قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
واصل التّركيز على الاجتماعات التَّفقُّديّة اليوميّة السّريعة باستخدام قالب الاجتماع اليومي المُختصَر. ساعد فريقك على العمل معاً بشكل أكثر فعّالية.
معلومات حول قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
يساعد قالب الاجتماع اليومي المُختصَر، الذي يتم استخدامه أيضًا في سكروم، الفِرَق على العمل معاً بشكل أكثر فاعليّة. تَستخدم معظم الفِرَق قالب الاجتماع اليومي المُختصَر لمراجعة نتائج عمل اليوم السّابق، وتخطيط عناصر العمل لهذا اليوم، وتحديد أيّة عقبات يحتاج أفراد الفريق المساعدةَ فيها.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب الاجتماع اليومي المُختصَر.
لماذا تُجري الشّركات اجتماعات يوميّة مُختصَرة؟
تساعد الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في إدارة عبء العمل وجمع الفِرَق معًا. قد تُجري بعض الفِرَق هذه الاجتماعات بطريقة مختلفة قليلاً، ولكن فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة ممارسة شائعة:
تعزيز التّعاونالاجتماعات اليوميّة المُختصَرة وسيلة رائعة لتعزيز التّعاون بين أفراد الفريق. يحصل الزّملاء على فرصة لعرض المشكلات والعقبات والمعوّقات بحيث يتمكّن زملاؤهم في الفريق من المشاركة وعرض المساعدة.
الحصول على المعارف ومشاركتهايمكن أن تُساعد وتيرة الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في سدّ الثّغرات المعرفيّة والتّأكُّد من أنّ الجميع يتواصلون. تضمن الاجتماعات المُختصَرة أن يكون لدى الفريق فكرةً أفضل عمّا يعمل عليه الآخرون وكيف يمكنهم المساعدة.
الحدّ من العقبات: تتيح الاجتماعات المُختصَرة للموظّفين تحديد المشكلات قبل أن تصبح أكثر خطورة. عندما يذكر شخص ما مشكلةً، يمكن لزملائه في الفريق اقتراح طرقٍ أفضل لإكمال المهمّة. إذا كان أعضاء الفريق لا يشعرون بالرّاحة عند مناقشة العقبات، فقد يشير ذلك إلى مشاكل أكثر عمقاً في العمليّات أو الوظائف أو الرّوح المعنويّة. يمكن للمشرفين بعد ذلك اتّخاذ خطوة إلى الوراء لمعالجة هذه المشكلات الأساسيّة.
مشاركة الأهداف والغاياتتوفّر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة منتدىً للأشخاص لمشاركة الأهداف الفرديّة والجماعيّة. يمكن للمشرفين التّأكُّد من أن الجميع يفهمون الأهداف التي يعملون من أجلها. كما يمكنهم تعديل الأهداف إذا لزم الأمر.
كيفيّة إنشاء جدول الاجتماع اليومي المُختصَر
1- حدِّد الوقت والمكان
قم باستطلاع آراء فريقك لمعرفة ما إذا كانوا يفضّلون إجراء الاجتماعات المُختصَرة في الصّباح أم في نهاية اليوم. يجب أن تصبح الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة جزءًا مفيدًا من العمل المعتاد للجميع حيث تمهّد الطّريق ليومهم أو تصنع له الخاتمة.
2 - قم بإعدادجدول أعمال
يجب ألا تستمر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة لمدّة تجعل الشّخص يتململ أثناء الوقوف. بشكل عام، قم بتخصيص من عشر إلى خمس عشرة دقيقة. لتبقى مركِّزاً على المهمّة، قم بإنشاء جدول أعمال سريع يوضّح ما تأمل في تحقيقه.
3- التزم بالتّنسيق ذاته
بمجرّد تحديد وقتك ومكانك، ابتكر بعض الأسئلة التي تأمل أن تتمّ الإجابة عليها خلال كل اجتماع. تهدف العديد من الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة إلى الإجابة على الأسئلة الثلاثة التالية: ماذا الذي قمتُ بإنجازه منذ الاجتماع المُختصَر الأخير؟ ماذا الذي آمل أن أنجزَه قبل الاجتماع القادم؟ ما العقبات التي قد تمنعني من القيام بذلك؟
نصيحة: يمكنك أيضاً استيراد بطاقات Jira لتتبُّع المشكلات للحفاظ على طقوس الفريق.
ما الذي يحدث خلال الاجتماع اليومي المختصر؟
يجب ألا يستمر الاجتماع اليومي المختصر أكثر من 15 دقيقة. ينبغي أن يجيب كل عضو فريق عن ثلاثة أسئلة خلال الاجتماع المختصر: ماذا فعلت بالأمس؟ ما الذي ستعمل عليه اليوم؟ هل لديك أي عوائق؟
كيف يمكنني تنظيم اجتماعي اليومي المختصر؟
يمكنك جمع المهام ذات الأولوية العالية ومشاركتها مع فريقك. اذكر ما إذا كنت تواجه أية مشاكل أو معوّقات أثناء إنجازها. قم بتدوين ملاحظات حول المشاريع الأخرى التي قد تؤثّر بك، أو قم بالاسترشاد بقالب الاجتماع اليومي المختَصر لاحقًا. بما أن هذا الاجتماع يوميّ، احرص على عدم تمضية الكثير من الوقت في التّحضير له. يُفترض أن يكون الاجتماع المختصر اجتماعًا فعّالاً ولا يتجاوز كونه تحققّاّ منتظمًا من عمل الفِرَق.
What does a good standup meeting look like in practice?
