مخططات سير العمل

ما هو مخطط سير العمل؟

مخططات سير العمل عبارة عن أدوات مرئية مفيدة تستخدمها الشركات لتبسيط ورسم العمليات وسير العمل. وهي تشبه المخططات الانسيابية من حيث أنها تعتمد على المحفزات البصرية لتحسين فهم العملية التي يجدها العمل ضرورية. وبما أن البشر هم في الأساس متعلمون بصريون، فإن القدرة على النظر إلى خارطة العمليات أو تسلسل سير العمل يخلق فهماً أفضل لديهم. يوضح مخطط سير العمل الخطوات في شكل عملية ويقسم العمليات المعقدة إلى أقسام تكون أكثر قابلية للفهم. وهي مفيدة للشركات والمديرين الذين يرغبون في فهم مختلف الفاعلين في عمليات الشركة والخطوات التي يتعين على الأفراد اتخاذها لإكمال العملية.

الرموز الشائعة لمخطط سير العمل

هناك رموز موحدة شائعة الاستخدام في مخططات سير العمل، تمامًا كما هو الحال في المخططات الانسيابية. من المفيد فهم الرموز التقليدية المستخدمة في مخططات سير العمل كي تتمكن من تطبيقها باستمرار. وبهذه الطريقة، يمكنك بسهولة قراءة أية مخططات سير عمل أخرى أنشأها أعضاء الفريق الآخرون. فيما يلي بعض رموز مخطط سير العمل الشائعة:

الأشكال البيضاوية

تمثل الأشكال البيضاوية نقطة البداية والنهاية في سير عمل أو عملية معينة.

المستطيلات

عادةً ما يُعطي رمز المستطيل في مخطط سير العمل الإرشادات داخل التسلسل.

المعينات

تمثل المعينات القرارات التي يجب اتخاذها في إطار العملية. تنقسم هذه القرارات عادةً إلى فرعين/مسارين بديلين.

الدوائر

الدوائر هي أقل الأشكال شيوعًا، فليس كل رسم تخطيطي لسير العمل يتضمنها. ومع ذلك، يتم تطبيقها باستمرار لتمثيل حصول قفزة في العمل أو للإشارة إلى الخطوات التي تستوجب الإنجاز.

الأسهم وخطوط المُوصِّل

تشير الأسهم وخطوط المُوصِّل إلى الاتجاه الذي يتحرك فيه التسلسل. وتعتمد جميع الرموز والأشكال المذكورة أعلاه على الأسهم والموصلات كتبعية داخل المخطط.

لماذا تعتبر مخططات سير العمل مهمة؟

أصبحت مخططات سير العمل شائعة بشكل متزايد في عالم المحترفين وقد تم تنفيذها في العديد من القطاعات للمساعدة على توثيق العمليات وتوضيحها. إذاً كيف يمكن لمخطط سير العمل أن يساعدك ويساعد فريقك؟ فيما يلي بعض مزايا إنشاء مخططات سير العمل وتنفيذها:

الحصول على نظرة عامة مرئية للعملية

معظم البشر متعلمون بصريون، خاصة عند التعامل مع مواضيع مجردة ومعقدة يصعب تعريفها بالكلمات. تكمن روعة مخطط سير العمل في بساطته. إن تخطيط عملية كاملة على صفحة واحدة باستخدام الأشكال والألوان والرموز يجعل فهم العمليات والإجراءات المعقدة أسهل بكثير.

تحسين الكفاءة

تضمن مخططات سير العمل أن يفهم كل فرد داخل الفريق الخطوات التي يتعين عليه اتخاذها ضمن التسلسل. ويساعد ذلك الجميع على فهم الأدوار التي يتعين عليهم الاضطلاع بها وأهمية أدوارهم في إكمال العملية. هذا النوع من فهم "الصورة الأكبر" يحسن الكفاءة ويساعد أعضاء الفريق على إكمال العمليات بشكل أسرع.

تواصل على نحو أفضل

أحد أكثر المواضع فائدة لاستخدام مخطط سير العمل هي المشاريع التي تحتاج إلى فهم العمليات المهمة ونقلها. تصبح مخططات سير العمل جزءًا من عملية التوثيق التي تضمن الشفافية والتواصل داخل الفريق. ويعد تبسيط عملية معقدة من العمليات باستخدام الرموز والأشكال والتعريفات أيضًا طريقة فعالة من أجل توصيل فكرة ما قد يكون من الصعب مناقشتها شفهيًا.

التعرّف على الأفراد ومسؤولياتهم

يساعد المخطط في تصور عملية سير العمل من وجهة نظر تنازلية. وبعد تحليل مخطط سير العمل، سيعرف الجميع من يؤدي هذا الدور دون غيره. وذلك يعزز المساءلة وفهم الكيفية التي ينسجم بها كل عضو في الفريق مع الصورة الأكبر.

