قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
واصل التّركيز على الاجتماعات التَّفقُّديّة اليوميّة السّريعة باستخدام قالب الاجتماع اليومي المُختصَر. ساعد فريقك على العمل معاً بشكل أكثر فعّالية.
معلومات حول قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
يساعد قالب الاجتماع اليومي المُختصَر، الذي يتم استخدامه أيضًا في سكروم، الفِرَق على العمل معاً بشكل أكثر فاعليّة. تَستخدم معظم الفِرَق قالب الاجتماع اليومي المُختصَر لمراجعة نتائج عمل اليوم السّابق، وتخطيط عناصر العمل لهذا اليوم، وتحديد أيّة عقبات يحتاج أفراد الفريق المساعدةَ فيها.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب الاجتماع اليومي المُختصَر.
لماذا تُجري الشّركات اجتماعات يوميّة مُختصَرة؟
تساعد الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في إدارة عبء العمل وجمع الفِرَق معًا. قد تُجري بعض الفِرَق هذه الاجتماعات بطريقة مختلفة قليلاً، ولكن فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة ممارسة شائعة:
تعزيز التّعاونالاجتماعات اليوميّة المُختصَرة وسيلة رائعة لتعزيز التّعاون بين أفراد الفريق. يحصل الزّملاء على فرصة لعرض المشكلات والعقبات والمعوّقات بحيث يتمكّن زملاؤهم في الفريق من المشاركة وعرض المساعدة.
الحصول على المعارف ومشاركتهايمكن أن تُساعد وتيرة الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في سدّ الثّغرات المعرفيّة والتّأكُّد من أنّ الجميع يتواصلون. تضمن الاجتماعات المُختصَرة أن يكون لدى الفريق فكرةً أفضل عمّا يعمل عليه الآخرون وكيف يمكنهم المساعدة.
الحدّ من العقبات: تتيح الاجتماعات المُختصَرة للموظّفين تحديد المشكلات قبل أن تصبح أكثر خطورة. عندما يذكر شخص ما مشكلةً، يمكن لزملائه في الفريق اقتراح طرقٍ أفضل لإكمال المهمّة. إذا كان أعضاء الفريق لا يشعرون بالرّاحة عند مناقشة العقبات، فقد يشير ذلك إلى مشاكل أكثر عمقاً في العمليّات أو الوظائف أو الرّوح المعنويّة. يمكن للمشرفين بعد ذلك اتّخاذ خطوة إلى الوراء لمعالجة هذه المشكلات الأساسيّة.
مشاركة الأهداف والغاياتتوفّر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة منتدىً للأشخاص لمشاركة الأهداف الفرديّة والجماعيّة. يمكن للمشرفين التّأكُّد من أن الجميع يفهمون الأهداف التي يعملون من أجلها. كما يمكنهم تعديل الأهداف إذا لزم الأمر.
كيفيّة إنشاء جدول الاجتماع اليومي المُختصَر
1- حدِّد الوقت والمكان
قم باستطلاع آراء فريقك لمعرفة ما إذا كانوا يفضّلون إجراء الاجتماعات المُختصَرة في الصّباح أم في نهاية اليوم. يجب أن تصبح الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة جزءًا مفيدًا من العمل المعتاد للجميع حيث تمهّد الطّريق ليومهم أو تصنع له الخاتمة.
2 - قم بإعدادجدول أعمال
يجب ألا تستمر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة لمدّة تجعل الشّخص يتململ أثناء الوقوف. بشكل عام، قم بتخصيص من عشر إلى خمس عشرة دقيقة. لتبقى مركِّزاً على المهمّة، قم بإنشاء جدول أعمال سريع يوضّح ما تأمل في تحقيقه.
3- التزم بالتّنسيق ذاته
بمجرّد تحديد وقتك ومكانك، ابتكر بعض الأسئلة التي تأمل أن تتمّ الإجابة عليها خلال كل اجتماع. تهدف العديد من الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة إلى الإجابة على الأسئلة الثلاثة التالية: ماذا الذي قمتُ بإنجازه منذ الاجتماع المُختصَر الأخير؟ ماذا الذي آمل أن أنجزَه قبل الاجتماع القادم؟ ما العقبات التي قد تمنعني من القيام بذلك؟
نصيحة: يمكنك أيضاً استيراد بطاقات Jira لتتبُّع المشكلات للحفاظ على طقوس الفريق.
ما الذي يحدث خلال الاجتماع اليومي المختصر؟
يجب ألا يستمر الاجتماع اليومي المختصر أكثر من 15 دقيقة. ينبغي أن يجيب كل عضو فريق عن ثلاثة أسئلة خلال الاجتماع المختصر: ماذا فعلت بالأمس؟ ما الذي ستعمل عليه اليوم؟ هل لديك أي عوائق؟
كيف يمكنني تنظيم اجتماعي اليومي المختصر؟
يمكنك جمع المهام ذات الأولوية العالية ومشاركتها مع فريقك. اذكر ما إذا كنت تواجه أية مشاكل أو معوّقات أثناء إنجازها. قم بتدوين ملاحظات حول المشاريع الأخرى التي قد تؤثّر بك، أو قم بالاسترشاد بقالب الاجتماع اليومي المختَصر لاحقًا. بما أن هذا الاجتماع يوميّ، احرص على عدم تمضية الكثير من الوقت في التّحضير له. يُفترض أن يكون الاجتماع المختصر اجتماعًا فعّالاً ولا يتجاوز كونه تحققّاّ منتظمًا من عمل الفِرَق.
What does a good standup meeting look like in practice?
