مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف
ضع خطّة لأي إجراءات أو نتائج أو سلوكيّات غير مرغوب بها تحدث في مكان العمل. قم بتوضيح مسؤوليّات الفريق المختلفة وتحديد العقبات باستخدام مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف.
معلومات حول مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف
يمكن أن تساعدك مخطّطات التدفُّق متعدّدة الوظائف (المعروفة كذلك باسم "مخطّط حارة السّباحة" أو "خريطة العمليّة متعدّدة الوظائف") في تصوّر علاقات العمل ومساهمات المشروع الكلّيّة. يمكن أن تتضمّن هذه العناصر التي تعتمد على بعضها البعض العلاقةَ بين الوظائف وأصحاب المصلحة (مثل الأقسام والعملاء) أو مراحل المشروع ومراحل الإنجاز.
يتيح لك تنسيق الخريطة إضفاء المزيد من الشّفافية على عمليّات الأعمال أو مراحل المشروع الخاصّة بك باستخدام مستويات إضافيّة من التّفاصيل وهيكل العمل.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول رسم مخطّطات التدفُّق متعدّدة الوظائف.
ما هو مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف؟
يوضّح مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف كيف يساهم الأشخاص من مختلَف الفِرَق في عمليّة الأعمال أو المشروع ويعملون على إكمالهما.
يمكن أن تساعد الحارات الموجودة في المخطّط في فصل وتوضيح القسم أو الموظّف أو الشّخص خارج العمل الذي يساهم في نشاط تجاري أو مشروع.
يتمّ تخصيص حارة لكلّ شخص (مثل الزّبون أو العميل أو ممثل وظيفة معيّنة) يساهم في المشهد الكلّي للعمليّة. تحدّد هذه المنطقة المخصّصة جميع الأنشطة المسؤولة عن المُضيّ قُدُماً للوصول إلى خطّ النّهاية.
متى تستخدم مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف؟
يمكن استخدام مخطّطات التدفُق متعدّدة الوظائف لتحسين فريقك وعمليّاتك التّنظيمية. يمكن أن تشمل هذه التّغييرات الحاجة إلى تحديد العوامل التي تؤدي إلى انعدام الكفاءة ومعالجة التّأخيرات التي تؤثّر على كلٍّ من أصحاب المصلحة الدّاخليين والخارجيّين.
كما يمكن أن يساعد مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف الفِرَق أو الأقسام المختلفة في فهم مسؤوليّات وقدرات بعضهم البعض بشكل أفضل. تفيد هذه التّفاصيل بشكل خاص عندما يكون الأشخاص لم يسبق لهم العمل معًا أو يواجهون صعوبة في فهم ما تقوم به الفِرق المختلفة بشكل يومي.
أنشِئ مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف الخاص بك
من السّهل إنشاء مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف الخاص بك. منصّة التّعاون الافتراضي Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء المخطّط الخاص بك.
1. حدّد الحارات الخاصّة بك.
حدِّد الأقسام (الوظائف) أو الجهات (أصحاب المصلحة الدّاخليين أو الخارجيّين) الذين يجب تمثيلهم في مخطّط التدفُّق.
2. حدِّد بداية العمليّة الخاصّة بك.
ما هو الإجراء الأوّل الذي يؤدّي إلى سلسلة من المهام أو التّفاعلات؟ قد يكون تأكيد العميل أو طلب العميل. سيكون لكلّ قسم نقطة بداية مختلفة، ولكن سترى أنّه قد يكون هناك نقاط في الرّحلة أو التّفاعل تلتقي فيها المهام أو الأفراد بالصّدفة (أو تحتاج إلى التّنسيق والتّواصل، لتنفيذ عمليّة أكثر سلاسة).
3. واصل إضافة الخطوات إلى عمليّتك حتى تصل إلى الخطوة الأخيرة أو نقطة النّهاية.
كيف يبدو تدفُّق المعلومات من البداية إلى النّهاية؟ ما هي القرارات التي يجب اتّخاذها؟ اسأل نفسك وفريقك هذه الأسئلة عند وضع خطّة لكلّ حالة. حاول تحويل مخطّطاتك السّريعة إلى ملاحظات لاصقة وأشكال وخطوط وصل تعمل معًا لتشكّل مخطّط تدفُّق منطقي.
4. قم بتحديث مخطّط التدفُّق الخاص بك حسب الحاجة—واستخدمه إلى جانب القوالب الأخرى التي تستند إلى العمليّات.
تمّ تصميم خرائط العمليّة متعدّدة الوظائف لتعمل جنبًا إلى جنب - أو تكون متّصلة - مع قوالب أخرى، مثل خارطة طريق المنتج أو أداة تعيين أصحاب المصلحة. اجمع زملاءك في الفريق وأصحاب المصلحة وفريق القيادة حول رؤية تهتمّ بالأشخاص أوّلًا عن طريق مساعدتهم على رؤية الصّورة الأشمل إلى جانب جميع التّفاصيل المهمّة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب BPMN (نموذج عملية الأعمال والترميز)
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping, Diagrams, Business Management
يساعدك قالب BPMN على تتبع عمليات تسيير الأعمال الخاصة بك والحصول على الفكرة العامة لها. هو طريقة رائعة لتحديد أي معوقات وزيادة فعّالية عملياتك. أصبحت منهجية BPMN لغة عالمية متعارف عليها في إدارة عمليات تسيير الأعمال، وتستخدمها العديد من القطاعات كأداة إدارية. يستخدم مدراء المشاريع ومحللو الأعمال ومسؤولو تكنولوجيا المعلومات المخطط التدفقي للعمليات BPMN في إدارة المشاريع ومتابعة سير العملية بشكل مرئي وتتبع قيود العملية. جرّبه بنفسك والمس التحسينات في مستوى مرونة العمل في مؤسستك.
