قالب مصفوفة أولويّات العمل

معلومات حول قالب مصفوفة أولويّات العمل

مصفوفة أولويّات العمل هي شبكة تمكّنك من تحديد أولويّات المهام لتحقيق أقصى استفادة من وقتك ومهاراتك وجهودك وموهبتك.

نادراً ما يُتاح الوقت للأعضاء في الفِرق متعدّدة الوظائف لإنهاء كل طلب يتمّ تقديمه أو مشروع تمّ البدء به. من خلال اختيار ما تستثمر فيه الوقت والجهد بعناية، يمكنك المُضيّ قُدمًا في المهام ذات القيمة العالية وترك المهام التي لا تُحدث تأثيرًا أو مساهمة ملحوظة.

واصل القراءة لمعرفة المزيد عن مصفوفات أولويّات العمل.

ما هي مصفوفة أولويّات العمل؟

تساعدك مصفوفة أولويّات العمل في تحديد أولويّات المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها.

تحتوي هذه المصفوفة عادة على أربعة أرباع:

• المكاسب السّريعة (تأثيرٌ عالٍ، جهدٌ منخفض):

• ركّز على تلك – المشاريع التي تمنحك عائدًا كبيرًا على استثمار القليل من الوقت والجهد.

• المشاريع الكبرى (تأثيرٌ عالٍ، جهدٌ عالٍ):

• المهام الأكبر التي من المُحتمل أن تقدّم عوائد عالية على الاستثمار، ولكنّها تستغرق وقتًا أطول (ويمكن أن تطغى على أي مكاسب سريعة).

• البدائل (تأثيرٌ منخفض، جهد منخفض):

• قم بتفويض هذه المهام، أو ركّز عليها فقط إذا كان لديك وقت فراغ.

• المهام غير المرغوب بها (تأثيرٌ منخفض، جهدٌ عالٍ):

• من الأفضل تجنُّب – المهام التي تستهلك الوقت والطّاقة وتجاهلها للتّركيز بدلاً من ذلك على المكاسب السّريعة.

يمكنك تسجيل كلّ مهمّة في الشبكة بدءًا من 0 (تاثير منخفض، جهد عالٍ) إلى 10 (أقصى تأثير، أقصى جهد). يمكن أن يساعدك هذا النّظام في رسم الشّبكة بدقّة أكبر، ويسهّل تحديد أولويّاتك.

متى تستخدم مصفوفة أولويّات العمل

يمكن لفِرَق المنتَج (وأيّ شخص يتعاون مع مدراء المنتجات) استخدام مصفوفة أولويّات العمل للأغراض التّالية:

• قياس التّأثير (مثل المبيعات والرّبحيّة والحالة المعنويّة وتصوُّر العملاء) مقابل الجهد (مثل الوقت والتّكاليف والعقبات القانونيّة والتّعقيد التّنظيمي)

• مساعدة الفِرَق أو المساهمين الفرديّين على المُضيّ قُدمًا من خلال إعطاء الأولويّة لمجموعة كبيرة من المهام أو الأفكار

• تشجيع الفِرَق أو المساهمين الفرديّين على اتّخاذ القرارات بناءً على خبرتهم وتجاربهم بدلاً من العوامل الخارجيّة

• اكتشاف نسبة منطقيّة بين التّأثير والجُهد فيما يخصّ الحلول والأفكار المُحتملة

تُمكِّنك مصفوفات أولويّات العمل بوصفها أداة لإدارة الوقت من تصوُّر كيفيّة تركيز طاقتك على ما سيفيد مساهمات الفريق والأفراد.

أنشئ مصفوفة أولويّات العمل الخاصّة بك

من السّهل إنشاء مصفوفة أولويّات العمل. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطط المثالي لإنشاء المصفوفة ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب مصفوفة أولويّات العمل، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاصٍّ بك.

1. اطلب من فريقك ابتكار أفكار أو مهام جديدة على الملاحظات اللّاصقة. يمكن أن يستخدم أفراد الفريق ملاحظات لاصقة مرمّزة بالألوان لتسجيل المهام ذات الأولويّة العالية والمنخفضة.

2. اختر ميسّراً للمجموعة لفرز الأفكار. يمكن للميسّر (على سبيل المثال، القائد أو المدير) مراجعة كلّ مهمّة وإعادة تعيينها في الرّبع المتعلّق بها. إذا تشابهت بعض الأفكار، فقم بدمجها في ملاحظة لاصقةٍ واحدةٍ موجَزة.

3. اسأل زملاءك ما الذي يمكن أن يساعدهم في إنجاز كل مهمّة. هل يحتاجون إلى المزيد من الوقت أو الدّعم أو الموارد لتطبيق فكرة على أرض الواقع؟ احصل على مُدخلات إضافيّة من أعضاء الفريق لمعرفة ما إذا كان مشروع رئيسيّ أو مهمّة بديلة يمكن أن تستخدم تعزيزاً لتسهيل إكمالها.

4. اعملوا كمجموعة لوضع الأفكار في المخطّط. أعيدوا كمجموعة ترتيب الأفكار الموجودة في الملاحظات اللّاصقة بحسب الجدوى والأهمّية. راقب المهام أو الأفكار التي ستصبح في النّهاية ذات أولويّة عالية أو منخفضة. كما يمكنك تعيين درجة لكلّ مهمّة على مقياس من 1 إلى 10، بدءاً من الجهد أو الأهمّيّة المنخفضة إلى أقصى جهد وأهمّية.

5. قم بتخصيص أفراد المجموعة بالمهام وفقاً لذلك – وتابع للحفاظ على استمرار النّشاط. يمكنك استخدامه لتخصيص المهام ذات الصّلة من خلال وضع علامات على أفراد فريق العمل. كما يمكنك استخدامه لوضع علامة على أعضاء فريق المشروع أو غيرهم ممّن تمّت مشاركة لوحة أو مشروع معيّن معهم. قم بمراجعة اللّوحة في أي وقت تتغيّر فيه الأولويّات، لإعادة تنظيم فريقك.