المخططات التنظيمية
يساعدك المخطط التنظيمي على وضع تصور للهيكل الداخلي لشركتك. يمكنك تحديد العلاقات وتحسين التعاون وتحديد مجالات التحسين، كل ذلك ضمن مخطط واحد.
يثق 80 مليون من المستخدمين في Miro في جميع أنحاء العالم
![](http://images.ctfassets.net/w6r2i5d8q73s/4oZF6rZ62V7t9dAO3qcl7w/0a8bf111d47b147dcc3c1307fd05eb0c/list_of_customers._mobile.png)
![](http://images.ctfassets.net/w6r2i5d8q73s/4oZF6rZ62V7t9dAO3qcl7w/0a8bf111d47b147dcc3c1307fd05eb0c/list_of_customers._mobile.png?w=32&h=8)
![](http://images.ctfassets.net/w6r2i5d8q73s/7jSPePDIMQXcMN5QBPk9px/99928bac9d69d0a749fa59cdf72bacf6/list_of_customers.png)
![](http://images.ctfassets.net/w6r2i5d8q73s/7jSPePDIMQXcMN5QBPk9px/99928bac9d69d0a749fa59cdf72bacf6/list_of_customers.png?w=112&h=4)
يمكن استخدام المخطط التنظيمي لإظهار هيكل الشركة أو العلاقات بين الإدارات أو التسلسل القيادي. استخدم صانع المخطط التنظيمي لإنشاء مخطط خاص بك بسهولة، أو تابع القراءة للحصول على أفضل الممارسات حول كيفية استخدامه.
ما المقصود بالمخطط التنظيمي؟
يحدد المخطط التنظيمي كيفية عمل شركتك. استحدث دانيال ماكالوم المخططات التنظيمية حوالي عام 1854، وقد استُخدمت عادة في الدوائر الهندسية حتى عام 1920. واليوم، صارت تلك المخططات أداة متعددة الاستخدامات للشركات عبر مجموعة متنوعة من الصناعات. تُظهر مخططات هيكل الشركة المذكورة، التي تُعرف أيضا باسم المخططات العضوية، العلاقات بين الأشخاص داخل المؤسسة. انها مماثلة لأشجار العائلة أو مخططات القرابة، لكنها تُظهر علاقات العمل بدلاً من العلاقات العائلية. يحدد المخطط التنظيمي كيفية عمل شركتك. استحدث دانيال ماكالوم المخططات التنظيمية حوالي عام 1854، وقد كانت تستخدم عادة في الدوائر الهندسية حتى عام 1920. واليوم، صارت تلك المخططات أداة متعددة الاستخدامات للشركات عبر مجموعة متنوعة من الصناعات. تُظهر مخططات هيكل الشركة المذكورة، التي تُعرف أيضًا باسم المخططات العضوية،العلاقات بين الأشخاص داخل المؤسسة. انها مماثلة لأشجار العائلة أو مخططات القرابة، لكنها تُظهر علاقات العمل بدلاً من العلاقات العائلية. في المخطط التنظيمي، تمثل المربعات الموظفين. غالبا ما تتضمن هذه المربعات المعلومات التالية: • الأسماء (وأحيانا الصور) • بيانات الاتصال • الأدوار والمسميات الوظيفية * المسؤوليات • العلاقات المهنية بين الأفراد تربط الخطوط والأسهم هذه المربعات معًا، وتوضّح موضع الأفراد في التسلسل الهرمي للشركة وكيفية ارتباطهم ببعضهم البعض.
