المخططات التنظيمية

تأتي المخططات التنظيمية في هياكل وأشكال مختلفة. فيما يلي بعض من أشكال المخططات التنظيمية الأكثر شيوعًا:

أولاً، دعنا نوضح الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي. يعتمد مخطط المؤسسة على الأشخاص، بينما يعتمد هيكل المؤسسة على الوظائف. تحدد هياكل المؤسسة المسؤولية والمساءلة والسلطة لكل دور في الشركة. وهي لا تتغير كثيرًا، على عكس المخططات التنظيمية. إنها تستند إلى الوظيفة العامة ورؤية العمل، ولذلك تكون التغييرات المنتظمة نادرة. عندما يتعلق الأمر بالتوصل إلى أفضل هيكل تنظيمي لعملك، ثمة نوعان رئيسيان يجب مراعاتهما: الميكانيكية والعضوية. الهياكل الميكانيكية هرمية وتنازلية (مثل الرسم البياني الوظيفي التنازلي). عادة ما تتبع الإدارات في الهيكل الميكانيكي مجموعة واضحة من القواعد، والتي تتضمن مسؤوليات واضحة للموظفين ومجالات العمل. وتمثل الهياكل العضوية نظامًا أكثر تعاونًا ومرونة (مثل الرسم البياني المسطح). حيث تضم المزيد من الأعمال متعددة الوظائف، ومدى أوسع من السيطرة، والمزيد من اللامركزية. يعتمد أفضل هيكل تنظيمي على الطريقة التي تريد أن تعمل بها كشركة. إذا كنت تريد المرونة والمزيد من الاستقلالية للموظفين، فسيكون الهيكل العضوي هو الأفضل. إذا كنت تفضل الأدوار والمسؤوليات المحددة بوضوح داخل التسلسل الهرمي، فإن الهياكل الميكانيكية هي الخيار الأفضل.

فيما يلي بعض المواقف التي قد يكون فيها إنشاء مخطط تنظيمي مفيدًا لعملك.

حدد بوضوح موضع عضو في الفريق ضمن التسلسل الهرمي للشركة. يمكن للجميع رؤية موقعهم في الهيكل والجهات التي يرتبطون بها تنظيميًا.

وضّح كيف تعمل الإدارات المختلفة معَا لتيسير التعاون متعدد الوظائف.

خصص الموارد بشكل فعال بناءً على هياكل الفريق وقدراته.

سواء إعادة هيكلة فريق المشروع أو الأعمال التجارية بأكملها، تتيح لك المخططات التنظيمية تخطيط ووضع خريطة لهيكل عمل جديد تمامًا.

استخدام المخطط التنظيمي لتخطيط التعيينات الجديدة في ظل نمو الأعمال التجارية. حدِّد بوضوح المكان الذي ستحتاج فيه إلى موظفين جدد وماهية أدوارهم.

المخططات التنظيمية مفيدة أثناء عملية التأهيل. يمكنك تعريف الموظفين الجدد بهيكل الشركة، وبزملائهم عبر الأقسام المختلفة، والجهات التي يرتبطون بها تنظيميًا.

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات تستخدم المخططات التنظيمية. يُعد فهم التسلسل الهرمي للشركة، وتحديد مجالات التحسين، وتوفير الوضوح للموظفين، وتحسين التواصل بين الإدارات مجرد بضعة أمثلة. دعونا نتناول هذه الفوائد بمزيد من التفصيل.

إن وجود فهم قوي للتسلسل الهرمي لعملك يعود بالنفع على الجميع في الشركة. وهو يساعد، بالنسبة للقيادة، في وضع تصور حول كيفية عمل الفرق معًا وموضع الجميع في هيكل الشركة. بالنسبة للموظفين، فإنه يوضح الجهات التي يجب عليهم الارتباط بها تنظيميًا ومكانهم في الصورة الأكبر. ببساطة، يساعد المخطط التنظيمي الشركات على فهم أفضل لكيفية التواصل بفعالية وكيفية العمل معًا لتحقيق أهداف الشركة.

يتيح لك استخدام المخطط التنظيمي، إمكانية تسليط الضوء على أوجه القصور في هيكل شركتك وتحديد كيفية إجراء التحسينات. ستحدد كيف يمكن لفريقك العمل معًا ومواضع تحسين الهيكل، كما ستكون قادرًا على إجراء التغييرات اللازمة بناء على تلك المعلومات.

