قالب المجموعات المُصغَّرة

معلومات حول قالب المجموعات المُصغَّرة

قم بإجراء اجتماعات أكثر كفاءة للفريق وعزِّز المناقشات المُصغَّرة المثمرة. تمّ تصميم هذا القالب لإبقاء الجلسات المُصغَّرة قابلة للتّنفيذ وتفاعليّة، بغضّ النّظر عن الموضوع المطروح.

ما هي فوائد المجموعات المُصغَّرة؟

أحد أفضل الأجزاء في إدارة اجتماع افتراضيّ أو هجين هو أنّه يمكنك توفير طرق مشاركة مختلفة للأشخاص. يمكن للمشاركين الذين يفضِّلون التّحدُّث إلى مجموعة أصغر بدلاً من مجموعة أكبر الاستفادة من المجموعات المُصغَّرة.

عند تخطيط المجموعات المُصغَّرة بشكل جيّد، فإنها تُسهِّل على الأشخاص المشاركة في حوار صادق وصريح وخلّاق. في البيئات الأكثر ألفةً، يمكن للأشخاص الذين لا يعبّرون عن رأيهم عادةً أن يشعروا بالأمان للمشاركة والتّعلُّم من زملائهم في الفريق. يؤدّي ذلك إلى تبادل الأفكار بصورة أكثر إبداعًا وحرّية.

هناك العديد من الفوائد لاستخدام قالب الجلسات المُصغَّرة أثناء الاجتماع التّالي للفريق، بما في ذلك...

سهولة الاستخدام. وفِّر الوقت باستخدام قالب المجموعات المُصغَّرة الجاهز الخاص بنا بدلاً من إنشاء قالب خاص بك من نقطة الصّفر. ابدأ من خلال التّسجيل مجّانًا لتحديثه بمعلوماتك الخاصّة.

التعاون المضمَّن. قم بدعوة أعضاء فريقك إلى التّعاون في قالب المجموعات المُصغَّرة الجديد الخاصّ بك. تُمكِّنك منصّة Miro من إشراك الفِرَق الموجودة في مكان واحد والفِرَق الموجودة عن بُعد على لوحة تفاعليّة افتراضيّة، من دون قيود. 

المشاركة السّلسة. هل تريد مشاركة قالب المجموعات المُصغَّرة الخاصّ بك مع الآخرين؟ تُسهِّل منصة Miro المشاركة والتّصدير، بما في ذلك الحفظ إلى ملفّ PDF.

ما المقصود بالمجموعات المُصغَّرة؟

ربما وُضِع معظمُنا في مجموعة مُصغَّرة في مرحلةٍ ما خلال حياتنا المهنيّة. في جلسة المجموعات المُصغَّرة النّموذجيّة، يقوم مُيسِّر الاجتماع بتقسيم المشاركين إلى مجموعات أصغر لمناقشة موضوع ما بشكل خاص.

توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.

قم بإنشاء المجموعات المُصغَّرة الخاصّة بك

ابدأ بتحديد قالب المجموعات المُصغَّرة، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاصٍّ بك.

حدِّد أجزاء الاجتماع التي سيتمّ تيسيرها مركزيّاً ،وكذلك التي ستشمل مجموعات منفصلة أصغر. سيساعدك هذا في معرفة نوع المحتوى الذي تحتاجه لإعداد الفِرَق الفرديّة للعمل عليه.

حدِّد مَن يجب أن يحضر. هل تريد تضمين أعضاء الفريق الأساسيّين فقط؟ أم المشاركين من مختلَف الوظائف؟

حدِّد المجموعة التي سيذهب إليها كل شخص. من المفيد تعيين المشاركين في مجموعات قبل أن يتواجد الجميع في غرفة معًا، وذلك ما لم تكن تقوم بتعيين الأشخاص بشكل عشوائيّ في مجموعات. يفضِّل بعض المُيسّرين إجراء اختبار شخصي لكل فرد ثم فرزهم وفقًا للنّتائج. يُفضِّل آخرون إنشاء مجموعات متعدّدة الوظائف بشكل واضح لتحفيز المحادثات.

ضع تعليمات واضحة لكلِّ مجموعة. حدِّد ما يجب أن يسعى المشاركون في كلِّ مجموعة مُصغَّرة إلى تحقيقه خلال جلستهم، بما في ذلك ما يجب عليهم فعله بشكل فرديّ مقابل ما يجب عليهم فعله مع باقي المجموعة، ومقدار الوقت المُتاح لهم لإكمال مشروعهم ومتى يمكنهم أخذ قسط من الرّاحة.

مهِّد الطريق أمام المشاركين. قبل تقسيم جميع الأشخاص إلى مجموعات، دعهم يعرفون ما يمكن توقُّعه خلال الجلسة. أخبرهم عن عدد الأشخاص الذين سينضمّون إلى جلستهم، والمدّة التي سيقضونها معًا. لكن الأهمّ من ذلك، قم بتوجيه المشاركين من خلال شرح سبب انضمامهم إلى مجموعات مُصغَّرة. أخبرهم ما الذي تريد منهم القيام به، وكيف تريدهم أن يقوموا به، ولماذا تطلب منهم القيام به.

امنح الأشخاص الأدوات التي يحتاجون إليها لتحقيق النّجاح. بمجرّد تقسيم الجميع إلى مجموعات، تأكَّد من أنّ لديهم الأدوات التي يحتاجون إليها ليشعروا بالرّاحة ويحقّقوا أقصى استفادة من جلستهم. يمكن أن يشمل ذلك أدوات عمليّة، مثل إعداد شكل أخضر ثابت على لوحة يمكن للمشاركين تغييره إلى اللّون الأحمر إذا احتاجوا إلى المساعدة. لكن يمكن أن يشمل أيضًا أدوات خاصّة بالتّعامل مع الآخرين، مثل الأسئلة التي يمكن للمشاركين طرحها على بعضهم البعض إذا ساد الصّمت في المجموعة، مثل "ماذا أيضًا ؟" و"أخبرني المزيد عن ذلك".

اجمع الجميع مرّة أخرى للمناقشة. عندما يُنهي الجميع عمله مع مجموعته، تأكّد من اختتام كلّ شيء على مستوى الفريق الأوسع. ضع عمل المشاركين في لوحة مركزيّة للمساعدة في تجميع الأفكار. بهذه الطّريقة، يمكن للأشخاص الحصول على فرصة لمشاركة ما تعلَّموه من مجموعاتهم، ومعرفة ما الذي استخلصه الآخرون من العمليّة.