أنواع المخططات التنظيمية
تأتي المخططات التنظيمية في هياكل وأشكال مختلفة. فيما يلي بعض من أشكال المخططات التنظيمية الأكثر شيوعًا:
المخطط التنظيمي الوظيفي التنازلي
يقدم المخطط الوظيفي التنازلي بنية هرمية لعملك. يبدأ المخطط بعضو فريق واحد في الجزء العلوي من الرسم البياني (عادة الرئيس أو الرئيس التنفيذي) ويتجه لأسفل وهو يضم الموظفين الآخرين بناءً على أدوارهم في الشركة. على سبيل المثال، أسفل الرئيس التنفيذي، قد يأتي رئيس المبيعات ورئيس التسويق ورئيس المنتج. أسفل كل من رؤساء الأقسام المشار إليهم، سيكون لديهم فريق يرتبط تنظيميًا بهم. يوفّر هذا التنسيق الوضوح للموظفين. فهم يعرفون ماهية دورهم، والأطراف التي يعملون معها، والجهات التي يرتبطون تنظيميًا بها. يوفر المخطط أيضًا مسارًا واضحًا للنمو المهني. أحد التحديات الرئيسية أمام هذا النوع من المخططات التنظيمية هو عزل الاتصالات. نظرًا لأن كل قسم سيكون مسؤولًا عن عمله الخاص، قد يكون الاتصال متعدد الوظائف غير ملائم في كثير من الأحيان. للتأكد من أن هذا الهيكل يعمل بكفاءة، تحتاج الفرق إلى التواصل بشكل فعال عبر قطاعات الأعمال (وهو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه استخدام منصة تعاونية مثل Miro).
مخطط تنظيمي مسطح
يُظهر المخطط التنظيمي المسطح (أو المخطط التنظيمي الأفقي) مستويات قليلة أو معدومة من الإدارة. باستخدام هذا النوع من الهيكل التنظيمي، تعزز الشركة الإدارة الذاتية لأعضاء الفريق على نطاق واسع وصنع القرار. كما يشجع هذا المخطط التنظيمي على تقليل الإشراف من جانب الإدارة والمزيد من المشاركة من الموظفين. قد يكون هيكلاً تمكينيًا للموظفين، ولكن يصعب توسيع نطاقه في ظل نمو الأعمال التجارية. تُعد المخططات التنظيمية المسطحة أكثر شيوعًا للشركات الصغيرة التي لا تتطلب سلسلة قيادة واضحة. من المعتاد أن تنتقل الشركات المتنامية من مخطط تنظيمي مسطح إلى مخطط وظيفي تنازلي في أثناء عملها على تطوير أقسام مختلفة.
مخطط تنظيمي متشعب
يمثّل المخطط التنظيمي المتشعب نسخة عالية المستوى من الهيكل الهرمي، مما يتيح لمجالات مختلفة من الأعمال إمكانية التحكم في مواردها الخاصة. يمكن تقسيم الشُعب بعدة طرق. ويشمل ذلك الأسواق والمنتجات وحتى المواقع الجغرافية. يمكن أن تعمل الشُعب كأعمالها الصغيرة داخل الشركة. على سبيل المثال، قد يكون لديها فرق مبيعات خاصة بها للتسويق وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية. يوفّر هذا النهج المرونة للاستجابة لتغيرات الصناعة، ويشجع الاستقلالية، ويسمح للأقسام بتقديم نهج مخصص للمستهلكين. يفضل استخدام هذه الهياكل من جانب المؤسسات الكبيرة ذات المجالات التي تعمل بشكل مستقل عن بعضها البعض. ومع ذلك، فمثلما هو الحال مع المخطط التنظيمي الوظيفي التنازلي، قد تكون الهياكل المتشعبة في كثير من الأحيان عرضة للعزلة. قد يكون الاتصال متعدد الوظائف صعبًا، مما قد يؤدي إلى ازدواجية الموارد والإفراط في استخدامها.
