قالب طريقة تحديد الأولويّات 3x3

نبذة عن قالب طريقة تحديد الأولويّات 3x3

يُساعد قالب طريقة تحديد الأولويّات 3x3، أو مصفوفة أولويّات العمل، الفِرَق في تحديد أولويّات المزايا والمبادرات بناءً على تأثير المستخدم ومستوى الجهد اللّازم لتحقيق النّجاح. توفّر مستوى جديدًا من التّفاصيل التي قد تفتقر إليها مصفوفة تحديد الأولويّات 2x2 (أو طريقة تحديد الأولويّات الرّشيقة).

باستخدام تسعة "أماكن تخزين" أو مجالات اهتمام، يمكن لفريقك أن يحدّد بسرعة ما إذا كانت الفكرة أو الميزة تتطلّب جهداً منخفضاً أو متوسّطاً أو عالياً. كما يمكن للفريق وفقًا لذلك تحديد ما إذا كانت الفكرة أو الميزة ذات تأثير منخفض أو متوسّط أو عالي.

كأداة مرئيّة، تساعد طريقة تحديد الأولويات 3x3 الفِرَق في التّوصُّل على الفور إلى اتّفاق حول المكاسب السريعة أو المشاريع الكبرى أو مهام التّعبئة أو أيّ شيء قد يهدر الوقت.

واصل القراءة لمعرفة المزيد حول طريقة تحديد الأولويات 3x3.

ما هي طريقة تحديد الأولويّات 3x3؟

طريقة تحديد الأولويّات 3x3 هي تمثيلٌ مرئيّ للمكان الذي يجب أن تخصّص فيه الفِرَق وقتها ومواردها. توجد عادةً أربعة أرباع في مصفوفة طريقة تحديد الأولويّات 3x3:

• المكاسب السّريعة:الإجراءات الأساسيّة لنجاح الفريق والتي تحقّق أفضل عائد على الجهد ويجب أن تكون لها الأولويّة قبل أي شيء آخر.

• المشاريع الكبرى: إجراءات معقّدة ذات عائد طويل الأجل على الجهد، ومن الأفضل اختيارها بشكل انتقائيّ وتنفيذها بكفاءة.

• أنشطة التّعبئة: المهام اليوميّة التي يمكن بسهولة أن تكون بلا أولويّات.

• مُسبّبات هدر الوقت: الأنشطة التي تستغرق وقتاً طويلاً أكثر من اللازم ويمكن تفويضها أو تجنّبها.

هذه المصفوفة قابلة للتكيف للاستخدام أثناء الاجتماعات اليوميّة القصيرة للفريق، أو خطط العمل الاستراتيجيّة أو التّخطيط السّريع في طريقة العمل أجايل (Agile).

متى تُستخدم طريقة تحديد الأولويّات 3x3

يمكن أن يساعد نهج تحديد الأولويّات هذا مدراء المنتجات والفِرَق متعدّدة الوظائف على النحو الآتي:

• تحديد الأنشطة أو الأفكار التي يجب التّركيز عليها سريعاً

• تحقيق أقصى فائدة من الموارد المحدودة

• التّفكير في الاستراتيجيّات والأهداف دون هدر الوقت أو الجهد

• مواءمة الأولويّات ومزامنة الحلول لأي مشكلات تمّت مناقشتها

يمكن بدء إطار العمل من قِبل مدير الفريق الذي يقوم بعد ذلك بدعوة أعضاء الفرق الآخرين لتقديم الملاحظات وإضافة الأفكار إلى الأرباع الأربعة حسب الحاجة.

قم بإنشاء مصفوفة تحديد الأولويّات 3x3 الخاصّة بك

من السّهل إنشاء مصفوفة تحديد الأولويّات 3x3 الخاصّة بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشاء المصفوفة ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب مصفوفة تحديد الأولويّات 3x3، ثم اتخذ الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.

1. حدّد هدفًا واضحًا لتحليل جهد التأثير الخاص بك . اسأل فريقك حول ضرورة أن يكون هذا الهدف استراتيجيّاً أو تكتيكيّاً، أو متعلّقاً بالمشروع، أو متعلّقاً بالمنتج أو الخدمة، أو شخصيًا (من حيث التّطوير أو نمو الفريق). ضع في اعتبارك نطاقًا أو إطارًا زمنيّاً واضحًا، أيضًا - هل تخطّط لأيام أو أسابيع أو شهور أو أكثر من عام؟

2. قم بإجراء عصف ذهنيّ لِما تحتاج إليه في تحقيق تلك الأهداف. يمكن أن تشمل أمثلة الاحتياجات التي يقدّمها إطار العمل هذا: تحديد أولويّات الإجراءات من جلسة التّخطيط، أو وضع الأولويات لفريق المشروع، أو تحديد المعالم الرّئيسيّة لخطّة أداء الموظفين، أو تحديد أولويات المزايا التي يجب التّركيز عليها من متطلّبات إنجاز المُنتج.

3. اجمع أفكار فريقك واعمل على تحسينها. يمكن للجميع صياغة أفكارهم أو مساهماتهم على ملاحظات لاصقة. ثم تحسينها باستخدام الملاحظات التي تمّ تسجيلها عبر مكالمة مباشرة أو في دردشة فيديو حسب الحاجة.

4. ضع أفكارك تبعاً للتّأثير والجهد. شجِّع الجميع على تقييم المكان الذي تتناسب فيه أفكارهم مع الرّبع، وقم بتحريكها وفقًا لذلك: هل هي مكسب سريع، أم مشروع كبير، أم فكرة تعبئة، أم مُسبّب لهدر الوقت؟

5. أنشِئ خطة عمل باستخدام الخطوات التّالية. هل يحتاج أعضاء محدّدون من الفريق إلى اختبار صحَّة فكرةٍ ما؟ هل يحتاجون إلى تحديد موعد اجتماع للمتابعة؟ هل يحتاجون إلى توضيح التّأثير والجهد؟ تذكّر أنه يمكن تعريف القيمة على أنها نوعيّة (منخفضة إلى عالية) أو كمّيّة (باستخدام مقياس مُرقَّم أو عملة أو الوقت المُستَغرَق أو حجم الإنتاج).

6. شارك النّتيجة مع أي شخص لم يتمكّن من حضور الجلسة. قم بدعوة أعضاء الفريق أو العملاء أو أصحاب المصلحة عبر Slack أو البريد الإلكتروني أو رابط تشعّبي عام أو خاص حسب الحاجة، ليتمكّن الجميع من الوصول إلى التّفاصيل.