المعتاد للجميع حيث تمهّد الطّريق ليومهم أو تصنع له الخاتمة.
2 - قم بإعدادجدول أعمال
يجب ألا تستمر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة لمدّة تجعل الشّخص يتململ أثناء الوقوف. بشكل عام، قم بتخصيص من عشر إلى خمس عشرة دقيقة. لتبقى مركِّزاً على المهمّة، قم بإنشاء جدول أعمال سريع يوضّح ما تأمل في تحقيقه.
3- التزم بالتّنسيق ذاته
بمجرّد تحديد وقتك ومكانك، ابتكر بعض الأسئلة التي تأمل أن تتمّ الإجابة عليها خلال كل اجتماع. تهدف العديد من الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة إلى الإجابة على الأسئلة الثلاثة التالية: ماذا الذي قمتُ بإنجازه منذ الاجتماع المُختصَر الأخير؟ ماذا الذي آمل أن أنجزَه قبل الاجتماع القادم؟ ما العقبات التي قد تمنعني من القيام بذلك؟
نصيحة: يمكنك أيضاً استيراد بطاقات Jira لتتبُّع المشكلات للحفاظ على طقوس الفريق.
ما الذي يحدث خلال الاجتماع اليومي المختصر؟
يجب ألا يستمر الاجتماع اليومي المختصر أكثر من 15 دقيقة. ينبغي أن يجيب كل عضو فريق عن ثلاثة أسئلة خلال الاجتماع المختصر: ماذا فعلت بالأمس؟ ما الذي ستعمل عليه اليوم؟ هل لديك أي عوائق؟
كيف يمكنني تنظيم اجتماعي اليومي المختصر؟
يمكنك جمع المهام ذات الأولوية العالية ومشاركتها مع فريقك. اذكر ما إذا كنت تواجه أية مشاكل أو معوّقات أثناء إنجازها. قم بتدوين ملاحظات حول المشاريع الأخرى التي قد تؤثّر بك، أو قم بالاسترشاد بقالب الاجتماع اليومي المختَصر لاحقًا. بما أن هذا الاجتماع يوميّ، احرص على عدم تمضية الكثير من الوقت في التّحضير له. يُفترض أن يكون الاجتماع المختصر اجتماعًا فعّالاً ولا يتجاوز كونه تحققّاّ منتظمًا من عمل الفِرَق.
What does a good standup meeting look like in practice?
A good standup meeting is short (15 minutes or less), starts on time, sticks to the three key questions, promotes active listening and interaction, ensures transparency, and is facilitated to keep the focus.
What are common problems with daily standups?
Common problems with daily standups include exceeding the allocated time, lack of preparation from team members, irregular attendance, passive participation, and the meeting unintentionally evolving into a full-fledged discussion or problem-solving session. To avoid that, make sure everyone is on the same page, facilitate the meeting to keep the focus, and promote transparency so everyone sees the value in the meeting.
How are standups different from other meetings?
Standups differ from other meetings in their frequency (daily), duration (short), purpose (syncing up the team and identifying blockers), format (three-question format), and attendance (mostly the executing team).
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مخطّط الطّابق
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Workshops
ربّما تخطّط لمناسبة أو فعّالية كبيرة. أو ربّما تقوم بترتيب المقاعد وتنظيم الازدحام المستمر. في كلتا الحالتين، فإن إنشاء مخطّط الطّابق—مخطّط علوي متدرّج للمساحة—هو أمر عمليٌّ وممتع على حدٍّ سواء. سيتيح لك هذا القالب تصوُّر كيف سيتحرّك الأشخاص في المكان ومعرفة ما إذا كانت المساحة ستفي بالغرض أم لا، قبل تخصيص الوقت أو المال أو الموارد. ستتمكّن من الحصول على ما تريد من تفاصيل—العثور على القياسات والأبعاد الصّحيحة، وإضافة أو إزالة الأجهزة والأثاث.