يوضح المخطط التنظيمي دور الجميع في الشركة أو المشروع. سواء أكان هرميًا أم أفقيًا، يعرف الجميع مكانهم في الصورة الأكبر، ودورهم في فريقهم، والجهة التي يمكنهم اللجوء إليها للحصول على المشورة والتوجيه.

تقديم خط اتصال أفضل بين أعضاء الفريق من خلال التخطيط بشكل واضح للعلاقات الرسمية. ويُعد ذلك مفيدًا بشكل خاص للفرق متعددة الوظائف، حيث قد لا يعرف الأفراد بالضبط الجهات التي يمكنهم الرجوع إليها. في ظل وجود المخطط التنظيمي، تتضح الجهة التي يمكن لأعضاء الفريق الاتصال بها من الأقسام الأخرى.

على الرغم من أن المخططات التنظيمية توفر الوضوح والهيكل للشركة، إلا أن هناك بعض التحديات التي قد تواجهها طوال العملية.

في ظل التعيينات الجديدة والعوامل المحركة الداخلية ودوران الموظفين، من المحتم أن يتغير مخططك التنظيمي بمرور الوقت. وذلك يعني أنه لابد من تحديثه باستمرار، مما قد يستغرق وقتًا طويلاً. ولحسن الحظ، فإن استخدام Miro يجعل هذه العملية سريعة وسهلة. من خلال مخططاتنا عبر الإنترنت، يمكنك تحديث معلومات شركتك عن طريق بضع نقرات، وستكون تغييراتك مرئية على الفور لبقية الشركة.

لا تظهر المخططات التنظيمية كيف يعمل أعضاء الفريق الفرادى معًا أو ما إذا كانت لديهم علاقة عمل جيدة. كما أنها لا تُظهر أسلوب الإدارة، ولا تحدد جميع طرق الاتصال. كل هذه المعلومات مهمة لنجاح عملك، لذا ضع ذلك في الاعتبار عند إنشاء مخططك التنظيمي.

تعد المخططات التنظيمية تمثيلاً مبسطًا لشركتك، مما يعني أنها قد توفر فقط الكثير من التفاصيل. نتيجة لذلك، يمكنها رسم صورة مضللة لأهمية أو تأثير الأشخاص في شركتك. وإذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعرفة، فيمكنك استخدام الرسم العضوي، والذي يقدم مزيدًا من التفاصيل.

ألقِ نظرة على هذا الدليل التفصيلي لإنشاء مخطط تنظيمي مصمم بشكل جيد لعملك.

ابدأ بتأكيد السبب وراء إنشاء المخطط في المقام الأول. وسيكون بمثابة وثيقة داخلية للموظفين لاستخدامها لوضع تصور حول هيكل الشركة؟ هل سيكون للإدارة لتحديد مجالات التحسين؟ هل ستعرضه للمستثمرين وأصحاب المصلحة الرئيسيين لتوضيح كيفية تخطيطك لتنمية الأعمال؟ لابد من معرفة الغرض من إنشاء مخططك التنظيمي، للتأكد من أنه يتضمن المعلومات الصحيحة وأنه مصمم بالطريقة الصحيحة.

بعد توضيح الغرض من إنشاء مخططك التنظيمي،سيكون الوقت قد حان لجمع كل المعلومات التي تحتاجها. وهذا يشمل تحديد الموظفين ودورهم في الشركة ومسؤولياتهم.

اختر تنسيق المخطط التنظيمي الذي يناسب هيكل شركتك. إذا كنت تريد هيكلاً هرميًا، فقد يكون المخطط الوظيفي التنازلي أو المخطط المتشعب خيارًا جيدًا. للحصول على تنسيق أكثر مرونة ومستويات هرمية أقل، ضع في اعتبارك المخطط المسطح.

قد يكون إنشاء مخطط تنظيمي عملية شاقة، لا سيما إذا كان لديك هيكل شركة معقد. لتسهيل إدارة العملية، تأكد من استخدام الأنظمة الأساسية التي توفر الميزات والهيكل المناسبين لعملك. اتخذ Miro كمثال. تتضمّن مساحة العمل الرقمية الخاصة بنا ميزات تتيح للفرق إنشاء مخططات تنظيمية مخصصة. أضف علامتك التجارية، وتشارك لوحة العمل مع أعضاء فريقك، وحمّل الملفات والصور الخاصة بك.

