رسم خارطة العمليات

يتيح رسم خارطة العمليات إمكانية إضفاء الوضوح والتنظيم للعمليات الجديدة والقائمة على حد سواء. ألق نظرة على بعض الأسباب الرئيسية التي تجعل رسم خارطة العمليات أمرًا مهمًا:

استخدم رسم خارطة العمليات لتبسيط عملياتك. قم بإزالة المجالات غير الضرورية وبسّط العملية بأكملها من البداية إلى النهاية.

شارك خارطة العمليات مع أعضاء الفريق الداخليين والمساهمين الخارجيين لخلق جو من الانسجام في الشركة.

شجع الأفراد على تحسين اتصالاتهم من خلال تحديد عمليات مشروعك بوضوح. بيّن لكل مشارك في العملية ما مسؤولياته ولمن بإمكانه أن يتجه إليه إن كانت لديه أسئلة. ذلك أمر مفيد بشكل خاص للفرق متعددة الوظائف التي قد لا تكون معتادة على وجود أعضاء فرق من أقسام أخرى.

قم بتوثيق عملياتك حتى تتمكن من توحيد سير العمل في جميع الأعمال. عد إلى خارطة العمليات مستقبلاً لتحليل كيفية أداء العملية وإجراء أية تغييرات ضرورية.

يمكنك تخطيط مشاريعك المقبلة وتنظيمها على نحو أفضل بفضل خارطة العمليات. استعرض جميع مراحل العمليات الخاصة بك استعراضا مرئيًا للتأكد من أن لديك المعلومات والموارد التي تحتاجها لتنفيذ المشروع بنجاح.

تأتي الرموز القياسية لرسم خارطة العمليات من لغة النمذجة الموحدة (UML)، وهو تنسيق موحد لإنشاء خرائط العمليات. ولرسم خارطة عمليات فعالة، فسيتعيّن عليك فهم الرموز وما تعنيه. وفيما يلي بعض الرموز الأكثر شيوعًا التي ستحتاج إلى معرفتها:

إجراء أو مهمة أو عمل يتعين إتمامه كي تمضي العملية إلى الأمام

فترة انتظار أو تأخير في موضع ما أثناء إنجاز العملية

الإجراءات المتعلقة بمهمة تشكل جزءًا من عملية أكبر

خطوة أولية تحدد خطوة أخرى في العملية

يشير إلى اتجاه خارطة العمليات

نقاط الدخول والخروج من عمليتك

يشير إلى ضرورة اتخاذ قرار. عادةً ما تحتوي الأسهم الناتجة من هنا على التسميات التالية: صواب أو خطأ، نعم أو لا

المعلومات أو الأمور التي تدخل بالعملية أو تخرج منها

خطوة ينتج عنها مستند

خطوة في العملية حيث تُخزّن البيانات

مجموعة مختارة من البيانات المخزنة في بنية قياسية

فيما يلي بعض الأمثلة عن الأنواع المختلفة لخرائط العمليات وكيف تستخدمها الشركات.

يستخدم محللو الشركة والمطورون الفنيون فيها الرسوم البيانية لنموذج عملية الأعمال وترميزها BPMN لإنشاء نظرة عامة شاملة عن العمليات الخاصة بالشركة. ويتمثل الهدف في خلق فهم مشترك لإجراءات شركتك. ونتيجة لذلك، يبسط هذا الرسم البياني الاتصال ويحسن من الإنتاجية في الشركة.

يمثّل مخطط مسارات السباحة مخططًا انسيابيًا للعملية يعرض المسؤول عن أجزاء معينة من العملية. ينقسم الرسم البياني إلى صفوف منفصلة (أو مسارات)، حيث يمثل كل صف فريقًا أو قسمًا مختلفًا. تمثل الأشكال في كل مسار الإجراءات، وتوضح الأسهم كيفية تقدم العملية عند اكتمال كل إجراء.

يسمح مخطط سلسلة القيمة (المعروف أيضًا باسم تحليل سلسلة القيمة أو تخطيط تدفق القيمة) للفرق بتحليل أنشطة الشركة. ويتمثل الهدف في معرفة كيفية إمكانية حصولك على ميزة تنافسية من خلال تحسين عملياتك الحالية. تمثل الصناديق المتصلة نسخة مبسطة من عملية من أجل الفهم السريع. وباستخدام هذه النظرة الشاملة الأساسية، يمكنك تصوّر الخطوات التي تتخذها شركتك لتحسين قيمة العميل.

غالبًا ما تقوم خرائط العمليات بتفكيك العمليات المعقدة، غير أن إنشاء عملية واحدة لا يفترض أن يكون معقدًا. اتبع هذه الخطوات البسيطة لإنشاء خارطة عمليات ناجحة لك ولفريقك بسهولة.

يتيح لك استخدام قالب خارطة عمليات، إمكانية الولوج مباشرة والبدء في تخطيط عملياتك بالضغط لبضع مرات. قم بتخصيص المخطط الحالي لإنشاء خارطة عمليات تعكس عمليتك. أضف أعمدة أو ملاحظات لاصقة أو أشكالًا جديدة - كل ما تحتاج إليه لإنشاء خريطة عمليات دقيقة

الآن، حان الوقت لتحديد العملية. هل تُخطط لعملية بيع؟ عملية داخلية؟ رحلة العميل؟ سيكون ذلك في صلب خارطتك للعمليات. ولذلك، من المهم أن تعرف أنت وبقية أعضاء فريقك ما تحاول تحقيقه. تُعد استضافة اجتماع طريقة رائعة لإضفاء الانسجام على فريقك في هذا الموضوع. اجمع فريقك، سواء كان ذلك من خلال حضورهم شخصيًا أو أونلاين، لمناقشة العملية ولماذا تريد إنشاءها أو تحسينها. يجب ألا يكون الاجتماع طويلاً ومفصلاً. طالما أن الجميع يفهم العملية ولماذا تخطط لها، فأنت على المسار الصحيح.