المخططات التنظيمية المصفوفة
المخطط التنظيمي المصفوف هو عبارة عن شبكة تعرض فرقًا متعددة الوظائف. وبسبب هذه الوظائف المتقاطعة، يعمل أعضاء الفريق مع زملاء من أقسام مختلفة ويرتبطون تنظيميًا بالعديد من المديرين. يُعدّ المخطط التنظيمي المصفوف هيكلاً أكثر تعقيدًا من المخطط الهرمي البسيط، ولكنه يتيح للمديرين إمكانية اختيار الأشخاص بسهولة من فرق مختلفة للعمل في مشاريع محددة. ومع ذلك، قد يتسبب ذلك أيضًا في بعض التعارض فيما يتعلق بالقدرات والأطراف المتاحة للمشاركة في مشاريع معينة.
ما هو أفضل هيكل تنظيمي؟
أولاً، دعنا نوضح الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي. يعتمد مخطط المؤسسة على الأشخاص، بينما يعتمد هيكل المؤسسة على الوظائف. تحدد هياكل المؤسسة المسؤولية والمساءلة والسلطة لكل دور في الشركة. وهي لا تتغير كثيرًا، على عكس المخططات التنظيمية. إنها تستند إلى الوظيفة العامة ورؤية العمل، ولذلك تكون التغييرات المنتظمة نادرة. عندما يتعلق الأمر بالتوصل إلى أفضل هيكل تنظيمي لعملك، ثمة نوعان رئيسيان يجب مراعاتهما: الميكانيكية والعضوية. الهياكل الميكانيكية هرمية وتنازلية (مثل الرسم البياني الوظيفي التنازلي). عادة ما تتبع الإدارات في الهيكل الميكانيكي مجموعة واضحة من القواعد، والتي تتضمن مسؤوليات واضحة للموظفين ومجالات العمل. وتمثل الهياكل العضوية نظامًا أكثر تعاونًا ومرونة (مثل الرسم البياني المسطح). حيث تضم المزيد من الأعمال متعددة الوظائف، ومدى أوسع من السيطرة، والمزيد من اللامركزية. يعتمد أفضل هيكل تنظيمي على الطريقة التي تريد أن تعمل بها كشركة. إذا كنت تريد المرونة والمزيد من الاستقلالية للموظفين، فسيكون الهيكل العضوي هو الأفضل. إذا كنت تفضل الأدوار والمسؤوليات المحددة بوضوح داخل التسلسل الهرمي، فإن الهياكل الميكانيكية هي الخيار الأفضل.
استخدامات المخططات التنظيمية
فيما يلي بعض المواقف التي قد يكون فيها إنشاء مخطط تنظيمي مفيدًا لعملك.
1. لتحديد التسلسل القيادي
حدد بوضوح موضع عضو في الفريق ضمن التسلسل الهرمي للشركة. يمكن للجميع رؤية موقعهم في الهيكل والجهات التي يرتبطون بها تنظيميًا.
2. لتحديد العلاقات متعددة الوظائف
وضّح كيف تعمل الإدارات المختلفة معَا لتيسير التعاون متعدد الوظائف.
3. لتخصيص الموارد
خصص الموارد بشكل فعال بناءً على هياكل الفريق وقدراته.
4. لإعادة الهيكلة
سواء إعادة هيكلة فريق المشروع أو الأعمال التجارية بأكملها، تتيح لك المخططات التنظيمية تخطيط ووضع خريطة لهيكل عمل جديد تمامًا.
5. لتخطيط النمو
استخدام المخطط التنظيمي لتخطيط التعيينات الجديدة في ظل نمو الأعمال التجارية. حدِّد بوضوح المكان الذي ستحتاج فيه إلى موظفين جدد وماهية أدوارهم.
6. لدعم الموظفين الجدد
المخططات التنظيمية مفيدة أثناء عملية التأهيل. يمكنك تعريف الموظفين الجدد بهيكل الشركة، وبزملائهم عبر الأقسام المختلفة، والجهات التي يرتبطون بها تنظيميًا.