عندما تصبح منصتك جاهزة وجميع المعلومات متوفرة، يمكنك إضافة جميع الموظفين إلى لوحة عملك. يمكنك تضمين الكثير أو القليل من المعلومات التي ترى أنها ضرورية. على سبيل المثال، تفضل بعض الفرق إضافة معلومات الاتصال وصور الموظفين، بينما يستخدم البعض الآخر فقط أسمائهم ومسمياتهم الوظيفية. اختر ما يناسبك أنت وفريقك — ليس هناك صواب أو خطأ، طالما لديك اسمه ومسماه الوظيفي.

ابدأ في إضافة هيكل إلى مخططك عن طريق تجميع الفرق معًا. تعتمد الطريقة في تنفيذ ذلك تمامًا على الهيكل الذي تستخدمه. راجع قسم "أنواع المخططات التنظيمية" لمعرفة كيفية تنظيم فرقك بناء على المخطط التنظيمي الذي اخترته.

عند تجميع الفرق ويصبح لديك هيكل ما في مخططك التنظيمي، يكون من المفيد تحديد العلاقات داخل الفرق. سيساعد ذلك الجميع على التعرّف على وضعهم في فريقهم وكيف يرتبط كل شخص مع بعضهم البعض في التسلسل الهرمي العام. وتمثّل أيضًا فرصة لتحديد العلاقات متعددة الوظائف عبر الأقسام والعلاقات الثنائية بين الإدارة.

عند اكتمال المخطط، شاركه مع فريقك أو أي من أصحاب المصلحة المعنيين. إذا كنت ترغب في جمع التعقيبات على المخطط، تتيح مساحة عمل Miro للمستخدمين إضافة التعليقات والاقتراحات مباشرة إلى مساحة العمل الخاصة بك. وهكذا، يمكنك رؤية تعقيباتهم على الفور وإجراء أي تغييرات ضرورية على المخطط.

كما ذكرنا، لا يمكن طرح هياكل الشركة جانبًا. ينضم أشخاص جدد، ويبدل الموظفون الحاليون مناصبهم، ويغادر البعض حتمًا. للحفاظ على مخططك التنظيمي ذا فائدة وملائمًا، تأكد من تحديثه عند حدوث التغييرات. إذا كنت تستخدم مخططًا تنظيميًا عبر الإنترنت، فستتمكن ببساطة من إجراء تغييرات افتراضيًا، وسيتمكّن الجميع من الاطلاع على تعديلاتك في الوقت الفعلي.

ألق نظرة على بعض أمثلة المخطط التنظيمي لتقدم لك بعض الأفكار الملهمة لمخططاتك التنظيمية.

يحدد المخطط التنظيمي المؤسسي هيكل شركتك. ويدل على هيكلية تقديم تقاريرك، وكيف ترتبط الإدارات المختلفة مع بعضها البعض، وكيف تعمل وظائف الشركات داخل شركتك. غالبًا ما يُستخدم المخطط التنظيمي المؤسسي للشركات التي ترغب إما في إعادة هيكلة أعمالها أو فهم الهيكل الحالي. كما أنه يعود بالنفع بشكل خاص على الموظفين الجدد، لأنه يتيح لهم التعرف على شركتك ورؤية الصورة الأكبر.

يضع المخطط التنظيمي للمشاريع هياكل لأفراد المشروع القادم. يتيح هذا النوع من المخططات لمديري المشاريع معرفة دور كل شخص، والتسلسل الهرمي لكل شخص في فريق المشروع، والتسلسل القيادي. ويعد هذا المخطط أيضًا أداة رائعة لتحديد العقبات أمام المشروع — مثل فجوات الموارد المحتملة - لأنه يتيح لمديري المشاريع إمكانية تصوّر أي مشكلات وإجراء التحسينات اللازمة.

تختلف خريطة التغيير التنظيمي قليلاً عن المخطط التنظيمي التقليدي، ولكنها مثال مفيد على الرغم من ذلك. فهي توفر لك لمحة عامة عن الأنشطة المختلفة التي يمكنك الاضطلاع بها لإعادة تنظيم عملك. إذا كنت تخطط لإعادة هيكلة عملك أو مشروعك، فإن هذا المخطط يُعدّ طريقة رائعة ليشمل جميع قواعدك. يمكنك تصور السيناريوهات، ورسم خريطة لأصحاب المصلحة المختلفين، والتخطيط بالضبط لكيفية توقع عمل النظام الجديد. عند اكتمال الخريطة، ستجد طريقك المثالي للتغيير التنظيمي.