تحديد العراقيل وطرق تحسين عمليات الشركة

مثلما يمكن استخدام مخطط سير العمل في تتبع التقدم، فإنه يمكن استخدامه أيضًا في فهم الموضع الذي سينهار فيه التقدم. ويساعد تصور تسلسل الخطوات والجهات الفاعلة التي تعمل على الدفع بالعملية إلى الأمام أيضًا على تحديد الخطوة التي تتباطأ فيها العملية أو تتوقف تمامًا داخل التسلسل دون ضرورة. ويسمح ذلك بتحسين العملية، مما يزيد من إنتاجية شركتك وكفائتها.

متى يُستخدم مخطط سير العمل

مخططات سير العمل هي أدوات متعددة الاستخدامات يمكنها توضيح سير عمل الشركة أو عملية من عملياتها. ولنمنحك فكرة عن فائدتها، إليك بعض الأمثلة عن القطاعات التي تكون فيها مخططات سير العمل مفيدة بشكل خاص.

تطوير البرمجيات

في العديد من عمليات تطوير البرمجيات، هناك العديد من المطورين وأعضاء الفريق من مختلف أنحاء العالم يعملون سويًا. تنفيذ مخطط سير عمل بسيط، مثل المخطط الموضح في قالب خارطة طريق التكنولوجيا هذه،يمكن ضمان أن يعرف الجميع أدوارهم ومسؤولياتهم، والجهة التي يرفعون إليها تقاريرهم. ويمكن أن يسهل أيضًا تتبع تقدم تطوير البرمجيات.

التجارة الإلكترونية

يمكن لمخطط سير العمل أن يمثل، في عالم التجارة الإلكترونية، عميلًا يتصفح متجرًا عبر الإنترنت. يمكن أن يساعد ذلك مصممي تجربة المستخدم UX على أن يفهموا بشكل أفضل كيفية توجيه العملاء من خلال الخطوات التي يحتاجون إلى اتخاذها لشراء منتج أو استئجار خدمة.

التصنيع

تم استخدام مخططات سير العمل في الأصل في الصناعة التحويلية. وهي توضح تسلسل الخطوات التي يتعين على فرق التصنيع اتخاذها لإنشاء منتجات متسقة وعالية الجودة. ويساهم تخطيط العمليات والتسلسلات باستخدام مخطط سير العمل في ضمان الجودة.

المجال الطبي

يمكن في كثير من الأحيان تخطيط الإجراءات الطبية بسهولة وفقًا لتسلسل خطي من الخطوات. يمكن أن تكون مخططات سير العمل ذات جدوى في وضع عملية موحدة يمكن لمزاولي المهن الطبية اتباعها عند إجراء العملية الجراحية.

أنواع مخططات سير العمل

قد تتخذ مخططات سير العمل العديد من الأشكال المختلفة. وتؤدي مختلف أنواع هذه المخططات وظائف متنوعة وتعد الأنسب بحسب مختلف السياقات. ويأتي كل منها مصحوبًا بوسيلة إيضاح مخطط سير العمل الخاصة به مع استخدامات ورموز محددة. فيما يلي بعض أنواع مخططات سير العمل الأكثر شيوعًا:

مخطط الانسيابي

ال مخطط الانسيابي يتكون من أشكال ورموز مختلفة، كل منها يصور خطوة مختلفة ضمن تسلسل أو عملية. تمثل هذه الأشكال عناصر مختلفة لسير العمل مثل الإجراءات والمواد والخدمات والمدخلات والمخرجات يمكن لاستخدام المخطط الانسيابي لتوضيح سير العمل أن يساعد على تصور كيفية تدفق المهام بين الموارد. يمكن أن تساعد هذه النظرة العامة البيانية لعملية من عمليات الشركة أو نظامها على تبليغ القرارات وتحديد العراقيل.

مخطط مسارات السباحة

يقدم اسم مخطط حارات السباحة مناسبًا، لأنه يحاكي بصريا الحارات المختلفة في حمام السباحة. ولكل مسار عملياته الخاصة وأعضاء فريقه ويبين المخطط بوضوح كيف تؤثر مختلف تصرفات أعضاء الفريق على الآخرين في مختلف المسارات. تُعد مخططات مسار السباحة مفيدة بشكل خاص للمنظمات الكبيرة التي لديها أقسام وفرق مختلفة تعتمد على بعضها البعض. إن من شأن رؤية كيفية عمل الجميع سويًا وبشكل مستقل أن توضح عملية معقدة. وعلى هذا النحو، تعمل مخططات سير العمل كمصدر للحقيقة يمكن لأي شخص في المنظمة الرجوع إليه.