قالب فرز البطاقات
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, UX Design, Brainstorming
فرز البطاقات هو تقنيّة للعصف الذّهني تُستخدم عادةً من قِبل فِرق التّصميم، لكنها قابلة للتّطبيق على أي عملية عصف ذهنيّ أو فريق. تمّ تصميم هذه الطّريقة لتسهيل عمليات عصف الذّهني أكثر كفاءة وإبداعًا. قم بتمارين فرز البطاقات، لتُنشِئ أنت وفريقك مجموعاتٍ من المحتوى أو الأهداف أو الأفكار. ابدأ بتسمية مجموعة من البطاقات تحتوي معلوماتٍ تتعلّق بموضوع العصف الذّهني. قم بفرز البطاقات بطريقة منطقيّة بالنسبة لك، سواءً كنت تعمل ضمن مجموعة أو بشكل فرديّ، ثم قم بتسمية كلّ مجموعة عبر وصف موجَز. يتيح لك فرز البطاقات إنشاء روابط غير متوقَّعة بين الأفكار ولكنّها ذات مغزى.
قالب تخطيط الميزات
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Agile Methodology, Product Management
الميزات هي ما يجعل المنتج أو الخدمة ممتعة، لكن إضافة ميزات جديدة ليست أمرًا سهلاً. يتطلّب الأمر العديد من الخطوات—كالتّفكير والتّصميم والتّحسين والبناء والاختبار والإطلاق والتّرويج—وكذلك العديد من أصحاب المصلحة. يتيح لك تخطيط الميزات وضع عمليّة سلسة ومُحكَمَة موضع التّنفيذ، بحيث يمكنك إضافة ميزة بنجاح، وتقليل الوقت والموارد المستهلكة لإجراء ذلك. وهذا ما يجعل قالب تخطيط الميزات الخاص بنا نقطة انطلاق ذكيّة لأي شخص يتطلّع إلى إضافة ميزات جديدة للمنتج، وخاصّة أفراد فِرق الإنتاج والهندسة والتّسويق والمبيعات.
قالب الأهداف الذّكية
: يعمل بشكل أفضل مع
Prioritization, Strategic Planning, Project Management
يمكن أن يكون تحديد الأهداف أمرًا مشجّعًا، لكنه قد يكون أمراً مُربِكاً. قد يكون من الصّعب وضع تصوُّر لكل خطوة تحتاج إلى اتّخاذها لتحقيق هدف ما، مما يجعل من السّهل تحديد أهداف تمتدّ على مجال واسع. SMART إطار عملٍ يسمح لك بتحديد الأهداف بطريقة تؤهّلك للنّجاح. يشير مصطلح SMART إلى Specific (مُحدّد) وMeasurable (قابل للقياس) وAttainable (يمكن تحقيقه) وRelevant (ملائم) وTimely (في الوقت المناسب). إذا وضعت هذه السّمات في الاعتبار كلما قمت بتحديد أهداف، ستضمن أن أهدافك واضحة ويمكن الوصول إليها. يمكن لفريقك استخدام نموذج SMART في أي وقت تريد فيه تحديد الأهداف. استخدم SMART عندما تريد إعادة تقييم وصقل هذه الأهداف.
قالب مخطط غانت
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Mapping, Roadmaps
البساطة والوضوح والقوة، هي ما تجعل من مخططات غانت خيارًا شائعًا لتنظيم وعرض خطة أي مشروع. بناء على شريط أفقي يعرض تقدم المشروع بمرور الزمن، تقسِّم هذه المخططات المشروع حسب المهام بحيث يمكن لكامل الفريق رؤية حالة المهمة المُكلف بها والمدة الزمنية اللازمة لإتمامها. كما أنه من السهل مشاركة مخططات غانت مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، ما يجعل منها أدوات رائعة للتعاون.
قالب مخطط لغة النمذجة الموحدة (UML)
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams, Software Development
أصبح مخطّط UML،نهجًا شائعًا لهيكليّات التطبيق وبرامج التوثيق، بعد أن كان يُستخدَم في الأصل كلغة نمذجة في هندسة البرمجيات. يُشير الاختصار UML إلى لغة النّمذجة الموحّدة، ويمكنك استخدامها لنمذجة عمليات العمل وسير العمل. يمكن أن تقدم مخططات UML لمؤسستك طريقةً موحدة لرسم العلميات خطوة بخطوة، كما تفعل المخطّطات التدفّقية. فهي تتيح لفريقك عرض العلاقات بين الأنظمة والمهام بسهولة. تساعد مخطّطات UML في إطْلاع الموظفين الجدد على آخر التطورات، وفي إعداد الوثائق، وتنظيم مكان عملك وفريقك وتبسيط مشروعاتك.