ما أهمية المخطط التنظيمي؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات تستخدم المخططات التنظيمية. يُعد فهم التسلسل الهرمي للشركة، وتحديد مجالات التحسين، وتوفير الوضوح للموظفين، وتحسين التواصل بين الإدارات مجرد بضعة أمثلة. دعونا نتناول هذه الفوائد بمزيد من التفصيل.
1. لفهم التسلسل الهرمي لشركتك
إن وجود فهم قوي للتسلسل الهرمي لعملك يعود بالنفع على الجميع في الشركة. وهو يساعد، بالنسبة للقيادة، في وضع تصور حول كيفية عمل الفرق معًا وموضع الجميع في هيكل الشركة. بالنسبة للموظفين، فإنه يوضح الجهات التي يجب عليهم الارتباط بها تنظيميًا ومكانهم في الصورة الأكبر. ببساطة، يساعد المخطط التنظيمي الشركات على فهم أفضل لكيفية التواصل بفعالية وكيفية العمل معًا لتحقيق أهداف الشركة.
2. لتحديد مجالات التحسين
يتيح لك استخدام المخطط التنظيمي، إمكانية تسليط الضوء على أوجه القصور في هيكل شركتك وتحديد كيفية إجراء التحسينات. ستحدد كيف يمكن لفريقك العمل معًا ومواضع تحسين الهيكل، كما ستكون قادرًا على إجراء التغييرات اللازمة بناء على تلك المعلومات.
3. لتوفير الوضوح
يوضح المخطط التنظيمي دور الجميع في الشركة أو المشروع. سواء أكان هرميًا أم أفقيًا، يعرف الجميع مكانهم في الصورة الأكبر، ودورهم في فريقهم، والجهة التي يمكنهم اللجوء إليها للحصول على المشورة والتوجيه.
4. لتحسين التواصل
تقديم خط اتصال أفضل بين أعضاء الفريق من خلال التخطيط بشكل واضح للعلاقات الرسمية. ويُعد ذلك مفيدًا بشكل خاص للفرق متعددة الوظائف، حيث قد لا يعرف الأفراد بالضبط الجهات التي يمكنهم الرجوع إليها. في ظل وجود المخطط التنظيمي، تتضح الجهة التي يمكن لأعضاء الفريق الاتصال بها من الأقسام الأخرى.
هل هناك أي عيوب يجب أن تكون على دراية بها؟
على الرغم من أن المخططات التنظيمية توفر الوضوح والهيكل للشركة، إلا أن هناك بعض التحديات التي قد تواجهها طوال العملية.
وسرعان ما قد تصبح تلك المخططات قديمة
في ظل التعيينات الجديدة والعوامل المحركة الداخلية ودوران الموظفين، من المحتم أن يتغير مخططك التنظيمي بمرور الوقت. وذلك يعني أنه لابد من تحديثه باستمرار، مما قد يستغرق وقتًا طويلاً. ولحسن الحظ، فإن استخدام Miro يجعل هذه العملية سريعة وسهلة. من خلال مخططاتنا عبر الإنترنت، يمكنك تحديث معلومات شركتك عن طريق بضع نقرات، وستكون تغييراتك مرئية على الفور لبقية الشركة.
إنها تركز فقط على العلاقات المهنية.
لا تظهر المخططات التنظيمية كيف يعمل أعضاء الفريق الفرادى معًا أو ما إذا كانت لديهم علاقة عمل جيدة. كما أنها لا تُظهر أسلوب الإدارة، ولا تحدد جميع طرق الاتصال. كل هذه المعلومات مهمة لنجاح عملك، لذا ضع ذلك في الاعتبار عند إنشاء مخططك التنظيمي.
وهي لا تُظهر دائمًا الصورة الكاملة
تعد المخططات التنظيمية تمثيلاً مبسطًا لشركتك، مما يعني أنها قد توفر فقط الكثير من التفاصيل. نتيجة لذلك، يمكنها رسم صورة مضللة لأهمية أو تأثير الأشخاص في شركتك. وإذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعرفة، فيمكنك استخدام الرسم العضوي، والذي يقدم مزيدًا من التفاصيل.