A good standup meeting is short (15 minutes or less), starts on time, sticks to the three key questions, promotes active listening and interaction, ensures transparency, and is facilitated to keep the focus.
What are common problems with daily standups?
Common problems with daily standups include exceeding the allocated time, lack of preparation from team members, irregular attendance, passive participation, and the meeting unintentionally evolving into a full-fledged discussion or problem-solving session. To avoid that, make sure everyone is on the same page, facilitate the meeting to keep the focus, and promote transparency so everyone sees the value in the meeting.
How are standups different from other meetings?
Standups differ from other meetings in their frequency (daily), duration (short), purpose (syncing up the team and identifying blockers), format (three-question format), and attendance (mostly the executing team).
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب ميثاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يعتمد مدراء المشاريع على مواثيق المشروع كمصدر للحقيقة فيما يتعلّق بتفاصيل المشروع. توضّح مواثيق المشروع الأهداف الأساسيّة ونطاق العمل وأعضاء الفريق والمزيد من المشاركين في المشروع. بالنسبة لإدارة المشاريع المنظَّمة، يمكن أن تكون المواثيق مفيدة لمواءمة الجميع حول فهم مشترك للأهداف والاستراتيجيّات والمُخرجات لمشروعٍ ما أيّاً كان مجاله. يضمن هذا القالب توثيق جميع جوانب المشروع ليتمّ إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وتحقيق التّوافق بينهم. اعرف دائمًا إلى أين يتّجه مشروعك، وغايته، ومجاله.
قالب عجلة المشاعر لكسر الجمود
: يعمل بشكل أفضل مع
نشاط كسر الجمود, الاجتماعات
اسمح للأشخاص بالتّعبير عن المشاعر والتّواصل مع بعضهم البعض. استخدم قالب عجلة المشاعر لكسر الجمود لبناء الأسس اللّازمة للحوارات المهمّة.
قالب الاستعراض السريع لسير العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Retrospectives, Meetings
يمكّنك قالب استعراض سير العمل من عقد اجتماعات ذات جدوى، وتقييم عملك، وتكرار ذلك بشكل فعال. اكتسب مصطلح "استعراض سير العمل" شعبية على حساب مصطلحي "بيان المعلومات" و"التحليل اللاحق" الأكثر شيوعًا، وذلك لأنه أكثر حيادية من المصطلحات الأخرى . تشير بعض الفرق إلى هذه الاجتماعات بأنها "استعراض سريع لسير العمل" أو "استعراض متكرر لسير العمل" أو "استعراض بطريقة أجايل (Agile) لسير العمل". سواء كنت من فريق سكرام، أو تستخدم منهجية أجايل في عملك، أو تقوم بنوع معين من استعراض سير العمل (على سبيل المثال: mad, sad, glad retrospective)، تبقى الأهداف كما هي عمومًا وتتمثل في: اكتشاف ما سار بشكل جيد، وتحديد السبب الرئيسي للمشكلات التي واجهتك، وإيجاد طرق لتحقيق أداء أفضل عند تكرار العمل.
قالب التّصويت بالنّقاط
: يعمل بشكل أفضل مع
Decision Making, Meetings, Workshops
يسمح التّصويت بالنّقاط، المعروف أيضًا باسم "التّصويت بستخدام الملصقات" أو "التّصويت الدّيمقراطي" أو "التّصويت باستخدام النّقاط"، للفِرَق بالإشارة إلى المشكلات في سلسلة من الحلول المُحتمَلة، أو تحديد أولويّات المهام عند تقديمها مع خيارات متنوِّعة. يختلف التّصويت بالنّقاط عن قاعدة "مشاركة واحدة" أو "تصويت واحد". بدلاً من ذلك، يُمنح كل شخص في المجموعة أكبر عدد من الأصوات (أو "النّقاط") التي يمكن ملؤها. يمكن الإدلاء بهذه الأصوات إما لفكرة واحدة، أو توزيعها على العديد من الأفكار. يمكنك استخدام التّصويت بالنّقاط في أي وقت يقوم فيه فريقك بترتيب أولويّات الخيارات أو يوافق على اتجاه يتّخذه لمشروع عالي المخاطر.
قالب إطار كانبان
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Agile Methodology, Agile Workflows
عمليات مثالية وتدفق محسّن والمزيد من القيمة لعملائك - هذا ما تساعدك طريقة كانبان على تحقيقه. وفقًا لمجموعة من المبادئ والممارسات المرنة (التي أنشأها موظف بشركة تويوتا للسيارات في خمسينيات القرن العشرين)، يساعد كانبان فريقك على الحد من الإهدار ومعالجة العديد من المشاكل الأخرى والتعاون على إصلاحها معًا. يمكنك استخدام قالب كانبان البسيط الخاص بنا من مراقبة التقدّم المحرز في كل العمل عن كثب، واستعراض العمل أمام الشركاء متعددي الوظائف حتى تكتشف خفايا البرامج.
قالب المخطط الشهري
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Strategic Planning, Project Planning
لإنجاز كل مهمة وتحقيق كل هدف في الشهر، من المفيد الحصول على صورة شاملة للأشياء—أي استعراض يغطي ٣٠ يومًا. ولهذا قد يكون التقويم الشهري مفيدًا جدًا، خاصةً في المشاريع الأكبر. استخدم قالبنا لإنشاء تمثيل مرئي يساعدك على تتبع المواعيد النهائية والمهام وترتيبها لكل من الأفراد أو الفرق الكاملة. كذلك ستتمكن من تخصيصه على طريقتك باستخدام الصور ومقاطع الفيديو والملاحظات اللاصقة.