A good standup meeting is short (15 minutes or less), starts on time, sticks to the three key questions, promotes active listening and interaction, ensures transparency, and is facilitated to keep the focus.
What are common problems with daily standups?
Common problems with daily standups include exceeding the allocated time, lack of preparation from team members, irregular attendance, passive participation, and the meeting unintentionally evolving into a full-fledged discussion or problem-solving session. To avoid that, make sure everyone is on the same page, facilitate the meeting to keep the focus, and promote transparency so everyone sees the value in the meeting.
How are standups different from other meetings?
Standups differ from other meetings in their frequency (daily), duration (short), purpose (syncing up the team and identifying blockers), format (three-question format), and attendance (mostly the executing team).
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب اجتماع التّفكير
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
عندما تصبح الجداول الزّمنيّة مزدحمة، يصبح "التعلُّم بالممارسة" الطريقة الافتراضيّة للتعلُّم. لذا خصِّص وقتًا لفريقك للتعلُّم بطُرقٍ قيّمة أخرى — عن طريق التّفكير والإصغاء. يسمح اجتماع التّفكير، الذي يقوده "المتعلّمون" (أعضاء الفريق الذين يشاركون باقي أفراد الفريق) لأعضاء الفريق بمشاركة معلومات جديدة حول أعمال العميل أو مبادرة عمل داخليّة، أو تقديم أساليب لحلِّ المشكلات أو حتّى التّوصية بكتب أو حلقات بودكاست التي تستحقّ الاطلّاع عليها. يشجّع اجتماع التّفكير كذلك الزّملاء في جميع المستويات على المشاركة في التّطوير المهني لزملائهم في الفريق.
استعراض مشاعر الغضب والحزن والسّرور
: يعمل بشكل أفضل مع
Brainstorming, Ideation
من الطّبيعي أن يقتصر قياسنا لنجاح السّباق على مدى تحقيق الأهداف والجداول الزّمنيّة. لكن يوجد مقياس نجاح مهم آخر: العواطف. استعراض مشاعر الغضب والحزن والسّرور هو أسلوب شائع وفعّال للفِرَق لاستكشاف عواطفهم ومشاركتها بعد انتهاء السّباق. يتيح لكم ذلك تسليط الضّوء على الجوانب الإيجابيّة، وتأكيد المخاوف، وتحديد كيفيّة المُضي قُدُمًا كفريق. يسهّل هذا القالب إجراء قياس الغضب والحزن والسّرور الذي يساعدك في بناء الثّقة، وتحسين الرّوح المعنويّة للفريق، وزيادة المشاركة.
قالب تحليل التّكلفة والفائدة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
بوجود العديد من القرارات اليومية التي يجب اتّخاذها—وكل منها يبدو عالي المخاطر—من السّهل أن تثقل الخيارات كاهل أي عمل أو مؤسّسة. أنت بحاجة إلى طريقة منهجيّة لتحليل المخاطر والمكاسب. يمنحك تحليل التّكلفة والفائدة الوضوح الذي تحتاجه لاتّخاذ قرارات ذكيّة. سيساعدك هذا القالب في إجراء تحليل التّكلفة والفائدة (CBA) لمساعدة فريقك في تقييم إيجابيّات وسلبيّات المشاريع الجديدة أو مقترحات الأعمال—وفي النّهاية سيساعد شركتك في الحفاظ على وقتك الثّمين وأموالك ورأس مالك الاجتماعي.
قالب تحليل DMAIC
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Design Thinking, Operations
قد يكون من غير الممتع التّعمق في العمليّات وفحصها، لكنها تؤتي ثمارها على نحو رائع—يمكن أن تؤدي العمليّة الأكثر كفاءة إلى توفير كبير في التّكلفة وإلى منتج أفضل. هذا ما يقوم به تحليل DMAIC. تمّ تطوير تحليل DMAIC كجزء من مبادرة ستة سيغما، ويُعَدُّ إستراتيجيّةٌ للجودة قائمة على البيانات لتبسيط العمليّات وحلّ المشكلات. تُقسَّم هذه التّقنية إلى خمس خطوات أساسيّة يتم اتّباعها بالترتيب وهي: التحديد والقياس والتحليل والتحسين والتحكم.
قالب موجز الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Project Planning
بالنسبة إلى معظم المؤسّسات، فإنّ تنظيم حدثٌ كبير هو ...أمرٌ مهم. من الممكن أن يقوم الحدث بجذب الدّعاية والعملاء الجُدد والإيرادات. ويمكن أن يتطلّب التّخطيط له جزءًا كبيرًا من مواردك الإجماليّة. ولهذا السبب، عليك التّعامل معه على أنه مشروع عالي المخاطر، له أهداف وأصحاب مصلحة وجداول زمنيّة وميزانيّة محدّدة بوضوح. يجمع موجز الأحداث كل تلك المعلومات في مصدر واحد للحقيقة يوجّه فريق الأحداث أو المنسّق أو الوكالة—ويضمن تخطيط الحدث وتنفيذه بشكل جيّد.
قالب المخطط الشهري
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Strategic Planning, Project Planning
لإنجاز كل مهمة وتحقيق كل هدف في الشهر، من المفيد الحصول على صورة شاملة للأشياء—أي استعراض يغطي ٣٠ يومًا. ولهذا قد يكون التقويم الشهري مفيدًا جدًا، خاصةً في المشاريع الأكبر. استخدم قالبنا لإنشاء تمثيل مرئي يساعدك على تتبع المواعيد النهائية والمهام وترتيبها لكل من الأفراد أو الفرق الكاملة. كذلك ستتمكن من تخصيصه على طريقتك باستخدام الصور ومقاطع الفيديو والملاحظات اللاصقة.