كيفية عمل مخطط تنظيمي
ألقِ نظرة على هذا الدليل التفصيلي لإنشاء مخطط تنظيمي مصمم بشكل جيد لعملك.
1. حدد نطاق عملك
ابدأ بتأكيد السبب وراء إنشاء المخطط في المقام الأول. وسيكون بمثابة وثيقة داخلية للموظفين لاستخدامها لوضع تصور حول هيكل الشركة؟ هل سيكون للإدارة لتحديد مجالات التحسين؟ هل ستعرضه للمستثمرين وأصحاب المصلحة الرئيسيين لتوضيح كيفية تخطيطك لتنمية الأعمال؟ لابد من معرفة الغرض من إنشاء مخططك التنظيمي، للتأكد من أنه يتضمن المعلومات الصحيحة وأنه مصمم بالطريقة الصحيحة.
2. جمّع المعلومات ذات الصلة
بعد توضيح الغرض من إنشاء مخططك التنظيمي،سيكون الوقت قد حان لجمع كل المعلومات التي تحتاجها. وهذا يشمل تحديد الموظفين ودورهم في الشركة ومسؤولياتهم.
3. اختر تنسيق مخططك التنظيمي
اختر تنسيق المخطط التنظيمي الذي يناسب هيكل شركتك. إذا كنت تريد هيكلاً هرميًا، فقد يكون المخطط الوظيفي التنازلي أو المخطط المتشعب خيارًا جيدًا. للحصول على تنسيق أكثر مرونة ومستويات هرمية أقل، ضع في اعتبارك المخطط المسطح.
4. اختر المنصة المناسبة
قد يكون إنشاء مخطط تنظيمي عملية شاقة، لا سيما إذا كان لديك هيكل شركة معقد. لتسهيل إدارة العملية، تأكد من استخدام الأنظمة الأساسية التي توفر الميزات والهيكل المناسبين لعملك. اتخذ Miro كمثال. تتضمّن مساحة العمل الرقمية الخاصة بنا ميزات تتيح للفرق إنشاء مخططات تنظيمية مخصصة. أضف علامتك التجارية، وتشارك لوحة العمل مع أعضاء فريقك، وحمّل الملفات والصور الخاصة بك.
5. إدخال المعلومات
عندما تصبح منصتك جاهزة وجميع المعلومات متوفرة، يمكنك إضافة جميع الموظفين إلى لوحة عملك. يمكنك تضمين الكثير أو القليل من المعلومات التي ترى أنها ضرورية. على سبيل المثال، تفضل بعض الفرق إضافة معلومات الاتصال وصور الموظفين، بينما يستخدم البعض الآخر فقط أسمائهم ومسمياتهم الوظيفية. اختر ما يناسبك أنت وفريقك — ليس هناك صواب أو خطأ، طالما لديك اسمه ومسماه الوظيفي.
6. تجميع الفرق معًا
ابدأ في إضافة هيكل إلى مخططك عن طريق تجميع الفرق معًا. تعتمد الطريقة في تنفيذ ذلك تمامًا على الهيكل الذي تستخدمه. راجع قسم "أنواع المخططات التنظيمية" لمعرفة كيفية تنظيم فرقك بناء على المخطط التنظيمي الذي اخترته.
7. تحديد العلاقات والتسلسل القيادي
عند تجميع الفرق ويصبح لديك هيكل ما في مخططك التنظيمي، يكون من المفيد تحديد العلاقات داخل الفرق. سيساعد ذلك الجميع على التعرّف على وضعهم في فريقهم وكيف يرتبط كل شخص مع بعضهم البعض في التسلسل الهرمي العام. وتمثّل أيضًا فرصة لتحديد العلاقات متعددة الوظائف عبر الأقسام والعلاقات الثنائية بين الإدارة.