قالب خريطة العمليّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Product Management, Mapping
يتيح لك رسم خرائط العمليّة تقييم وتوثيق ووضع استراتيجيّة لأي خطّة أو نهج وضعه فريقك. أداةٌ مفيدة لإزالة العقبات أو تلافيها. تمكّن خريطة العمليّة، التي تمّ تنظيمها إلى مراحل، فريقَك من تقسيم عمليّة أو نظام وتسجيل المُخرجات وعناصر العمل في كل مرحلة من مراحل العمليّة. من خلال تقسيم الأهداف والأنشطة والمُخرجات في أيّ مرحلة من مراحل المشروع، يمكنك تكوين رؤية حول ما إذا كنتَ على المسار الصّحيح أو تعمل بفعّاليّة لحلّ مشكلة ما.
قالب مخطّط الفرص
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
الميزات والإمكانيّات — هي السّبب وراء نجاح المنتج أو فشله، لهذا السّبب تنفق الشّركات الكثير من الوقت والجهد في التّركيز عليها. هل تبدو مثلك؟ جرّب مخطّط الفرص. تمنحكم هذا الصّفحة الواحدة المبسَّطة أنت وفريقك القدرة على تحسين منتجك من خلال استكشاف حالات الاستخدام والعقبات المُحتملة والاستراتيجيّات والتّحدّيات والمعايير. يُعدّ مخطّط الفرص مثاليًا إذا كنت قد قمت بالفعل ببناء منتج، لأنك لست بحاجة إلى التّفكير في النّموذج التّشغيلي أو نموذج الإيرادات.
قالب جدول أعمال الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Meetings, Workshops
ما يميزّ الاجتماعات التي تخرج عن مسارها تمامًا عن الاجتماعات التي تحقّق أهدافها وتنجز مهامها هو وجود جدول أعمال مفصّل وواضح. لذا ندعوك لاستخدام هذا القالب ووضع جدول أعمال اجتماع يحدّد التوقّعات لما قبل الاجتماع وأثناءه وبعده. سيتيح للمشاركين الاستعداد مُسبقًا وسيمكِّنك من إتمام مهام العمل وتحديد وقت انتهاء المناقشة. (نصيحة: خطِّط مُسبقًا لإرسال جدول أعمال اجتماعك قبل 24 ساعة على الأقل من الاجتماع).
قالب تحليل أصحاب المصلحة
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
تعد إدارة أصحاب المصلحة أساساً لعملية استكمال المشروع في الوقت المحدّد، وتلبية التوقعات، لذا نقدّم لك كيفية استخدام تحليل أصحاب المصلحة للمساعدة. يمكّنك تحليل أصحاب المصلحة من تلبية التوقعات وإنجاز المشاريع في الوقت المحدد من خلال تحديد الأفراد والمجموعات والمؤسسات التي لها منفعة خاصّة في برنامج أو عملية. في تحليل أصحاب المصلحة النّموذجي، ستصنّف أصحاب المصلحة وفق الأولويّة بناءً على تأثيرهم في المشروع، وتسعى إلى فهمِ أفضلِ طريقةٍ للتعامل معهم طوال فترة المشروع.
قالب مخطّط عين الثّور البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Project Management, Prioritization
عندما تكون منظّمة متنامية، يمكن أن تشعر بأنّ كل قرار له عواقب ناجحة أو فاشلة—مما قد يؤدّي إلى عجز في اتّخاذ القرار، وعدم القدرة على تحديد الأولويّات، وعدم كفاءة الاجتماعات، وكذلك انخفاض الرّوح المعنويّة. إذا كان ذلك يبدو مماثلاً لحالتك، فاستخدم مخطّط عين الثّور البياني. كما يدلّ الاسم، يُستخدم مخطّط عين الثّور البياني نموذج الدّوائر متّحدة المركز لمساعدة الشّركات في تحديد الأولويّات أو اتّخاذ القرارات الهامّة، أو مناقشة كيفيّة إزالة العقبات أو التغلّب عليها.