مخطط الكتل

مخطط الكتل هو نوع من مخططات سير العمل الذي تنطبق بشكل أساسي على الأنظمة بدلاً من العمليات المعقدة أو العمليات التجارية. عند إنشاء مخطط الكتلة،تمثل كل كتلة جزءا من المنظومة. قد تكون تلك المنظومة ميكانيكية أو تقنية، وكل جزء فيها مرتبط بالجزء التالي في الصف. تُعد كل كتلة ضرورية لتشغيل النظام. ومثلما هو الأمر مع مخططات سير العمل الأخرى، يساعد مخطط الكتل في تصور كيفية عمل مثل هذا النظام.

مخطط نموذج عمليات الأعمال والترميز

مخطط نموذج عمليات الأعمال وترميزها (BPMN) هو مثال عن مخطط سير عمل يستخدم بشكل أساسي من قبل المديرين ومحللي الأعمال. ويستخدم هؤلاء هذا المخطط لتصور عمليات الشركة، مثل إدارة كشوف الرواتب أو التوظيف. يتم تحليل المخطط وتحسين جودته لتحسين كفاءة العمليات الأساسية للشركة.

مخطط الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء SIPOC

يقدم مخطط الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء SIPOC أول انحراف حقيقي عما يبدو عليه مثال مخطط سير العمل التقليدي. وبدلاً من التمثيل المرئي لسلسلة من الخطوات والأحداث داخل برنامج من البرامج، يستخدم مخطط الموردين والمدخلات والعمليات والمخرجات والعملاء SIPOC تنسيقًا يشبه الجدول لتلخيص مدخلات العملية ومخرجاتها. ويمكنه أن يساعد في تحقيق أكبر قدر من الشفافية والفهم لعملية ما.

مخطط نشاط لغة النمذجة الموحدة UML

يوفر لك مخطط نشاط لغة النمذجة الموحدة UML نظرة شاملة أو تمثيل "الصورة الأكبر" لكل ما يحدث داخل شركتك أو منظمتك. يعني هذا النوع من مخطط سير العمل بالأجزاء المكونة للعمليات التجارية بأكملها بدلا من مهام سير العمل الوظيفية الأصغر. وباستخدام أداة مخطط نشاط UML،ستكون قادرًا على تخطيط عمليات شركتك وتحسينها من الأعلى إلى الأسفل. ويمكنك بسهولة، عند إنشاء مخطط، فهم الأجزاء والأدوار المختلفة التي تسمح بإحراز التقدم.

كيف يتم إنشاء مخطط سير العمل

هل أنت جاهز لإنشاء مخططك لسير العمل؟ إليك دليل إنشاء مخطط سير عمل شامل خطوة بخطوة:

‎1. اختر عملية

قبل إنشاء مخططك لسير العمل، حدد عملية واحدة يقوم المخطط بتوثيقها. من المفيد تصور عملية واحدة لكل مخطط حتى لا يصبح المخطط معقدًا وتصعب قراءته.

‎2. حدد نقاط البداية والنهاية

كما هو الشأن بالنسبة للعديد من العمليات المعقدة، فإن تحديده هذه النقاط يساعد على إنشاء مخطط تفصيلي للمشروع قبل إضافة التفاصيل الدقيقة له. يمنحك تحديد الخطوة الأولى والأخيرة لسير العمل شعورًا بوجود اتجاه ويسمح لك بالبقاء على المسار الصحيح.

‎3. تجميع المعلومات

تنطوي معظم مخططات سير العمل على العديد من الأجزاء المتحركة، مع وجود أفراد مختلفين بأدوار مختلفة. تأكد من أنك جمعت كل المعلومات الضرورية حول سير العمل ، بما في ذلك المدخلات والمخرجات والأفراد المعنيين. من المهم أن تتحدث إلى جميع الأفراد المدرجين في مخطط سير العمل لفهم مسؤولياتهم ضمن "الصورة الأكبر". سيساعدك ذلك على إنشاء المساءلة والحفاظ على الانسجام بين الجميع.

‎4. صمم سير العمل

أنت الآن جاهز لتجميع الخطوات والروابط البارزة سويًا بين نقطتي البداية والنهاية. تأكد من أنك أصبحت على دراية برموز مخطط سير العمل وأشكاله لإنشاء مخطط سير عمل موجز وواضح يمكن لكل عضو من أعضاء فريقك فهمه. ولكل خطوة في سير العمل، ضع رمزًا ذي صلة وقم بوصله بالشكل السابق.