8. تقاسم المخططات مع فريقك
عند اكتمال المخطط، شاركه مع فريقك أو أي من أصحاب المصلحة المعنيين. إذا كنت ترغب في جمع التعقيبات على المخطط، تتيح مساحة عمل Miro للمستخدمين إضافة التعليقات والاقتراحات مباشرة إلى مساحة العمل الخاصة بك. وهكذا، يمكنك رؤية تعقيباتهم على الفور وإجراء أي تغييرات ضرورية على المخطط.
9. تحديث المخطط
كما ذكرنا، لا يمكن طرح هياكل الشركة جانبًا. ينضم أشخاص جدد، ويبدل الموظفون الحاليون مناصبهم، ويغادر البعض حتمًا. للحفاظ على مخططك التنظيمي ذا فائدة وملائمًا، تأكد من تحديثه عند حدوث التغييرات. إذا كنت تستخدم مخططًا تنظيميًا عبر الإنترنت، فستتمكن ببساطة من إجراء تغييرات افتراضيًا، وسيتمكّن الجميع من الاطلاع على تعديلاتك في الوقت الفعلي.
أمثلة على المخططات التنظيمية
ألق نظرة على بعض أمثلة المخطط التنظيمي لتقدم لك بعض الأفكار الملهمة لمخططاتك التنظيمية.
المخطط التنظيمي المؤسسي
يحدد المخطط التنظيمي المؤسسي هيكل شركتك. ويدل على هيكلية تقديم تقاريرك، وكيف ترتبط الإدارات المختلفة مع بعضها البعض، وكيف تعمل وظائف الشركات داخل شركتك. غالبًا ما يُستخدم المخطط التنظيمي المؤسسي للشركات التي ترغب إما في إعادة هيكلة أعمالها أو فهم الهيكل الحالي. كما أنه يعود بالنفع بشكل خاص على الموظفين الجدد، لأنه يتيح لهم التعرف على شركتك ورؤية الصورة الأكبر.
المخطط التنظيمي للمشاريع
يضع المخطط التنظيمي للمشاريع هياكل لأفراد المشروع القادم. يتيح هذا النوع من المخططات لمديري المشاريع معرفة دور كل شخص، والتسلسل الهرمي لكل شخص في فريق المشروع، والتسلسل القيادي. ويعد هذا المخطط أيضًا أداة رائعة لتحديد العقبات أمام المشروع — مثل فجوات الموارد المحتملة - لأنه يتيح لمديري المشاريع إمكانية تصوّر أي مشكلات وإجراء التحسينات اللازمة.
خريطة التغيير التنظيمي
تختلف خريطة التغيير التنظيمي قليلاً عن المخطط التنظيمي التقليدي، ولكنها مثال مفيد على الرغم من ذلك. فهي توفر لك لمحة عامة عن الأنشطة المختلفة التي يمكنك الاضطلاع بها لإعادة تنظيم عملك. إذا كنت تخطط لإعادة هيكلة عملك أو مشروعك، فإن هذا المخطط يُعدّ طريقة رائعة ليشمل جميع قواعدك. يمكنك تصور السيناريوهات، ورسم خريطة لأصحاب المصلحة المختلفين، والتخطيط بالضبط لكيفية توقع عمل النظام الجديد. عند اكتمال الخريطة، ستجد طريقك المثالي للتغيير التنظيمي.
إنشاء مخطط تنظيمي باستخدام Miro
تتيح مساحة عمل Miro الرقمية للفرق التعاون افتراضيًا، بغض النظر عن مكان وجودهم. باستخدام المخطط التنظيمي، يمكنك إضافة التعليقات، ومشاركة الملاحظات، واطلاع الجميع على آخر المستجدات. للشروع في التنفيذ بسرعة، ما عليك سوى تعبئة قالب المخطط التنظيمي، , أو إنشاء واحد من الصفر باستخدام أداة صنع المخطط التنظيمي.