الخطوة التالية هي التركيز على أيّ من الأنشطة سيتم تضمينها في العملية. اعمل مع فريقك لإجراء عصف ذهني بخصوص مختلف المراحل وتصوّر كيفية سير العملية. هناك العديد من تقنيات العصف الذهني التي يمكنك الانتقاء منها. ولذا، ابحث عن الطريقة التي تناسبك وتناسب فريقك. بعد ذلك، استضف الجلسة وناقش جميع خطوات العملية الرئيسية. لا يُعد ترتيب خطوات العملية بانتظام في هذه المرحلة أمرًا ضروريا، ولكنه قد يكون مفيدًا لبعض الفرق. إن نخطيط المراحل على نحو خطي يكفل عدم تفويت أية خطوات رئيسية. قد ترغب أيضًا في إضافة هيكل من خلال تحديد مكان وزمان بدء العملية وتوقفها.

موازاة مع تنفيذ العملية، فإن الوقت مناسب لتحديد الرموز ذات الصلة. وعلى هذا النحو، سيكون بإمكان أي شخص ينظر إلى خريطة العمليات فهم ما تعنيه العناصر المختلفة والارتباطات القائمة بينها.

الآن، يمكنك إتمام خارطة العمليات. راجع كيفية توزعها وما إذا تم تضمين جميع الخطوات المتصلة بها وتأكد من أنها تمثل العملية بدقة. إليك بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك للتأكد من احتواء خارطة العمليات على كل ما تحتاجه: هل تسير العملية كما ينبغي؟ إذا كانت هناك أية نطاقات لا تسير فيها الأمور بسلاسة، فارجع إلى لوحة العمل لوضعها في نصابها الصحيح. هل هناك ما يمكن الاستغناء عنه؟ يتعين عليك التخلص من أية إجراءات زائدة عن الحاجة كي تضمن أن عملياتك فعالة قدر الإمكان. ذلك يعني التخلص من أجزاء العملية التي ليست ضرورية لنجاحها. هل سيتابع أعضاء الفريق العملية؟ إن لم يكن من السهل متابعة العملية، أو إن لم يتمكن أعضاء الفريق من متابعتها لأي سبب من الأسباب، فقد تحتاج إلى إعادة التفكير في الهيكل. هل هناك أية خطوات ناقصة؟ انتقل عبر كل خطوة من الخطوات، بينما تلقي نظرة على خارطة العمليات، كي تتأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح. إن كان هناك عنصر مفقود، فالوقت مناسب لإضافته. بعد الإجابة على هذه الأسئلة، ستكون خارطة العمليات دقيقة ومحدثة قدر الإمكان.

قبل أن تشارك خارطة العمليات النهائية مع فريقك، سيتعيّن عليك تحديد مدى نجاحها. ذلك يعني تحديد ما يجب أن تحققه عمليتك، وكيف تخطط لتحقيقه، وكيف ستقيس نجاحه. لوضع تعريف واضح وقابل للقياس للنجاح، ألق نظرة على الأهداف الذكية. يساعد إطار عمل الأهداف الذكية (SMART) الفرق على إنشاء أهداف محددة وقابلة للقياس وواقعية. يتيح لك استخدام هذا النموذج، إمكانية تحديد ما تهدف عمليتك إلى القيام به بدقة. يمكنك استخدامه لتتبع تقدمك على طول الطريق ومعرفة زمن بلوغ عمليتك إلى هدفها. وإن لم تحقق العملية هدفها، يمكنك مراجعة الخطأ الذي حدث وإرجاع الأمور إلى مسارها الصحيح مستقبلا.

وبعد أن تتخذ أهدافك مسارها الصحيح، يمكنك حينها مشاركة خارطة العمليات النهائية مع أصحاب المصلحة المعنيين. قد يكون هؤلاء أعضاء الفريق أو العملاء أو المشرفين أو الموردين أو المستهلكين أو أي شخص يتأثر بكيفية عمل العملية. اطلب من جميع أصحاب المصلحة المعنيين مراجعة وإضافة التعليقات، وطرح الأسئلة، وترك التعقيبات مباشرة على خارطة العمليات. ومتى تعلق الأمر بمراجعة اقتراحاتهم، فإن خارطة العمليات تسهل عليك الأمر. لست مضطرًا للتنقل بين مختلف المنصات الأساسية أو التحدث إلى الجميع على حدة. بدلاً من ذلك، يمكنك ببساطة الوصول إلى خارطة العمليات أونلاين ومشاهدة جميع التعقيبات في مكان واحد. بعد مراجعة ملاحظاتهم، يمكنك إجراء أي تغيير ضروري قبل بدء العملية.

خرائط العمليات ليست نهائية. ستلاقي حتمًا تغييرات في طريقك، سواء كان هناك هيكل جديد للشركة أو تغيير تام من عملائك لما يرغبون من عملك. ستحتاج عملياتك إلى التكيف في سبيل مواكبة البيئة المتغيرة. وذلك يعني مراجعة خارطتك لعمليات لتحسينها باستمرار وإجراء التغييرات المتصلة بها لتحديثها على الدوام.